Rubén Burgos Oteíza.
No se puede hablar de sustentabilidad si no se habla de mejorar la forma en la que se hace el trabajo. La sustentabilidad en una oficina implica conjugar aspectos tanto de tecnología e infraestructura, como de hábitos de ahorro de recursos con un fin superior, infundido a los colaboradores por medio de capacitación permanente. Esto implicará un mayor nivel de compromiso de los empleados con la compañía al entender el foco de un plan sustentable y lograr un aumento de la colaboración para el logro de esos objetivos.
Hacer funcionar un proyecto ambientalmente amigable en una oficina implica -en primera instanciareducir el impacto relacionado con el funcionamiento de la tecnología, es decir, equipos conectados a la red eléctrica y de datos. La oferta de dispositivos con sello Energy Star entrega la oportunidad a las empresas de lograr importantes ahorros en materia de energía, beneficios que aumentan cuando administramos su estado de reposo, como también cuando reducimos la cantidad de dispositivos de impresión y copiado en la oficina, así por ejemplo, a través de equipos multifuncionales se disminuye en promedio de cinco a uno la cantidad de dispositivos conectados a la red eléctrica. De esta forma, se podrá implementar un plan de centralización, que permita administrar de manera más eficiente los recursos tecnológicos, lo cual ayudará a disminuir los costos, controlar los gastos, aprovechar mejor el espacio físico y reducir los tiempos de soporte, para que los colaboradores se dediquen a lo más importante: desarrollar su propio negocio.
Seleccionando la tecnología adecuada
En la etapa de selección de la tecnología, necesariamente se debe tener en cuenta el tipo y la cantidad de desechos que esta genera al interior de la empresa, pues los suministros como tóner, cartuchos, cilindros, cajas, etc., que resultan como desechos de su operar, no son menores y se requiere de grandes espacios de almacenamiento para los insumos nuevos y unidades vacías, generando procesos logísticos y de desecho que producen amplias cantidades de CO2. Esto, a causa de los traslados desde el punto de fabricación al de distribución, luego a la empresa y de esta hacia los depósitos autorizados para verter. Un ejemplo: para la disminución de desechos, el uso de tecnología de “tinta sólida” reduce hasta en un 90% la cantidad de residuos en una oficina y disminuye de forma considerable los efectos descritos desde su fabricación, ya que se trata de suministros autocontenidos que consideran solo la caja de empaque, impactando positivamente en la disminución del transporte, espacio para almacenar, residuos y, por ende, en la huella de carbono.
Estrategia de gestión documental
Otro tema esencial al momento de seleccionar la tecnología, es definir una estrategia de gestión documental para la empresa, la cual determina de qué manera y dónde van a residir los documentos y cómo estos apoyarán los procesos de negocios de la empresa. Por ejemplo, con equipos multifuncionales conectados a la red es posible establecer flujos documentales digitales que apoyen al negocio en sus diferentes áreas: comercial, relación y comunicación con clientes, procesos logísticos, de facturación, compras, recursos humanos, etc, emitiendo menos impresos, ya que estos viajan digitalmente por la red o residen en un repositorio. De esta manera se puede reducir el consumo de papel en forma considerable.
Por otra parte, si se implementan flujos documentales digitales se dará mayor velocidad a los procesos de negocio de la compañía, impactando de manera notoria en la productividad de los empleados, gracias a que los tiempos de búsqueda de la información disminuyen y se traduce en una mejora de los tiempos de respuesta al interior de la empresa y hacia los clientes. Esto genera, al mismo tiempo, respaldo auditable de la información física, el que adicionalmente puede ser accesado de forma remota, con perfiles de seguridad.
Eco-productividad
El segundo paso, y fundamental, es educar a los empleados respecto al uso de la tecnología y cómo sacar el máximo provecho a sus prestaciones para la viabilidad de un proyecto sustentable. Por lo tanto, la gestión del cambio, en cuanto a los hábitos de uso de los diferentes dispositivos, es otra etapa que debe llevarse a cabo con prolijidad, mediante sesiones de sensibilización sobre el tema y capacitación. Este tipo de acciones pueden desbalancear ligeramente las jornadas laborales, sin embargo, a largo plazo resulta muy beneficioso porque aumenta el compromiso de los colaboradores con la empresa.
Igualmente, un empleado que ha recibido entrenamiento es siempre más efectivo, y si lo hace en pos de un fin superior su compromiso es aún mayor. No olvidemos que generar satisfacción respecto a la empresa en la cual se trabaja, es siempre un elemento diferenciador ante la competencia, al lograr un mejor ambiente laboral y alineación de los objetivos medioambientales personales con los corporativos y empresariales.
Por consiguiente, para introducir estrategias ambientales y de sustentabilidad se necesita de la colaboración de todo el equipo de trabajo, lo cual crea lazos entre empleados que de otra forma no se producirían. Estos contactos interpersonales se traducen en una mayor vinculación y en el aumento de la participación y sentido de pertenencia. La colaboración ayuda a que el conocimiento se transfiera fácilmente entre los trabajadores de una empresa, logrando así ideas innovadoras que aumentan la productividad. Además, la creación de lazos genera mayor satisfacción y motivación, que finalmente también se traducen en productividad.
Conscientes de estos pasos, la “eco-productividad” será el sello que tendrán aquellas compañías que se enfoquen en hacer eficientes sus procesos productivos con responsabilidad, permitiendo así que puedan proyectarse con fuerza hacia el futuro, siendo más competitivas para gozar no solo de buenos resultados de negocio, sino también de una reputación corporativa y empresarial que las hace aún más sólidas.
