Simplificar la toma de decisiones hoy requiere de un enfoque analítico estructurado y formal, que permita enfrentar la complejidad dada por el gran número de variables involucradas en este proceso; un reto que implica varios obstáculos y donde las herramientas tecnológicas y los sistemas de inteligencia de negocios, así como preparar a personal calificado en las tareas analíticas, juegan un rol fundamental en el camino de aumentar el valor de la información.
Los continuos cambios a los cuales deben enfrentarse las empresas obligan a sus ejecutivos a tomar decisiones de manera cada vez más acertada y oportuna. Este proceso puede resultar bastante complejo si consideramos aspectos tales como la cantidad de factores que están relacionados a una toma de decisión, el volumen de la información requerida, el número de personas que deben participar en el proceso y el grado de incertidumbre propio de cada decisión, entre otros.
Es en este contexto en que se torna vital que las organizaciones cuenten con un proceso analítico estructurado y formal, que facilite el proceso de toma de decisiones, integrando e involucrando a las distintas áreas responsables y creando consensos al interior de la empresa. Para que dicho proceso genere decisiones alineadas con los objetivos estratégicos de la organización, es esencial que los sistemas de información también estén integrados, ya que ello puede proporcionar mayor confianza y flexibilidad para enfrentar las distintas barreras que pueden surgir en la toma de decisiones. Entre estos posibles obstáculos destacan los siguientes:
1. La ansiedad que puede llevarnos a tomar decisiones de manera impulsiva.
2. La falta de información que nos impide disminuir la incertidumbre de la decisión.
3. Contar con información equivocada que nos lleva a tomar decisiones erróneas.
4. Poseer demasiada información o información redundante, lo cual aumenta los tiempos involucrados en la toma de decisión.
El primer obstáculo apunta a limitaciones cognitivas propias de cada uno de nosotros, que deben enfrentarse principalmente con trabajo en equipo y la búsqueda de consensos. Los tres siguientes están relacionados al manejo de datos e información al interior de la organización, los cuales deben afrontarse, a su vez, con el desarrollo de una plataforma analítica a nivel corporativo, integrando las distintas fuentes de datos y creando procesos formales que aumenten el nivel de confianza en la información organizacional, incrementando así su valor.
Más que lujo, necesidad competitiva
En este sentido, uno de los mejores caminos para aumentar el valor de la información es integrarla, validarla, sintetizarla y dejarla disponible en el momento adecuado para ser analizada por los tomadores de decisión. Es en esta tarea en la cual las herramientas tecnológicas y los sistemas de inteligencia de negocios juegan un rol fundamental. Continuando con el análisis del rol que juegan los sistemas de inteligencia de negocios en el proceso de toma de decisiones, es interesante observar, dentro del contexto nacional, algunos resultados del Reporte Anual de Herramientas y Gestión de TI del mes de noviembre de 2011, procedentes del Estudio Nacional sobre Tecnologías de Información del Cetiuc. Uno de los resultados más interesantes nos muestra que después de las grandes aplicaciones empresariales (ERP y CRM), son las herramientas de inteligencia de negocios las que cuentan con un mayor porcentaje de usuarios en las empresas chilenas. Esto viene a confirmar una tendencia que observamos en el primer reporte anual de Business Intelligence que generamos junto a Cetiuc en agosto de 2008: al interior de las compañías nacionales cada año crece más el número de usuarios que cuentan con acceso a plataformas analíticas. En este sentido, también podemos afirmar que en la actualidad disponer de herramientas de BI o sistemas de análisis de información no es un lujo, sino más bien una necesidad competitiva.
Más capacitación
Dado que se ha aumentado el número de usuarios, resulta relevante que el siguiente paso esté dado por generar más y mejores iniciativas de capacitación para los profesionales de la información, de manera de aumentar tanto la efectividad como la eficiencia en los procesos analíticos corporativos, para lo cual se torna crucial contar con personal altamente calificado. La obsolescencia de conocimientos es otra razón preponderante en esta materia, y es por ello que las compañías deben preocuparse de capacitar a sus analistas, pues los nuevos conocimientos y metodologías de análisis pueden ayudar a la empresa a aumentar el valor de su información y, por ende, mejorar los resultados de sus decisiones.
Pese a lo anterior, uno de los aspectos que me ha llamado la atención durante los últimos cuatro años en los cuales he participado como profesor en programas de educación ejecutiva enfocados en temas analíticos, está dado por el hecho de que la gran mayoría del alumnado asume individualmente el costo total del programa y sólo unos pocos cuentan con el apoyo económico de sus respectivas compañías. Bastante se ha hablado en el último tiempo de la importancia de mejorar la calidad de la educación escolar y universitaria, pero la capacitación continua a nuestros profesionales también constituye un vehículo fundamental para el desarrollo sustentable de nuestro país y ésta es una materia en la cual la empresa privada debe asumir un papel preponderante.
Hacia la nube
Siguiendo con el análisis del estudio del Cetiuc, también llama la atención que el 14% de las empresas participantes esté utilizando aplicaciones de inteligencia de negocios en la nube. Este resultado está alineado con una de las principales tendencias a nivel mundial en esta materia, ya que desde hace un par de años se ha visto una fuerte vinculación entre los conceptos de cloud computing y Business Intelligence, lo cual permite disminuir fuertemente los costos relacionados a montar una plataforma analítica de clase mundial, pero que aún debe ganar la confianza empresarial respecto a garantizar la seguridad y la privacidad en el tratamiento de los datos, aspecto crítico para todas las organizaciones.
Este último resultado también está bastante relacionado con el grado de penetración que este tipo de tecnologías pueda llegar a alcanzar en empresas medianas y pequeñas. Al disminuir fuertemente los costos de contar con una plataforma analítica, se estarán abriendo las puertas para que más organizaciones puedan gatillar iniciativas de manejo y distribución de información, facilitando así la toma de decisiones y aumentando también el impacto en la generación de nuevo conocimiento corporativo.
Ambos resultados nos muestran la relevancia que ha tomado la gestión de la información al interior de las compañías chilenas, beneficiando especialmente a los tomadores de decisión que pueden contar con apoyo para responder de mejor manera y con mayor frecuencia a las preguntas clave del negocio. Queda también expuesto el desafío de aumentar las iniciativas de capacitación de nuestros equipos de trabajo, ya que el apoyo de personal calificado en las tareas analíticas también aumentará el valor de la información organizacional, mejorando sin duda el impacto y los resultados de las decisiones empresariales.
