Tras 13 años de exitosa participación en el mercado de servicios de documentos electrónicos con respaldo legal, Acepta hoy es uno de los principales exponentes en la emisión de certificados de firma electrónica acreditados por la Subsecretaría de Economía, innovación en gestión de documentos electrónicos y biometría aplicada a procesos de negocio. A continuación, Gonzalo Au, Gerente General de la empresa, nos explica en qué consiste su oferta de servicios y cómo éstos apoyan la cadena de gestión documental de sus clientes.
¿Cómo se genera y en qué consiste la iniciativa de Acepta?
Gracias a la masificación de las Tecnologías de Información, el uso de documentos electrónicos en desmedro del papel y que tengan validez legal comenzó a jugar un rol importante en las empresas, principalmente porque agiliza los procesos de negocios, tanto para las compañías como para sus clientes, haciéndolos más económicos, eficientes y sustentables con el medioambiente. Del mismo modo, facilita posteriormente la administración y acceso a los documentos, ya que evita que se pierdan o dañen, puede enviarse a uno o más usuarios vía mail y guardarse y respaldarse en la red.
En ese sentido, vimos la necesidad de compañías de todos los tamaños y rubros, de contar con un proveedor especialista en soluciones de creación, administración y custodia de documentos electrónicos, factura y firma electrónica, y servicios de verificación de identidad biométricos.
Específicamente, ¿con qué servicio apoyan el proceso de gestión documental de sus clientes?
El aumento de digitalización de contenidos ha provocado una demanda de sistemas de gestión documental especializados. Por ese motivo, a fines del año pasado desarrollamos nuestro innovador servicio DEC (Documento Electrónico Certificado). Esta aplicación, única en Chile, se adecua al tamaño y requerimientos de las empresas y está orientada a la creación, administración y almacenamiento de todo tipo de documentos electrónicos, tributarios o no tributarios, que requieran de una firma o autorización, tales como contratos comerciales, liquidaciones de sueldo, comprobantes de vacaciones, contratos de trabajo o solicitudes de crédito, entre muchos otros.
¿Cómo funciona este servicio?
Es importante recalcar que damos la opción a las compañías de generar documentos electrónicos con una firma electrónica, tanto para su uso interno como externo. Acepta brinda el software, audita y revisa el proceso por el cual se generan los documentos electrónicos, y damos nuestra aprobación como entidad certificadora. En resumen, este servicio representa una real opción para los clientes de producir documentos electrónicos en forma simple y masiva, a los cuales pueden acceder a través de nuestro portal web.
¿Cuáles son las ventajas y beneficios de DEC?
Los documentos son parte fundamental de la cadena de gestión de una compañía y el que sean electrónicos representa un ahorro significativo en recursos administrativos y papel. A la vez, otorga seguridad y agiliza los procesos de negocio, permitiendo que los documentos estén disponibles de forma inmediata en cualquier momento y lugar, en forma segura y eficiente en su generación, búsqueda y administración. Se integra a los sistemas de gestión o aplicaciones empresariales que ya poseen las compañías, como ERP y workflow, lo que facilita a las empresas avanzar hacia la gestión electrónica completa de los procesos de negocio.
