Hoy nadie pone en duda que la tecnología es un instrumento estratégico para las organizaciones, potencia el negocio y apoya en forma importante la eficiencia en los procesos internos. No obstante, para acceder a esos beneficios hay que sobrevivir la etapa de implementación de la solución.
Solemos escuchar reclamos en las organizaciones respecto de las dificultades que tuvo el proyecto de implementación de tal o cual sistema y esto se da principalmente por desconocimiento del objetivo, falta de alineación de los equipos de trabajo y falencias en la metodología, entre otros.
Llegar a buen término con una implementación y transformarla en un proyecto exitoso es posible. Con base en la experiencia, en la industria tecnológica hemos identificado cuatro factores críticos de éxito, que son pilares transversales en cualquier organización e industria.
El punto de partida
Si tuviéramos que representar gráficamente estos cuatro factores, podríamos decir que estamos frente a una pirámide. En la base, está el compromiso de la alta dirección de la compañía. Las decisiones de un proyecto que alineará la estrategia del negocio con la operación no pueden quedar en manos del operador del software o del área informática, es mandatorio que el gerente general esté involucrado, ya que él es quien sabe e interpreta de mejor manera lo que el directorio desea.
En el segundo peldaño de la construcción de la pirámide confluyen dos factores críticos: la metodología de trabajo y la elección del jefe o líder de proyecto. Este último no puede ser escogido al azar, tampoco siguiendo el criterio del que tiene “un tiempo” para dedicarle al proyecto. Hay que identificar al mejor profesional de la organización y hacer de él un sujeto estratégico, de lo contrario habrá preocupación por lo urgente y no por lo importante.
En cuanto a la metodología es necesario ceñirse a los pasos de la implementación. En el caso de un ERP, esta herramienta por sí misma no hace magia. La consultoría inicial es relevante para determinar los tiempos del proyecto, planificar los escenarios y la capacitación. Definir detalladamente una carta gantt reduce la sensación de que el proyecto es eterno.
Finalmente, en la punta de la pirámide está la comunicación para involucrar a toda la organización. Hacer sentir a toda la compañía partícipe del proyecto facilita su implementación y puesta en marcha. Con un adecuado manejo de gestión del cambio y transparentando el objetivo, hoja de ruta y expectativas del proyecto.
Por último, y por sobre la pirámide descrita e igualmente importante, es vital tener conciencia que implementar una solución tecnológica o de gestión como un ERP no es un fin en sí mismo, es un medio, es un punto de partida desde donde se comienza una nueva etapa para la compañía y que requerirá mejora continua, recapacitaciones, auditorías de software y, eventualmente, revisiones técnicas al hardware, en caso de contar con éste.
Siempre surgirán imponderables, pero él éxito está más cerca cuando se planifica, compromete, comunica, lidera de manera estratégica y se está consciente de que con la puesta en marcha el proceso recién se inicia.
