Frases tan contundentes como “1 minuto de un bot equivale a 15 minutos de un empleado”, o “un bot trabaja 24×7” hacen que las organizaciones queden “flasheadas” con este tipo de iniciativas con retornos de la inversión casi instantáneos.
Como nada es tan fácil como parece, es muy importante que cada compa- ñía haga un análisis de los beneficios y desafíos que esta nueva tendencia genera, dado que muchas veces se subestima el enfoque correcto de estas iniciativas.
En el pasado, la capacidad humana ha limitado posibles mejoras más profundas o disruptivas. Iniciativas de reestructuración organizacional, transformación de sistemas o procesos de externalización, eran los enfoques posibles para mejorar la eficiencia operacional.
Sin embargo, en los últimos años aparece un nuevo “jugador” que revolucionó la manera de hacer las cosas: la fuerza de trabajo inteligente automatizada, que posee dos características principales:
1. Capacidad casi sin restricciones de actividades rutinarias.
2. Posibilidad de una gran mejora del desempeño, ya sea enfocándose en actividades de mayor valor para el negocio, o en la aceleración de toma de decisiones.
Este paso es al que apunta el RPA, que en términos simples, imita las interacciones humanas con aplicaciones de software, para automatizar procesos repetitivos basados en reglas, dotando de una “fuerza laboral virtual”, o un centro de procesamiento de back-office pero sin recursos humanos.
¿Por qué deberíamos apalancarnos en la automatización en general y RPA en particular? Algunas caracterizaciones de los procesos nos pueden clarificar el camino de ejecución de los mismos sin RPA y con RPA aplicado.
En síntesis, existe una excelente oportunidad para dar un salto cualitativo y cuantitativo en la eficiencia y competitividad de las organizaciones, a través de la puesta en marcha de iniciativas de automatización, en particular RPA. Aunque, es clave hacer un estudio previo y entender cuándo RPA agrega valor y de qué forma debe implementarse.
¿De qué manera podemos determinar si una empresa requiere herramientas de RPA?
Como Deloitte al ser consultados si una empresa requiere modelos de RPA, y en qué dimensión, nosotros recomendamos el siguiente set de preguntas claves que nos puede ayudar para ver si estamos preparados para afrontar estos desafíos:
• ¿Entendemos el rol de RPA en una organización para obtener su verdadero valor?
• ¿Sabemos quién es adecuado para este trabajo y contamos con los recursos?
• ¿Cómo podemos asegurarnos de elegir, priorizar y ejecutar los procesos correctos para obtener un impacto máximo?
• ¿Cómo manejamos el cambio?
• ¿Estamos preparados para educar a los colaboradores sobre los cambios en torno a la disrupción que se avecina? • ¿Cómo medimos el éxito?
Estas tecnologías ya están disponibles y muy maduras. Solo resta iniciar o consolidar el camino para no quedarse atrás.
Éxitos y desafíos del RPA
Como toda transformación tecnológica, su adopción e implementación han producido varios éxitos a través de la creación de capacidades adicionales y mejoras de procesos, pero también imponen desafíos para la industria en sus diversas capas:
Éxitos:
• Respecto a la transformación del negocio, mejora la eficiencia de las operaciones aumentando la agilidad, la perspectiva y la precisión.
• Respecto al ecosistema, ya que el verdadero éxito se alcanza a través de su automatización e integración de múltiples capacidades.
• Respecto a los beneficios, debido a que los mismos van más allá de la reducción de costos y siguen evolucionando a medida que escalamos en la utilización de otras herramientas más sofisticadas.
• Respecto al talento, RPA cambia la forma en que se realizan los procesos impactando positivamente al talento y a las organizaciones.
Desafíos
• Estimación de los beneficios esperados: Frecuentemente se identifican de manera errónea o no se cuantifican correctamente, perdiendo su total potencial por una errónea elaboración del “caso de negocio”.
• Fragmentación de procesos: La ejecución de procesos, subprocesos o actividades manuales a través de una “fuerza de trabajo inteligente automatizada” debe ser complementada con una revisión, simplificación o rediseño, y no puede únicamente implementarse sin considerar las actividades que aún serán ejecutadas por empleados.
• Estructura organizacional, roles y responsabilidades: Uno de los grandes impactos de RPA es en el ámbito organizacional. La implementación de una solución tiene que ir asociada a su integración en la cultura de la institución, dado que inevitablemente cambia la manera de supervisar las tareas.
• Implementación de Gobierno RPA: Aunque el gobierno de una iniciativa de RPA debería ser considerado desde el lanzamiento de la misma, este es un desafío no menor y debe contemplar al menos los siguientes frentes de trabajo: modelo de gobierno, de servicios, “delivery”, generación de capacidades, tecnologías a utilizar, metodologías y estándares, estructura organizacional del área responsable de esta iniciativa e I+D. Una correcta definición y ejecución de dichos frentes asegurará que la iniciativa de RPA y su evolución perduren en el tiempo.
