Es un hecho indiscutible que un tema clave para garantizar el éxito de la empresa globalmente integrada y con un negocio ágil, es que sea capaz de responder rápidamente a cambios como consecuencia de demandas de nuevos clientes, condiciones del mercado, amenazas de la competencia, regulación gubernamental y adquisiciones.
Esto es posible a través de la integración de las TI al negocio. Los profesionales de tecnología han tenido que equilibrar los desafíos asociados con la gestión de éstas a medida que aumentan los costos y la complejidad de los sistemas e infraestructura, para ser altamente sensibles a las demandas actuales del negocio.
Hoy en día, las organizaciones de TI están sumidas en un “mar” de problemas operativos y, al mismo tiempo, tienen que lidiar con cuestiones de conformidad y seguridad. Los costos para gestionar la infraestructura se han cuadruplicado en los últimos cinco años y se prevé que continuarán creciendo al menos un 10% al año. ¿El impacto global?: las compañías reportan que los costos de operación representarán un 70% del presupuesto de TI e irán en aumento, dejando pocos recursos para nuevas iniciativas.
La paradoja de TI
Los presupuestos de Tecnologías de Información se incrementan junto con los ingresos de las empresas y aumenta también la demanda por capacidad de TI para permitir el crecimiento. Cuando la tasa de crecimiento es cero, la compañía se centra en la eficiencia interna para mejorar los márgenes.
Si bien los presupuestos de TI decrecen, aumenta la demanda de sistemas que reduzcan los costos y mejoren la eficiencia operativa. Finalmente, y más irónicamente, cuando el crecimiento es negativo y el presupuesto de TI disminuye aún más, la empresa recurre a TI para obtener ayuda en la reducción de costos.
Precisamente el beneficio más importante de las implementaciones ITIL es la estandarización de procesos y la eficiencia. El proceso ITIL más comúnmente implantado en primer lugar es Administración de Incidentes, seguido por Service Desk y por Administración de Cambios, y el mayor desafío en una implementación de mejores prácticas para administrar servicios de TI es el cultural.
Mecanismos para reducir costos en tecnología
Para lograr una reducción de costos sistemática, las organizaciones de TI deben estar conscientes de los mecanismos que tienen para disminuir éstos: renegociar o cambiar proveedores, ajustar los acuerdos de niveles de servicios (SLAs), incrementar la automatización, efectuar re-ingeniería de los procesos de negocios, llevar seguimiento del consumo con retroalimentación, considerar alternativas de outsourcing, sustituir por costos menores o tecnologías disruptivas, administrar el portafolio de TI y, en especial, reemplazar y retirar sistemas viejos, diseñar para operaciones (DFO) a fin de minimizar el costo de éstas en el futuro, mientras la solución es desarrollada.
Si se tiene la tecnología apropiada para hacer eficiente el proceso, pero la gente no está capacitada o no entiende por qué tiene que hacer sus actividades de forma diferente, habrá resistencia al cambio y simplemente no lo hará. La capacitación de usuarios y de quienes implementan un proyecto de adopción de mejores prácticas es crítica; se debe priorizar al personal para que adquiera las competencias necesarias y esté preparado para los nuevos desafíos.
