Que el rol de las TI en el mundo empresarial cambió, no cabe duda, y que éstas cada día pueden verse aplicadas a diferentes ámbitos, tampoco. Por lo mismo, el análisis de los gastos e inversiones en esta área ha tomado mayor relevancia y pasado a ser una preocupación gerencial. Pero, ¿cuál es el nivel de gastos e inversiones de TI que se debe tener en las compañías?
Desde hace algunos años el rol de las Tecnologías de Información en las empresas ha cambiado. De ser vistas por largos años como un área de soporte pasaron a ocupar en la actualidad un lugar esencial dentro del modelo de negocios de cualquier compañía. Según la encuesta de Forrester, Forrsights Business Decision-Makers Survey, del cuarto trimestre de 2010, los ejecutivos se muestran muy de acuerdo (77%) en cuanto a que el uso de la tecnología es un elemento clave del modelo de negocios.
Así, en un día común en las áreas de TI, no es difícil toparse con la tecnología utilizada para gestionar más eficazmente la relación con los clientes (CRM), o como una herramienta para mejorar la disponibilidad de la información (canales), o una ayuda en la eficiencia de procesos (BPM).
También es común ver soluciones aplicadas en el manejo financiero (ERP y “core”, entre otros). Con todos estos usos, el análisis de los gastos e inversiones en TI ha tomado mayor relevancia y pasado a ser una preocupación exclusiva de los CEOs y CIOs, a un punto que es considerado por todos los niveles gerenciales de las empresas. Tal situación se agudiza si se considera la coyuntura económica tanto en Chile como en el mundo.
Conectando el negocio con los gastos e inversiones de TI
¿Cuál es el nivel de gastos e inversiones de TI que se debe tener en las compañías? La respuesta depende de a quién se le haga la pregunta y el resultado puede variar tanto como la definición que se adopta para determinar dicho nivel. Para algunas es sólo una cosa contable o financiera, para otros es parte del modelo o estrategia del área de tecnología y negocio.
Si la idea es compararse con el mercado en general, se deben considerar factores como la industria y la geografía. Es así que muchas empresas gastan entre el 2% y 3% de sus ingresos (revenues) en TI, siendo la industria financiera la que registra niveles de gastos más abultados en este ítem. Según la encuesta CIO Executive Board Anual IT Budget & Spending Survey 2008, ese sector invierte en promedio el 8% de su presupuesto en TI.
Y aunque la inversión en tecnología sea actualmente más elevada que hace una década, persisten vicios que juegan en contra de ella. Por ejemplo, se estima que entre un 10% y 25% de dichos gastos son desaprovechados en temas tales como:
• Duplicidad de gastos hechos en las unidades de negocios relacionadas a TI.
• Cancelación o abandono de proyectos.
• Gestión de la depreciación generada en TI.
• Subutilización o inapropiado uso de recursos.
Gestionar e identificar dichos gastos e inversiones no es un tema menor. Sólo el 49% de los CIOs que llega al comité ejecutivo tiene una visión completa de todos éstos, según Global IT Performance Survey Innovating for Growth – IT’s Role in the New global Economy de 2011, elaborado por Ernst & Young.
Razones para esto hay muchas, desde la definición misma de cuándo es un gasto y cuándo es una inversión en TI, hasta la determinación de qué elementos se incluyen en los gastos o en las inversiones.
Identificar claramente las respuestas a estas preguntas, con un buen análisis y gestión de ellas, llevará a la inevitable discusión de cuáles son los gastos necesarios para la continuidad del negocio -llamados gastos no discrecionales- y cuáles son las inversiones TI que potencian el negocio y su crecimiento -llamadas gastos discrecionales-.
Sin embargo, tal análisis tampoco es un tema fácil: el 42% de los CIOs no reporta costos de TI, de acuerdo al estudio recién mencionado. Esto se produce por diversas razones, pero una de las principales es la dificultad que conlleva la obtención de la información, que se suma a la variabilidad de fuentes de datos para realizar el análisis (ejemplo: personal, proveedores, depreciación, hardware, software, otros).
Pero a pesar de los inconvenientes, dicho análisis genera multiplicidad de beneficios, tales como:
-Evaluar el costo total de TI por tipos de gastos (Por ejemplo, proyectos, mantenimientos, entre otros).
-Redireccionar los gastos entre discrecionales y no discrecionales.
-Identificar los posibles gastos ocultos (Shadow IT).
-Comparar los gastos e inversiones con bechmark de la industria, entre otros.
Todo esto nos hace disponer de un benchmark y permite a las empresas compararse con su competencia o similares. Sin embargo no responde a la pregunta: ¿Cuál es el nivel de gastos e inversiones de TI que se debe hacer?
Por lo tanto el gran desafío no es solamente llevar un adecuado registro y manejo de los gastos de TI con una visión presupuestaria, sino visualizar y analizar cuál es la distribución idónea de la realidad de la compañía para su crecimiento y desarrollo y el retorno de esta inversión.
