Gabriel Gasparolo, Subgerente de Arquitectura de Telefónica:
“Sin un adecuado Gobierno de TI, no se puede utilizar la tecnología como palanca de crecimiento”
Según el Global Status Report 2011-2012, desarrollado por el IT Governance Institute en 21 países, un 95% de los ejecutivos consultados considera que el Gobierno de TI es importante o muy importante para que las empresas obtengan valor de sus Tecnologías de Información. Un concepto que puede resultar familiar para muchas compañías, pero que para otras podría incluso ser un poco confuso, por las múltiples definiciones que lo rodean. Existe consenso, eso sí, de lo crítico que resulta, una visión que comparte el ejecutivo de Telefónica, quien en base a su experiencia entrega una mirada profunda al respecto.
¿Por qué es útil un Gobierno de TI?
Primero debo explicar que hay tres tipos de escenarios de TI. Hay quienes las han visto como el juguete predilecto de alguien, lo que se ve reflejado en las organizaciones con sistemas que crecen aislados unos de otros. Esto da como resultado que una parte de la organización tiene una adopción muy avanzada mientras otra está rezagada.
El segundo escenario tiene que ver con el auge que tuvo la tecnología y que dio la sensación de que cualquiera podía intentar varias cosas a la vez y lograr buenos resultados sin importar mucho a qué se apuntara. Efectivamente, muchas empresas lograron eficientar sus procesos pero muy pocas pudieron hacerlo de forma sostenida en el tiempo.
Así, las TI se convirtieron en un problema de tecnología que se resuelve con más tecnología. Y esta es la tercera mirada: hay quienes vieron en las TI una demanda inagotable de recursos para resolver problemas ocasionados por las soluciones que se habían aplicado tiempo atrás.
El Gobierno de TI se necesita para erradicar estas tres visiones. Busca asegurar que exista un esfuerzo coordinado y alineado a la estrategia de la compañía, garantizar la ejecución de un plan que sea eficaz, y controlar que se esté haciendo lo correcto de la forma correcta. Con la ausencia de un gobierno estructurado, se hace imposible contar con procesos repetibles, métricas que informen y permitan predecir comportamientos futuros, o documentación que acelere el traspaso de conocimiento.
¿Por qué es tan crítico?
Muchos dirán que no es posible aprovechar las TI sin un adecuado gobierno de estas. ¡Sí que se puede! Lo que no se puede hacer si un adecuado Gobierno de TI, es utilizar la tecnología como palanca de crecimiento y ganar en eficiencia, o si no caeremos en alguno de los tres escenarios de TI que comentaba antes.
La empresa tiene que tomar decisiones sobre el modelo de operación en el cual se basa su negocio y aprovechar la tecnología para eficientar este. Si no es eficiente, tarde o temprano, aparecerá un competidor que sí lo sea y ya será tarde para ajustar el timón. Por eso es tan crítico contar con políticas y controles que aseguren que el esfuerzo que una empresa coloca en el desarrollo de sus TI dé el máximo valor esperado.
Así como el Gobierno Corporativo apunta a garantizar la calidad de las decisiones sobre los activos de la compañía, el Gobierno de TI amarra las determinaciones en este ámbito con los objetivos de la empresa y permite que se realice el seguimiento de los resultados obtenidos y se adjudiquen responsabilidades. Es crítico para las empresas hoy día llevar el control de los proyectos de TI, porque es lo que les asegurará la subsistencia futura.
¿Qué nivel de asimilación existe hoy localmente respecto a este concepto?
La verdad es que el Gobierno de TI no es un tema nuevo, por lo tanto podría decir que existe conciencia en las empresas locales de la necesidad de contar con cierto tipo formal de gobierno. Una evidencia de esto es la cantidad de ofertas de cursos relacionados con diferentes modelos de gobierno, o la existencia de empresas consultoras especializadas.
Lo que creo que no existe es una verdadera adopción de estándares y metodologías internacionales, y del desarrollo de buenas prácticas ligadas a la idiosincrasia local.
¿Cuáles son los actores claves en un Gobierno TI?
Principalmente la alta dirección y la gente. Parece broma, pero lo digo en serio. Ya que el gobierno de TI consiste en asegurar la ejecución de una estrategia, es necesario que exista el compromiso de la dirección de la empresa; no tan solo iniciar un proceso de gobierno, sino lograr que se mantenga en el tiempo. Otro aspecto importante es el involucramiento de todo el equipo de TI y de las unidades de negocio que deben alinearse con el plan estratégico.
¿Cuáles son los pilares fundamentales para un Gobierno de TI efectivo?
La comunicación, vitalidad, cumplimiento, y gestión de excepciones. Dado que el gobierno establecerá políticas, prácticas y planes que deberán ejecutarse, es necesario controlar que estas directrices se lleven a cabo; este es el conjunto de procesos de “cumplimiento” que permiten aplicar un enfoque sistémico a la evolución del ecosistema informático.
Como lo que buscamos es de verdad lograr determinados resultados, es importante dar a conocer -constantemente- las estrategias, las políticas, y los estándares. A esto le llamamos el conjunto de procesos de “comunicación”.
Un error es tratar de implementar una estructura de gobierno demasiado rígida. Se convertirá en un mecanismo inflexible, burocrático y lento, que generará un excesivo trabajo adicional y cuyas políticas y procesos serán finalmente ignorados. Es necesario permitir la existencia de excepciones, las que deben ser gestionadas e informadas apropiadamente.
Además, se debe contar con los mecanismos para permitir la mejora continua del gobierno mismo, lo que llamamos el proceso de “vitalidad”.
Para esto se debe disponer de procesos que permitan reconocer los puntos de mejora y la subsecuente adecuación de los planes.
¿Qué tipo de “best practices” se usan como marco?
El objeto de estudio del Gobierno de TI son los proyectos de tecnología y las mejores prácticas están catalogadas en la metodología PMBOK. CMMI, en tanto, añade al conocimiento de la gestión de proyectos diferentes niveles de calidad. Luego vendría ITIL que aporta con procesos que permiten definir y gestionar el catálogo de servicios que ofrece una unidad de TI a toda la organización; y Cobit, que asocia los procesos de TI con objetivos específicos de negocio. Y por último, la Arquitectura Empresarial permite establecer la estrategia general.
¿Por cuál se debe partir? Depende del grado de madurez de la organización y del objetivo que se busca.
Si están los procesos definidos y se pretende mejorar la calidad, miraría CMMI. Si por otro lado, lo que se quiere es asegurar la estructura organizacional, Cobit. Pero miraría con desconfianza al que me dijera que con una sola metodología puede resolver la totalidad de las necesidades de gobierno para cualquier nivel de madurez de una organización de TI.
¿Cómo es posible mejorar un Gobierno de TI? ¿Qué desafíos existen?
Este es el principal desafío: romper la creencia de que la adopción de buenas prácticas y modelos de Gobierno de TI es un fin en sí mismo. Es un proceso constante que requerirá -como con cualquier decisión estratégica- que se tomen decisiones, ya que se hará evidente que no es posible cumplir con el 100% de los objetivos, el 100% del tiempo. Sin embargo, se le debe exigir al Gobierno de TI logros específicos acordes con las metas que se buscan.
Hay tres aspectos claves: definir un responsable claro y único, pero exigiendo la contribución de toda la organización; el equipo responsable debe saber qué puede y qué no puede lograrse con la tecnología y contar con los incentivos adecuados que aseguren el éxito de la estrategia, y, finalmente, tomar lo mejor de cada metodología de Gobierno de TI y para ello apoyarse en la experiencia de otras empresas o en consultores especializados.
