El año 2001 la Universidad Bernardo O´Higgins (UBO) inició un proyecto tecnológico basado en el desarrollo interno, con herramientas sencillas y eficientes, construidas específicamente para sus necesidades. La decisión le ha permitido manejar el crecimiento de su planta de estudiantes, la que durante los últimos tres años se ha incrementado en un 70%, sin necesidad de aumentar proporcionalmente su personal administrativo y manteniendo aranceles convenientes para sus alumnos. Para conocer este proyecto conversamos con Sergio Matus y Hernán Silva, Vicerrector Académico y Jefe de Informática de la casa de estudios, respectivamente.
¿Cuál es el grado de importancia que otorga la universidad a la tecnología?
S. Matus: Cuando hace tres años me incorporé a la universidad me impresionó el nivel de desarrollo tecnológico que tenía la institución y que se ha ido incrementando en los últimos años. Se trataba eminentemente de desarrollo interno, realizado por nuestro Departamento de Informática, una pequeña sección donde trabajaban apenas dos personas. En este sentido, las TIC son un aspecto muy importante para nosotros, pero no cualquier tecnología, sino aquélla desarrollada específicamente para nuestras necesidades.
En los últimos tres años hemos incrementado en cerca de un 70% el número de alumnos y el Departamento de Informática ha aumentado a cuatro personas, por lo que aún sigue siendo una unidad pequeña, pero con una gran capacidad de desarrollo e implementación de soluciones.
¿Cómo ha evolucionado la universidad en el uso de la tecnología?
H. Silva: El proyecto tecnológico de la universidad partió el 2001, con un escenario de herramientas obsoletas y sin normalizaciones, donde abundaban las planillas Excel porque se trataba de una institución pequeña, que no sobrepasaba los 1.400 alumnos. Sin embargo, había importantes planes de crecimiento, para lo que se necesitaba incorporar las TIC, que dieron paso a un proyecto tecnológico.
Lo primero fue alcanzar una infraestructura sólida que respaldara el proyecto, normalizando computadores y redes de datos; para luego empezar con el desarrollo de herramientas, para lo que se evaluaron las necesidades globales de la universidad y se optó por el desarrollo interno, modular y por prototipo, comenzando por la plataforma base, que corresponde al proceso de matrículas. Se trató de un proceso complejo, de cerca de dos años, que implicó pasar del papel a la cultura de los sistemas, en una universidad donde su carrera más importante en ese tiempo era Derecho. Luego se incorporaron los módulos del sistema curricular, notas parciales y control de deudas, completando todas las necesidades de operaciones.
¿Cuáles son las principales aplicaciones que manejan actualmente?
H. Silva: En la actualidad tenemos plataformas como el Infoautoridades, que corresponde al sistema de información gerencial para los directivos de la universidad, el cual surge luego de tres años de trabajo como una forma de vincular los distintos módulos que habíamos desarrollado anteriormente, disminuyendo la burocracia en el acceso a la información y permitiendo la toma de decisiones con mejores tiempos de respuesta. Cerrando el círculo, el sistema web ha consolidado la estructura del software y permite incorporar a todos los usuarios de la comunidad universitaria.
En resumen, tenemos una plataforma donde se integran todos los módulos, desarrollados en PowerBuilder en ambiente Windows, básicamente porque nos permite generar aplicaciones rápidas con tecnología Rapid Application Development (RAD). Además, tenemos una aplicación web sobre PHP, que es una tecnología libre y que nos da la posibilidad de tener a toda la comunidad de la universidad integrada dentro de la base de datos central.
Hoy día contamos con todas las herramientas necesarias para que, por ejemplo, los docentes puedan interactuar virtualmente con sus alumnos y viceversa; y para que los directivos puedan tener acceso a reportes e informaciones globales necesarias para su gestión. Así, el sistema funciona como un ERP académico que parte desde la postulación hasta que el alumno se titula.
¿Hacia qué necesidades se ha enfocado el uso de la tecnología al interior de la institución?
S. Matus: La Universidad Bernardo O´Higgins es una institución de mediana envergadura y el número de administrativos que tenemos para desarrollar la función académica es muy reducido, justamente porque poseemos un sistema tecnológico que nos apoya fuertemente y que nos permite ser eficientes. La base de todo esto es aplicar herramientas sencillas, fáciles de ser manejadas por distintos tipos de usuarios, y diseñadas a la medida de nuestros procedimientos.
El éxito de nuestro proyecto tecnológico se basa en haber optado por el desarrollo interno, con herramientas específicas para los procesos.
H. Silva: Las aplicaciones que poseemos responden al modelo de gestión que propende la universidad, donde todos tenemos una función de responsabilidad que cumplir; desde el Rector hasta el último administrativo deben ser capaces de manejar de manera autónoma las herramientas que se encuentran disponibles.
¿Qué criterios utilizan a la hora de realizar un desarrollo o implementación?
H. Silva: El tema del diseño gráfico ha sido siempre una preocupación para nosotros, algo que en general se deja de lado cuando se crea una nueva herramienta, lo que constituye un error porque se trata de la base de un sistema amigable, que busca acercarse a la realidad de los usuarios con distinto nivel de conocimiento y capacitación. Junto con esto, separamos los sistemas productivos de los gerenciales, con plataformas independientes, muy sencillas, que concentran exclusivamente los tópicos que el usuario necesita y utiliza, manejando de mejor manera los planes de capacitación. Con todo esto, la idea es disminuir al máximo las necesidades de entrenamiento, vinculando a las personas con aplicaciones que les sean naturalmente accesibles, abordando de mejor manera las eventuales rotaciones de personal o cambios en la estructura.
En relación a la compra de equipamiento, primero revisamos el mercado y luego evaluamos el factor de calidad y experiencia que presentan los proveedores, para medir el valor agregado que le entregarán a la universidad. Estudiamos al menos tres propuestas y nunca elegimos por precio, sino que privilegiamos el tipo de producto, su calidad y beneficios.
