Definitivamente no es una nueva moda. Es la respuesta a una necesidad que hoy tienen las empresas. La gestión de procesos, entre otras funciones, debe producir y mantener los ‘planos de la arquitectura del negocio’ donde se identifiquen las operaciones transaccionales y de control de gestión de la firma y sus respectivos procedimientos, incluyendo la descripción del aporte funcional de las Tecnologías de Información. El crecimiento explosivo de las TI en las compañías y en muchas instituciones de educación ha provocado un retraso en el uso de metodologías y herramientas de análisis y mejoramiento de procesos de negocio, que son la base de la gestión de procesos.
Si consideramos que los procesos se encuentran ‘esparcidos’ en todas las instalaciones de la empresa y muchas veces en diferentes países, nos daremos cuenta de lo importante que es la gestión de éstos.
Las compañías que compraron sistemas ERP siempre pensaron que todos sus problemas de productividad, servicio y alineamiento de los procesos con la estrategia competitiva se resolverían. Hoy sabemos que estos software son sólo parte de la solución.
Si observamos el gráfico de la estructura de un proceso, vemos que las Tecnologías de Información son sólo parte de éste.
La estrategia de una empresa puede hacer la diferencia con su competencia y, por lo tanto, es fundamental saber convertirla en procesos reales y concretos, evitando que ésta sólo quede en declaraciones.
Por su parte, las reglas del negocio, que fijan las holguras y restricciones internas y externas de la compañía, deben estar en lo posible incorporadas en los sistemas y si no deben instalarse procesos de control de gestión para su vigilancia.
Los desafíos
Para lograr la máxima eficiencia de un proceso se debe analizar todo el ciclo en que éste forma parte. Ya no es importante que exista un solo sistema transaccional para realizar todos los procesos. Estos son transversales a los sistemas y a la verticalidad organizacional.
En tanto, los productores de TI están especializados en automatizar áreas específicas de los negocios. Este hecho hace que debamos acceder a más de un sistema para realizar un proceso.
Los gerentes o jefes de informática están hoy sobrepasados con la administración de las TI, que no les deja mucho tiempo para organizar actividades de gestión de procesos.
Como respuesta a la situación antes mencionada, muchas firmas han separado del área de informática o de operaciones, la gestión de procesos de negocio, con el fin de lograr mejoramientos sustantivos en la eficiencia y eficacia de éstos en plazos breves.
Una dimensión más rigurosa de la gestión de procesos la constituyen las metodologías y sistemas llamados BPM (Business Process Management), que están permitiendo configurar éstos en aplicaciones proveedoras de servicios que corren sobre sistemas transaccionales y que manejan variables como control de accesos, oportunidad y frecuencia de su realización, reglas de negocio y control de desviaciones según lo planeado, entre otras.
Exequiel Aravena Villamán es Ingeniero Industrial de la Universidad de Santiago, con un Postítulo en Sistemas Modernos de Producción desarrollado en el Departamento de Ingeniería Industrial de la Universidad de Chile. Actualmente se desempeña como Consultor Analista de Procesos.
