Gonzalo Souper, Gerente de Enterprise Services de Ricoh Chile.
¿Cómo observa el avance de los documentos electrónicos en las empresas?
Los documentos electrónicos deben ser parte de una estrategia más integral en la gestión documental y, en este sentido, uno de los objetivos primordiales es enfocarse en la información que se quiere rescatar tanto de documentos físicos como de formatos electrónicos con el fin de integrar estos a los distintos procesos y administrar todo el ciclo de la gestión documental. Por lo mismo, es fundamental tener la capacidad de disponibilizar la información dentro de las organizaciones para diferentes dispositivos, sobre todo móviles, a partir de cualquier tipo de documento o formato, tanto para datos estructurados como no estructurados. Debemos generar la seguridad de que los datos que estamos utilizando sean fidedignos.
Si bien la tecnología se ha desarrollado mucho en este segmento, la adopción de la misma ha sido bastante tímida. Hoy las empresas pueden adquirir un Enterprise Content Management (ECM) pero solo ocuparán entre un 30% y 35% de este. Entonces, pese a que hay nuevas herramientas, no avanzan en ese sentido y tienen mucho potencial todavía por explotar.
¿Qué tipo de desafíos plantea esta situación?
Uno de los principales problemas es que aún existen soluciones aisladas. Hay instituciones muy grandes que manejan mucha información, grandes volúmenes de papel, que operan su negocio de manera muy particular y con sistemas propios. Esto dificulta a veces la integración con los procesos y también dificulta a los usuarios la búsqueda de información, lo que se traduce en pérdida de tiempo y, en un negocio competitivo, eso puede ser costoso. El reto entonces es llegar a integrar y automatizar los procesos e integrar a las personas a estos, lo que es vital.
Dentro de las soluciones de Ricoh, tenemos aplicaciones verticales que pueden aportar mucho, por ejemplo, un Sistema de Contratos, donde se pueden administrar los contratos con proveedores de la gran minería o simplemente manejar los RRHH, motivo por el cual es necesario ofrecer alternativas eficientes y sencillas. En el caso de RRHH, la idea es que cada usuario, a través de un sistema de seguridad, pueda acceder a información clasificada y que está disponible en una base única de empleados, organizada inteligentemente en carpetas y con documentos electrónicos. Otra área donde ponemos foco es Health Care, donde buscamos aportar con nuestras soluciones o integrarnos con las soluciones de nuestros partners de negocios.
¿Cuáles son las principales ventajas de este tipo de soluciones?
Para lograr el éxito en esta materia, es fundamental que el área de negocios participe más y que esto no quede remitido simplemente a una responsabilidad del área TI. La clave es administrar y organizar la información de manera inteligente. Específicamente, por ejemplo, si un cliente tiene equipos de impresión, le ofrecemos la posibilidad de escanear un documento e ingresarlo a un workflow de forma muy sencilla. La distancia y el tiempo se reducen drásticamente. Además, este tipo de sistemas permite ayudar a las empresas a acortar, por ejemplo, sus ciclos de facturación.
¿Qué valor agregado aporta Ricoh?
Ricoh cuenta con el know how y experiencia que la industria necesita. Además, nuestra empresa tiene alianzas globales con importantes marcas que en conjunto nos permiten abrir el “scope” de soluciones y brindar servicios específicos a nuestros clientes. Es decir, sumamos el valor agregado que ofrecen nuestros socios de negocio. Otro tema importante es la flexibilidad de nuestro modelo de negocios, que permite a los clientes tener todas las facilidades de adoptar nuestras soluciones, las que pueden ser administradas y gestionadas directamente por nuestra marca. El beneficio pasa por la posibilidad concreta de ayudar a los clientes en el manejo de sus operaciones en materia de infraestructura de gestión documental. De esta forma, se concentran en su “core business” mientras nosotros administramos su proceso documental, otorgándoles una ventaja competitiva que les permite optimizar sus procesos de negocios.
