Sólo un 25% de las empresas en Estados Unidos dispone de una estrategia de gestión de contenidos, lo que implica un amplio espacio de desarrollo para la soluciones de content management, sobre todo considerando los beneficios de implementarlas, como mayor eficiencia y mejor gestión de los recursos, así como la posibilidad de cumplir con regulaciones de distintas industrias como SOX o HIPPA. Acerca de estas herramientas, su importancia y la propuesta de Xerox en el área, conversamos con Carlos Eggers, Gerente de Marketing Business Process Services de la empresa en Latinoamérica Sur.
¿Qué entiende Xerox por gestión de contenidos?
El término gestión de contenidos se presta para muchas definiciones, pero nosotros tratamos de encuadrarlo bajo las siguientes definiciones: “la gestión de contenidos o content management permite que el conocimiento de una organización se encuentre disponible para todo aquel que esté autorizado a usarlo, en el momento y en el lugar requerido. Esto mejora en forma dramática la eficiencia, posibilita a las empresas aumentar su velocidad y cumplir con las actuales exigencias de negocio”. Y con contenido nos referimos a la información no estructurada de la compañía, como son los documentos, videos y archivos de audio, entre otros.
¿Por qué este tema se ha tornado prioritario en el mundo empresarial?
Hoy en día las organizaciones están sometidas a distintas presiones: ardua competencia, velocidad del negocio, reducciones de costo, fuertes regulaciones y reglamentaciones y escenarios cambiantes e inestables, entre otras. Todo esto finalmente hace que las empresas busquen maneras más eficientes de gestionar sus datos. Si pensamos que cerca del 80% de la información de una compañía es no estructurada, debemos poner especial atención en su tratamiento. Basta tomar como ejemplo algunos de los procesos críticos de estas firmas: pago de facturas, apertura de cuentas y facturación a clientes, entre otros. En todos ellos reducir su ciclo o disminuir el costo de operación pasa a ser clave para el negocio. Es por esta razón que este tipo de iniciativas ha tomado tanta fuerza al interior de las organizaciones en el último tiempo.
¿Cuáles son los grandes problemas de las organizaciones en cuánto a gestión de contenidos?
Son varios los problemas que enfrentan las firmas al momento de manejar la información no estructurada (contenido), pero dentro de los más frecuentes podemos destacar los siguientes: desgaste de recursos en la búsqueda de información requerida y gasto excesivo en administración de los activos de información (espacio físico, duplicidad, impresión repetitiva o múltiples copias).
Otra problemática impactante es el tiempo y esfuerzo que se pierde rehaciendo el trabajo o reinventándolo producto de un mal manejo de los activos de conocimiento. Asimismo, otro punto importante es la seguridad y confidencialidad de los datos, temas en los cuales una pequeña falla puede significar millones a la compañía.
¿Cómo puede ayudar Xerox a sus clientes a afrontar estos desafíos?
Xerox tiene una vasta experiencia en el manejo de documentos y de contenidos. Adicionalmente, cuenta con una serie de herramientas y servicios para apoyar cualquier tipo de iniciativa en este sentido.
Hoy tenemos profesionales altamente calificados que pueden ayudar a detectar, analizar y resolver cualquier problema en el manejo de contenidos y documentos. Por otra parte hemos firmado acuerdos de distribución con empresas que proveen plataformas de clase mundial de content y document management, dentro de los cuales destacamos el reciente convenio suscrito con IBM.
