Cuando llegan las vacaciones lo ideal es irse a descansar sin dejar ninguna tarea laboral pendiente y olvidarse de la oficina durante varios días. En otras palabras, desconectarse. Pero no siempre es posible, o cuesta mucho porque los avances tecnológicos han llevado a estar siempre conectados.
Sin embargo, y dependiendo del grado de responsabilidad que una persona tenga en su organización, puede llegarse a un punto intermedio y desconectarse en vacaciones sin estar completamente desconectados.
Se debe partir de la base de que idealmente hay que dejar cerrado el máximo de “temas” de trabajo, y que las vacaciones deberían ser objeto de una planificación. El Director de Tecnologías de la Información del Instituto de Ciencias Tecnológicas (CIISA), Álvaro Garrido, da varias claves al respecto:
1. Apagar el teléfono en momentos cruciales, por ejemplo, durante el desayuno, almuerzo y cena. Y en lo posible, el máximo de horas que sea posible.
2. Hay que evitar leer los correos cada cinco minutos.
3. No es necesario apagar los dispositivos, basta con desactivar todos los avisos. Eso ayudará a no mirar nuestras tablets,notebooks o smartphones cada vez que suenen.
4. En caso de que sea imprescindible estar en contacto con ciertas personas, se pueden ocupar sistemas de mensajería y no redes sociales. Además, deberían determinarse los momentos específicos para comunicarse con dichas personas.
5. Si le gusta leer en un dispositivo electrónico, que sea en un e-reader y no en una tablet.
El Outlook, por otra parte, puede ser un aliado importante para el descanso, siempre y cuando se disponga de un servidor de correo que permita maximizar las oportunidades que este software otorga.
“Por ejemplo, se pueden configurar acciones conocidas como reglas de contestador automático. ¿Qué forma parte de una regla? Primero, las condiciones, que son criterios que se deben cumplir antes que la regla se aplique, y segundo, las acciones, que son opciones que se presentan cuando se cumplen las condiciones, y así quien llama podrá elegir lo que desea hacer utilizando el teclado del teléfono”, explica Álvaro Garrido.
Conociendo este tipo de potencialidades del Outlook, y si se dejan pocos temas pendientes, una persona perfectamente puede crear reglas con diferentes condiciones que le permitan “gestionar” de mejor forma todos los correos que le llegan, y aprovechar al máximo el potencial del cliente de correo para los mensajes automáticos, junto a reglas configuradas que permitan ordenar de mejor forma los correos mientras duren las vacaciones.
