Hace aproximadamente un año que DuocUC trabaja en el proyecto “Sistema Integrador de Gestión”. Se trata de la implementación de SAP en el área educación más grande de Latinoamérica, una iniciativa que apunta a fortalecer los procesos de la institución académica para brindar un mejor servicio a sus estudiantes. El sistema se enfrenta a una entidad que ha crecido año a año, y que hoy cuenta con 10 sedes distribuidas en las regiones Metropolitana, VIII y V; 70 carreras profesionales y técnicas y más de 46 mil alumnos. Sin embargo, éste no es el único proyecto tecnológico de DuocUC, pues las TI siempre han avanzado de la mano con esta casa de estudios.
¿Cómo ha evolucionado la incorporación de TI en la entidad?
DuocUC ha venido implementando un desarrollo tecnológico creciente desde hace aproximadamente una década. Este avance tiene que ver básicamente con el área de educación, que involucra aspectos como gestión de cursos y aprendizaje, a fin de llevar un registro a cabalidad de los alumnos.
La evolución se ha ido generando a la par con el desarrollo de la institución, lo que ha requerido un esfuerzo importante de actualización de la infraestructura. Por eso, hoy estamos frente a una tercera generación en lo que respecta a la renovación de la plataforma tecnológica, sobre la cual apoyamos los procesos de nuestro quehacer como entidad académica.
La tecnología nos ha motivado a incorporar aplicaciones de clase mundial, con productos ya probados y las mejores prácticas integradas. Cabe mencionar que hoy contamos con una matrícula que supera los 46 mil alumnos, y sin tecnología no podríamos manejar nuestro crecimiento.
¿Hacia qué objetivos está orientada hoy la incorporación de tecnologías en la organización?
Principalmente, al proceso de fortalecimiento de nuestros planes de negocio. En la actualidad, el logo de DuocUC habla de calidad en el servicio que ofrecemos a nuestros alumnos. Y en ese sentido, las TI son una herramienta fundamental para apoyar la calidad a la que apuntamos. No en vano, somos una institución de primer nivel en el ámbito de la Educación Superior.
¿Cuáles son las principales aplicaciones que han integrado?
Definitivamente orientadas a la gestión, ya que necesitamos tener la capacidad de poder asignar los recursos que son constantemente limitados: finanzas, contabilidad, infraestructura, profesores y todo lo relacionado con la interacción con los alumnos: el apoyo académico, los contenidos, los materiales y la biblioteca, entre otros.
Trabajamos con una población muy joven, bastante digitalizada, por lo que ésta tiene expectativas de disponibilidad tecnológica muy altas, es decir, espera poder acceder a Wi-Fi, ancho de banda y otras aplicaciones, que son habituales en su vida diaria.
Actualmente, el alumno de DuocUC recibe sus notas, solicita certificados, toma ramos y realiza otras funciones por medio de Internet. Además, todos los procesos de desarrollo institucional son bastante tecnológicos. Tenemos herramientas de Inteligencia de Negocios que nos permiten estar simulando y modelando algunos proyectos a futuro.
¿De qué forma ha impactado esto en su organización?
Somos una institución que se ha concentrado bastante en la eficiencia y en la eficacia para gestionar su servicio. Tenemos una acreditación por un período de seis años sobre un máximo de siete, lo cual demuestra nuestro sello de calidad. Y creemos que gran parte de ello tiene que ver con la forma en que adoptamos las nuevas tecnologías. Apoyándonos en éstas, somos capaces de entregar un servicio eficiente y de calidad con recursos muy limitados. De hecho, nuestro personal se compone básicamente de 1.000 administrativos.
¿Qué proyectos del tipo están desarrollando actualmente?
En estos momentos estamos trabajando en un proyecto denominado Sistema Integrador de Gestión (SIG), con nuestro proveedor Neoris. Se trata de un plan de implementación de SAP, diseñado hace un año, con el objetivo de fortalecer el soporte en los procesos y gestionar el negocio académico desde una mirada integral.
Como constituía un proyecto de suma complejidad, escogimos a Neoris, empresa con vasta experiencia en la implementación de esta herramienta de gestión en Latinoamérica, para llevarlo a cabo. Particularmente, hoy es la implementación de SAP en el área de educación más grande de Latinoamérica y hasta ahora tenemos gran parte de las sedes cubiertas, sin embargo, pretendemos abarcarlas todas a fin de año.
¿Qué buscan al elegir un proveedor de tecnología u optar por determinada solución?
Sin duda, la experiencia, tanto con nuestra organización como con la industria propiamente tal. Para nosotros es muy importante la relación a largo plazo, puesto que más allá de proveedores, se transforman en nuestros socios, es decir, un apoyo frente a proyectos particulares, pero también ante nuevos y crecientes desafíos.
¿Cómo se da la interacción entre el personal y el uso de las TI?
Ya está establecida una cultura digital. Hoy es imposible encontrar una persona que busca un empleo sin tener un correo electrónico; es muy difícil, pues es un requerimiento básico. Nuestra gente es bastante abierta; sabe que quizás cuesta un poco aprender o acostumbrarse a utilizar ciertas aplicaciones, pero no se niega a adaptarse al cambio tecnológico.
