Con el explosivo crecimiento de su producto estrella, la gaseosa Tommy, esta compañía chilena debió tomar medidas para enfrentar el aumento de su facturación, razón por la cual, a comienzos de este año, implementó el ERP Microsiga y su módulo SFA (Sales Force Automation), que permite mejorar y controlar la información de gestión de la empresa en cada uno de sus procesos y en particular en el correspondiente a Ventas. Para conocer las ventajas de este sistema y analizar su etapa de instalación, conversamos con Raúl Buenaventura, Gerente Comercial, y Ramón Reinoso, Gerente Contralor, ambos de Hochschild S.A.
Esta empresa, se dedica hace 12 años al rubro comercial, pero desde hace tres comenzó a fabricar la gaseosa Tommy. Esta bebida se transformó en un producto importante, sobrepasando con creces las expectativas, a tal punto que actualmente poseen cinco tipos de variedades, siete sabores y una segunda marca de gaseosa Kiss, a base de endulzante artificial.
Esto motivó que, a principios de año, Hochschild S.A. implementara el ERP Advanced Protheus de Microsiga, con el objetivo de mejorar la gestión de la compañía, optimi-zando los procesos de Compras, Inventarios, Producción, Ventas en Terreno, Facturación y Despachos.
Mejor servicio al cliente
El sistema partió el 1º de Marzo con la inclusión de dispositivos móviles Palm M 130, que habilitan a los ven-dedores a tomar pedidos en terreno, y una vez que éstos llegan a la oficina el ERP Microsiga los ingresa y genera la facturación. Según sostiene Reinoso, el hecho que este software sea un sistema integrado permite observar en línea la cantidad de productos despachados diariamente y los diferentes tipos de deudores; además de ingresar y controlar las facturas por la rendición de cada camión, entregando día a día la carga realizada por comuna.
Asimismo, como señala Reinoso, “posteriormente el sistema también emite informes diarios o semanales que permiten saber de manera automática qué productos están ingresando o saliendo. De esta forma, llegamos mejor al cliente, y podemos cubrir más comunas con la nueva fuerza de ventas”.
Con SFA de Microsiga, cada vendedor tiene una ruta preestablecida, lo que permite trabajar de manera más sencilla, ya que el software es capaz de conocer la lista de precios, condiciones de crédito, última compra realizada, stock y todo lo que se requiere para la venta. “Lo único que tiene que hacer el vendedor es marcar el pedido de cada cliente, ya que el resto de la información está inserta dentro de la solución”, afirma Reinoso.
Un ERP integrado, completo y flexible
El ejecutivo asegura que a diferencia de otros sistemas, que son muy rígidos y cerrados, Microsiga ofrece una solución integrada, completa, flexible y fácil de utilizar, que cuenta con todos los módulos requeridos por la compañía (Compras, Inventarios, Producción, Ventas, Facturación, Despachos, Contabilidad y Finanzas), los cuales están entrelazados entre sí. “Además tiene un sistema de distribución muy eficiente, que permite solucionar aspectos relacionados con impuestos y facturación, y no requiere soluciones externas, ya que las Palm están integradas, lo que constituye una característica que lo hace muy cómodo”.
Sin el sistema no hubiese sido posible crecer, agrega Buenaventura, ya que los empleados facturaban casi todo el día. “Además, cuando anotaban las facturas a mano había cerca de un 5% de error en digitación y en ingreso de datos, lo que se traducía en clientes molestos”.
Los resultados han motivado a la compañía a evaluar una segunda fase del proyecto para poner en marcha los módulos de CRM que forman parte de la solución, mejorando la gestión del Call Center de la empresa.
Confiabilidad en la cobranza
Ambos ejecutivos coinciden en señalar que gracias a la solución de apoyo a la fuerza de ventas, SFA de Microsiga, la empresa -que trabaja directamente con más de 15 camiones y 9 mil clientes- tiene hoy un mejor control de la venta y, por ende, de los vendedores, ya que sabe exactamente a quién se atendió y, en caso contrario, por qué no se hizo.
En el Area de Cobranza es posible saber la forma y plazo exacto de venta. “Los siniestros en este departamento, relativos a cheques pro-testados, se han reducido prácticamente a cero, lo que es muy importante para nosotros”, en-fatiza Buenaventura. Agrega que el sistema ha resultado de gran apoyo en el Area Comercial, ya que la división es capaz de saber y controlar día a día y de manera precisa al ven-dedor. “Como el software funciona en línea con la sucursal de Viña del Mar, por primera vez podemos contar con informes diarios, lo que antes era prácticamente imposible”.
El ejecutivo de Comercial e Industrial Hochschild, destaca que la información requerida se ha entregado a tiempo, y que la respuesta del servicio técnico local de la aplicación ha sido muy buena. “La puesta en marcha fue muy rápida, ya que en un año instalamos cerca del 80% del programa, mientras que otros proveedores lo hacen en un plazo de casi tres años”.
Como indica Reinoso, el sistema funciona muy bien y el apoyo de Micro-siga en Chile, brindado por su representante Raíces Ltda., ha resultado acorde a las exigencias, “trabajamos codo a codo con asesores de la empresa, para que la implementación fuera exitosa”.
Noviembre de 2003
