Históricamente las empresas han buscado Eficiencia Operacional, implementando diversas metodologías y herramientas, tales como: 5S, Lean, TPM, y World Class Manufacturing, entre otras, las que implican un alto costo en tiempo y horas de dedicación de un equipo de trabajo. La decisión de implementar una metodología u otra, para lograr eficiencia, se ha basado más bien en una moda a seguir según lo que grandes empresas están o han implementado, con lo cual Eficiencia Operacional se ha traducido en buscar un soporte a través de lo que otras compañías están haciendo, siguiendo metodologías y herramientas complejas de entender por todos los miembros de la organización en el corto plazo. Las grandes preguntas son: ¿Esto es sustentable en el tiempo? ¿Asegura el éxito implementar una metodología que está de moda porque hoy en día las empresas la están implementando?
Para responder ambas preguntas debemos primero entender que la Eficiencia Operacional es la búsqueda constante del mejoramiento de procesos, que se traduce en cumplimiento y mejora de los indicadores del negocio, lo cual implica mejoras en todos los procesos de negocios, involucra a toda la empresa e impacta directamente en la rentabilidad, por ende, Eficiencia Operacional se debe traducir en: producir más con lo mismo, producir lo mismo con menos o, si voy a invertir recursos, que la rentabilidad de esta inversión sea mayor que la que tengo. Por ello Eficiencia Operacional es un tema del negocio y no solo de la operación.
Por otro lado, la búsqueda constante del mejoramiento de los procesos depende de las personas que los ejecutan; el usuario que conoce del proceso de negocio es quien debe identificar una oportunidad de mejora, por ello la clave de la Eficiencia Operacional es involucrar y desarrollar a las personas para que adquieran capacidades a través de la instalación de metodologías, herramientas y mejores prácticas.
Una cultura de mejora
El foco es generar una cultura en las personas, que continuamente estén identificando oportunidades de mejoras y asociando estas a los objetivos de negocios, por ello, la Eficiencia Operacional, para que tenga un impacto, requiere como primera etapa realizar un alineamiento estratégico que asegure que los objetivos del negocio están alineados con los de cada área y que estos son entendidos por cada miembro de la organización. Un objetivo es una meta, con lo cual para que tenga sentido debe tener asociado un indicador que sea gestionable, es decir que se disponga de la información, en lo posible en tiempo real, para realizar acciones preventivas que se traduzcan en mejoras que sean medibles a través del cumplimiento del indicador. De acuerdo a esto, un factor crítico de éxito para lograr una cultura de Eficiencia Operacional es aprender a trabajar con datos fidedignos y gestionar la información para tomar acciones que se traduzcan en mejoras efectivas.
Lograr esta cultura de mejora es un proceso de transformación de largo plazo, ya que el resultado esperado para que sea sustentable es la unión de normas, hábitos y valores que de una forma u otra, son compartidos por las personas y/o grupos en pro de la eficiencia de los procesos de negocios. Por ello, junto con las metodologías o herramientas que se transfieran a las personas para identificar y obtener mejoras, se debe implementar un plan de actividades de gestión del cambio que les permita internalizar una nueva forma de trabajar.
Las fases de un programa
Entonces para responder cómo instaurar un programa de Eficiencia Operacional, es decir, un proceso, metodología y cultura, se recomienda seguir los siguientes pasos:
1. Generar una gobernancia:
• Estructura organizacional con roles y responsabilidades definidas que asegure la implementación y sustentabilidad del programa:
– Comité compuesto por los altos ejecutivos de la empresa u organización.
– Jefe que lidere el programa con los procesos, metodologías y procedimientos definidos.
– Líderes de eficiencia que sean referentes dentro de su grupo de trabajo que transfieran el conocimiento y colaboren con generar la cultura.
2. Revisar la situación actual de la empresa u organización:
• Revisar sus objetivos de negocio y por área, identificando los indicadores asociados y que exista un alineamiento entre ellos. Idealmente tener un mapa estratégico que permita visualizar aquellos objetivos que tienen mayor impacto, dado que esto es un foco estratégico para canalizar mejoras.
• Revisar los proyectos de mejoras y experiencias, resultados obtenidos, éxitos y fracasos.
• Diagnosticar la situación actual de la empresa u organización en torno a Eficiencia Operacional. Este diagnóstico debiera cubrir las dimensiones de: conocimiento, metodologías, nivel de automatización, procesos, información (datos) y expectativas de las personas que conforman la empresa u organización
3. Definir focos a trabajar:
• Para generar impacto en la empresa u organización la Eficiencia Operacional se debe alinear a los objetivos de negocios, focalizándose en aquellos de mayor criticidad, es decir, cuyo cumplimiento es prioritario y presentan una mayor brecha para lograr su cumplimiento. Por lo tanto, el definir un foco de trabajo, es plantear un desafío que permita disminuir la brecha existente para el cumplimiento del objetivo deseado, según lo que se revisó en la situación actual.
4. Aplicarmejora continua entorno aun foco de trabajo:
• Definido el foco, se aplica mejora continua con herramientas metodológicas que permitan identificar un listado de mejoras a implementar, para lo cual se recomienda seguir las siguientes fases:
FASE 1: Definir los alcances del foco a trabajar en cuanto a los procesos y usuarios involucrados, junto con el indicador a mejorar.
FASE 2: Levantar cómo se están ejecutando los procesos, nivel de automatización, roles y responsabilidades en torno al alcance definido y analizar las brechas.
FASE 3: Identificar oportunidades de mejoras involucrando a los usuarios claves que ejecutan los procesos, según el alcance definido en la Fase 1. Para ello, se recomienda incorporar metodologías de generación de ideas a través de talleres y análisis de procesos.
FASE 4: Seleccionar las mejoras a implementar y confeccionar un plan de implementación, para lo cual se deben priorizar y planificar su ejecución durante un tiempo determinado. FASE 5: Medir el impacto de las mejoras que se han implementado y compararlo con el indicador a mejorar en la Fase 1.
Para dar continuidad y sustentabilidad a los 4 pasos anteriores, se requiere implementar:
1. Metodología de gestión de proyectos, dado que al trabajar diferentes focos de mejoras, se generará un plan de mejoras a implementar, el cual debe ser gestionado, controlado y medido para validar el impacto de las medidas ejecutadas.
2. Metodología de gestión del cambio que genere un plan en las dimensiones de comunicación, motivación, capacitación y transferencia de conocimiento, para lograr la adopción de las mejoras de parte de las personas que conforman la empresa u organización, como así también una cultura de Eficiencia Operacional.
La metodología expuesta anteriormente, se grafica en la siguiente figura inferior.
