Con el objetivo de supervisar el desarrollo y cumplimiento de su Plan Estratégico Institucional (PEI) 2006-2010, junto con potenciar su gestión académica, la entidad universitaria implementó la aplicación de negocios CorVu, distribuida en forma exclusiva para Latinoamérica por Onvision Group, proveedor que además ha proporcionado asesoría en el desarrollo y puesta en marcha de esta solución. Juan Pablo Lorca, Profesional de la Unidad de Proyectos de la Dirección de Estudios Estratégicos de la Universidad de Concepción, afirma que el sistema incluye una suite de aplicaciones que permiten generar y mostrar información de carácter estratégico y con ello navegar hasta el nivel operativo.
Hasta el año pasado, la institución penquista contaba con una serie de desarrollos corporativos propios, que incluía sistemas de visualización que no permitían una indagación apropiada para el nivel estratégico.
“Con esta herramienta hemos podido cumplir ese requerimiento, mostrando desde el nivel estratégico hasta el operativo los resultados de la gestión de la universidad”, sostiene Lorca. “En una primera etapa, la solución se está aplicando a nivel directivo, es decir, rectoría, vicerrectoría, y decanato de las facultades y jefes de departamento”, agrega.
El profesional comenta que en un inicio la universidad efectuó un análisis de BI, evaluando dos alternativas a fin de aplicar el PEI, ante lo cual CorVu se mostró como la mejor opción, ofreciendo mayores capacidades y un sistema amigable. “Además, vimos cómo esta aplicación funcionaba con éxito en varias organizaciones de envergadura”, señala.
Anteriormente, la entidad universitaria operaba con sistemas de bases de datos académicas y aplicaciones propias. “Básicamente, la diferencia sustancial que tiene esta aplicación es que cuenta con una suite de productos que permiten visualizar información de carácter estratégico en forma amigable, pudiendo escalar hasta el nivel operativo”, explica.
Cabe destacar, además, que el actual PEI de la Universidad de Concepción está estructurado en base a las áreas definidas para los procesos de acreditación institucional en el país, conocidas como ámbitos de acción. Para cada una de éstas se han establecido objetivos, estrategias, acciones e indicadores (específicamente 52 medidas), así como metas anuales.
CorBusiness y CorStrategy
La suite CorVu ofrece al usuario la posibilidad de llevar a cabo análisis de diversas formas, permitiéndole anticipar las tendencias comerciales y evaluar hipótesis. Este tipo de diagnóstico promueve una gestión y una toma de decisiones proactiva.
Utilizando un conjunto de tecnologías especializadas en el manejo de información, Onvision Group ayuda a construir una solución que apoye la gestión, aprovechando el universo de información disponible en la organización. A través de CorVu es posible tomar decisiones de negocio de manera más oportuna y visualizar problemas operacionales de forma intuitiva, rápida y simple.
“Una de las características más interesantes de esta herramienta es su facilidad de uso y la compatibilidad para operar con sistemas que ya teníamos funcionando en la universidad”, explica Lorca.
Como parte de las alternativas que ofrece CorVu, la universidad utiliza los módulos CorBusiness y Cor-Strategy. El primero, es una solución completa de BI para acceder a información, desarrollar Inteligencia de Negocios y ganar conocimiento sobre el mismo. Ofrece, además, la capacidad de construcción de tableros ejecutivos en los que se pueden representar gráficamente los indicadores claves más importantes.
Por su parte, CorStrategy, con soporte de visualización de sus objetos sobre web, entrega ventajas sobre las colecciones de información centralizadas, consolidando y ofreciendo reportes de resultados, por lo que se pueden hacer ajustes rápidos a las estrategias. “Con esta herramienta ahora estamos en condiciones de poder evaluar y medir los alcances y objetivos concretos planteados en el PEI. Es así como incluso varias universidades se han mostrado interesadas en la metodología y herramienta que estábamos utilizando para evaluar la planificación estratégica”, comenta el profesional.
Decisiones estratégicas
De acuerdo a lo que afirma Lorca, mediante las soluciones provistas por la suite CorVu, se pretende monitorear las acciones, indicadores y metas presentes en el PEI, contando en los distintos niveles organizacionales con instrumentos de gestión que permitan observar el quehacer de la universidad en sus diferentes ámbitos y, al mismo tiempo, evidenciar las decisiones a nivel estratégico y operativo ejecutadas. “Así será posible relacionar claramente la contribución de las acciones con los objetivos concretos, dándole sentido al aprendizaje dentro de la institución”, añade.
El profesional sostiene que éstos son procesos lentos, lo cual se une a que la entidad lleva menos de un año utilizando este software. Por tal motivo, Onvision Group llevó a cabo un período de capacitación y entrenamiento. Este servicio permitió a los funcionarios que utilizan esta aplicación poder manejar el sistema y perfeccionar sus conocimientos.
“Puedo evaluarlo como un buen servicio”, afirma. “En este tipo de implementaciones, esperamos un servicio ‘llave en mano’ y de consultoría permanente, ya que en una organización compleja como ésta -en cuanto a las actividades que desarrolla-, se van encontrando siempre nuevas aplicaciones, motivo por el cual se requiere la ayuda y orientación del proveedor para lograr el máximo provecho posible”, concluye.
