Dado el costo y la importancia de los viajes de negocios, lograr una sintonía entre los empleados y las empresas que representan es fundamental. Para comprender mejor los desafíos que enfrentan los empleados mientras viajan, SAP Concur -software de la compañía alemana para la gestión de viajes de negocios, gastos y facturas- encargó una encuesta a más de 7 mil personas, definidos como aquellos que viajan por negocios más de 3 veces al año, en 19 mercados globales, arrojando interesantes resultados en relación a los principales “dolores” que genera la experiencia.
Cuando se les preguntó sobre qué fase del viaje es la más agobiante, antes, durante o después; un 37% de los viajeros de negocios dijeron que estaban más estresados antes, cuando tenían que planificar, reservar y organizar el viaje. “Después” quedó en un segundo lugar con un 33%; los business travelers dijeron que ponerse al día con los correos electrónicos y presentar informes de gastos fue la etapa más estresante.
Cuando se trata de qué es lo que hace que el período posterior al viaje sea tan tenso, los encuestados se apresuran a señalar una tarea en particular como una que no les gusta hacer: los informes de gastos. De hecho, dada la opción entre completarlos o someterse a un tratamiento dental, un 24% dice que preferiría ir al dentista y soportar ese dolor que pasar más tiempo desglosando gastos y contabilizando recibos. A nivel mundial, los empleados más jóvenes en particular detestan el papeleo: con la Generación Z (32%) liderando la carga y los Millennials (24%) no muy lejos. Mientras tanto, los Boomers son los menos propensos a decir que prefieren ir al dentista (20%).
De todas las frustraciones de los viajes de negocios, los informes de gastos son un punto de dolor común. Cuando se les preguntó qué era más probable, que su avión saliera a tiempo o que se reembolsaran sus gastos en plazo, los encuestados se dividieron en partes iguales entre ser más optimistas sobre los gastos (51%) y su vuelo (49%).
Más allá de la anécdota, los retrasos en el reembolso de los gastos es un gran problema. Cuando se les preguntó sobre el tiempo más largo que se tardó en reembolsar su informe, los viajeros de negocios informaron una espera promedio de 12 días. Además, una cuarta parte (25%) de los business travelers informan que han esperado 15 días o más. El retraso es aún mayor en Noruega y Francia, con un retraso promedio más largo de 17 días completos.
Pero para muchos, los problemas relacionados con los reembolsos no son sólo una cuestión de cuándo, sino de si se les reembolsará o no. 43% de los encuestados en todo el mundo no fueron reembolsados por un gasto en 2018, ya sea porque pensaron que no valía la pena informarlo o porque su compañía no les reembolsó el costo.
Consultados sobre dónde ven que su compañía no está al día con los avances tecnológicos, los viajeros de negocios señalan a las herramientas de reserva y de informes de gastos (58%), así como las herramientas de seguridad de viaje (52%), lo que confirma la necesidad de las empresas de abordar ambos para construir y hacer crecer sus relaciones con sus empleados.
