Clariant Colorquímica (Chile) Ltda., la firma transnacional del área de especialidades químicas, que posee más de 140 años de experiencia en el mercado mundial, ventas anuales por sobre los US$7,7 billones y sede en Muttenz, Suiza, está presente en los cinco continentes con más de 100 filiales. Recientemente, y a fin de optimizar su gestión administrativa, su filial local implementó el sistema de facturación electrónica Sign@ture. Luis López, Gerente de Administración y Finanzas de Clariant Colorquímica Chile, nos cuenta algunas características de este proyecto y de los beneficios logrados por la compañía.
La filial chilena, que funciona desde 1964 en la comuna de Maipú, elabora resinas y dispersiones para la fabricación de pinturas, construcción y adhesivos, barnices, productos para la industria textil, papel, materias primas auxiliares para los sectores minero metálico y no metálico, detergentes, aditivos y concentrados de pigmentos para la industria de transformación de termoplásticos, entre otros.
Recientemente, y como una forma de optimizar su gestión administrativa, esta filial llevó a cabo la implementación del sistema de facturación electrónica Sign@ture -a través de su partner tecnológico Itelecom-, herramienta desarrollada por el proveedor South Consulting.
“Si bien no emitimos ni recibimos un gran volumen de documentos de facturación -cerca de 3.500 mensuales-, nos incentivaba mucho el hecho de migrar a un sistema de Factura Electrónica, especialmente tomando en cuenta que gran parte de nuestros clientes poseen esta aplicación”, señala el ejecutivo. “Además, siempre estamos buscando sumar valor agregado a nuestras operaciones y el hecho de almacenar una gran cantidad de papeles y mantener personas dedicadas al control de estos documentos y disponer de un lugar seguro para el resguardo y uso de los folios fiscales, no aportaba mucho en ese sentido”, añade.
Clariant cuenta desde hace diez años con el software SAP. La idea de la empresa era integrar la solución de facturación electrónica a esta herramienta ERP, motivo por el cual requería un proveedor capaz de garantizar la operación integral del sistema de gestión y cumplir ciertas exigencias de seguridad y técnicas.
Fue así como la firma evaluó cuatro alternativas a nivel local, pero se decidió por South Consulting, ya que esta compañía “tiene presencia en toda la región latinoamericana y ya había apoyado la puesta en marcha de esta herramienta en la filial de México y actualmente la sede de Brasil ha decidido adoptar la solución de South Consulting, por lo cual teníamos antecedentes positivos de este proveedor”, afirma Luis López.
Cabe destacar que South Consulting brinda soluciones y servicios que agregan valor a la cadena de negocios de sus clientes, para lo cual mantiene alianzas estratégicas con proveedores de clase mundial como SAP, Oracle y Microsoft. Con su casa matriz en Chile, opera a través de una red regional de oficinas en países como México, Brasil, Argentina, Colombia, Guatemala, Estados Unidos y Costa Rica.
Información en línea
Sign@ture Facturación Electrónica es una solución conformada por dos productos: Sign@ture Server y Sign@ture xDoc, componentes que interactúan entre sí para resolver la problemática de emisión y recepción de documentos electrónicos.
“El valor agregado más importante que entrega esta herramienta es, sin duda, poder contar con información en línea y hacer un seguimiento electrónico a través del portal del proveedor de la solución, lo cual permite optimizar muchas operaciones, como por ejemplo, eliminar el uso de correo certificado convencional, mejorar la información sobre la recepción de los documentos por parte del cliente y, de esa forma, optimizar los tiempos y calendarios de pagos de los documentos facturas”, explica el Gerente de Administración y Finanzas de Clariant.
Sign@ture xDoc ofrece una forma natural de integrarse con el sistema emisor de documentos a través de impresoras virtuales, lo cual posibilita que el impacto en los procesos tecnológicos y de negocio sea mínimo, reduciendo además los costos y el tiempo total del proyecto de implantación.
Por su parte, Sign@ture Server constituye el repositorio final de los documentos electrónicos, ya que almacena, gestiona y distribuye electrónicamente a los receptores. También es capaz de recibir archivos enviados por otros emisores y los almacena, valida y envía luego al destinatario. Incluso a través de Sign@ture xDoc es posible dejar los documentos disponibles para ser inyectados en el módulo de cuentas a pagar de los sistemas receptores de documentos (como el ERP).
Apoyo constante
El proyecto, que se inició en marzo y concluyó en julio de este año, contempla una segunda etapa que incluirá parte del proceso de contabilidad. “Al momento de recibir los documentos electrónicos de los proveedores en el portal Sign@ture, podremos lograr ventajas administrativas, ahorrar tiempo y aprovechar en una mayor escala esta herramienta”, precisa.
El ejecutivo agrega que el hecho de utilizar esta aplicación ha permitido a Clariant “establecer una relación más amigable y expedita con el Servicio de Impuestos Internos, como por ejemplo, extensión de ocho días en el pago impuesto IVA, y operativamente no se requiere mantener los antiguos libros de compra y venta e invertir tiempo en timbraje de documentos”.
Una parte fundamental de la integración, afirma Luis López, tuvo que ver con las excelentes referencias de otros usuarios respecto a la calidad de soporte que posee South Consulting. “Cuando hay que llevar a cabo modificaciones en los módulos del ERP resulta vital tener la seguridad de que si el día de mañana se necesita el apoyo técnico del proveedor para hacer cualquier otro cambio, sabemos que estará ahí para apoyarnos. Y hasta ahora, su nivel de respuesta ha sido confiable y expedito”, agrega.
El ejecutivo destaca, además, que la calidad de los equipos humanos detrás del proyecto, tanto por parte de Clariant como de South Consulting, resultaron claves para el éxito de éste. “El número de documentos aprobados con reparos después de la implementación de Sign@ture ha sido bajísimo, el cual incluso ha ido disminuyendo”, concluye.
