Cuando por primera vez se digitalizan documentos en una organización, las expresiones de “al fin podemos eliminar los papeles” o “ahora todos tendremos información” y otras de las mismas características se escuchan constantemente. Sin embargo, la realidad pronto lleva a la organización desde el entusiasmo inicial a una depresión, ya que sin una solución de captura y administración de documentos digitales que provea el complemento indispensable, el escaneo se traduce sólo en eso: almacenar imágenes de documentos, y desde siempre hemos sabido que las imágenes por sí solas son solamente una parte de la solución. Queda claro entonces que cualquier escáner digitaliza documentos, pero sólo algunas aplicaciones proporcionan la administración inteligente para efectivamente tener automatización documental.
Una solución de automatización documental, entendida en su sentido más amplio, debe considerar sí o sí herramientas de administración de los documentos digitalizados que permitan acceso seguro, mediante perfiles de grupos de documentos asociados por alguna característica común.
Esto que parece tan simple, al analizarlo con profundidad no lo es. Requiere disponer de potencia tecnológica para que en la captura de imágenes podamos utilizar toda la variedad de equipos de digitalización disponibles en el mercado; contar con todas las funcionalidades necesarias para diseñar un registro de indexación eficiente y también con todas las capacidades requeridas para una eficiente administración de los documentos digitales. Adicionalmente, se requiere de opciones de incorporación de las tecnologías de reconocimiento, interpretación y extracción mediante OCR, ICR, OMR (Optical Character Recognition, Intelligent Character Recognition, Optical Mark Recognition, respectivamente), códigos de barra y otros, lo que eventualmente simplificará y eliminará la digitación de información mejorando los tiempos de captura y eliminado errores. Por último, se necesitan opciones de integración con otras aplicaciones, que simplifiquen no sólo la captura de datos de los documentos, sino que permitan poner la información visual a disposición de los usuarios que la requieren, en tiempo real, simultáneamente y a una fracción del costo que tendría una alternativa de distribución tradicional.
Las funciones necesarias
Es decir, debemos contar (como mínimo) con las funciones de:
• Captura de documentos de papel (formularios, notas de pedido, facturas, reportes u otros) o documentos electrónicos (archivos de Office, e-mail, XML, web y PDF, además de otros), en cualquier formato y origen.
• Indexación de los documentos a partir de la información contenida en ellos, identificándola, interpretándola y validándola, desde formatos estructurados (formularios de solicitud), semiestructurados (facturas o notas de pedido) y sin estructurar (cartas o contratos). Comprensión de la escritura manual, los caracteres impresos, los códigos de barras y los campos de marcación, y reconocer imágenes (logotipos).
• Visualización de la información mediante interfaces de fácil uso y que pueden ser integradas con los sistemas de gestión que tenga la empresa, mediante transferencia de archivos, interacción con bases de datos o salida XML.
• Administración de la información, generando las verificaciones, validaciones y comunicaciones necesarias y gestionando los accesos y la disponibilidad de los datos por parte de los distintos actores de los procesos administrativos.
Si disponemos de estas funcionalidades básicas en alguna herramienta simple y rápida de implantar, de uso sencillo, cercana para los usuarios finales, fácilmente escalable a partir de configuraciones monousuario, que permita a empresas de tamaño pequeño optimizar sus procesos de captura y distribución de información y a las compañías medianas y grandes distribuir la captura de documentos y centralizar la administración, con soluciones departamentales integradas a sus procesos centrales, entonces podremos decir: “Sí, estamos implantando automatización documental”.
Mario Herane posee un Postgrado de Administración de Empresas de la Universidad Adolfo Ibáñez y actualmente se desempeña como Gerente General de GesCom, habiendo sido Socio Fundador de esta empresa orientada a los servicios de consultoría en gestión comercial, implantación de soluciones tecnológicas para administración de áreas comerciales y outsourcing comercial para compañías de tecnología. GesCom es partner de ReadSoft, firma sueca especialista en automatización documental.
