Vanilda Grando.
Dependiendo de la industria, se estima que cada organización hoy en día posee entre uno y 12 millones de gigabytes de datos. Además, la mayoría de estos datos (entre el 80% y 90%) no está estructurada o se encuentra mal organizada en una red de correos electrónicos, documentos en papel y unidades de red, entre otros. Por esta razón, la gestión de datos es uno de los mayores desafíos que enfrentan los profesionales hoy en día.
Los datos no estructurados representan el 90% de las tareas realizadas en un día de trabajo típico, incluyendo llamadas telefónicas y correos electrónicos, pero la falta de un modelo de datos predefinido hace extremadamente difícil acceder y procesar la información cuantitativa y cualitativa requerida para tomar decisiones rápidas e informadas al interior de las organizaciones.
Para 2020, se estima que los datos no estructurados superarán a los datos estructurados por 9 veces. El mayor tamaño y crecimiento de los datos presenta grandes obstáculos para las organizaciones en términos de eficiencia operativa, capacidad de respuesta a los clientes y crecimiento rentable, lo que es denominado “caos de datos”.
El Big Data desempeña un papel vital en los procesos de toma de decisiones para las empresas, proporcionando información completa sobre el comportamiento del consumidor. Por esa razón, las decisiones se basan cada vez más en estos datos, como la inversión en marketing de redes sociales, por dar un ejemplo. En un estudio realizado por McKinsey, el 64% de los ejecutivos encuestados confirmó que Big Data cambió la forma en que toman decisiones. De hecho, se estima que las organizaciones que realizan sus operaciones con análisis de Big Data generan ganancias de productividad y ganancias entre un 5% y un 6% más altas que las de la competencia.
A través de la digitalización en los negocios, las organizaciones pueden esperar beneficiarse de mayores sinergias. Además, el análisis eficaz de los datos es fundamental para obtener información sobre los datos empresariales, tales como las áreas específicas de mejora dentro de las diversas funciones del negocio. La transformación digital permite a las empresas obtener mayores beneficios y obtener una ventaja competitiva en el mercado, a través de los conocimientos que pueden obtener de un análisis rápido de sus datos y de las mejoras del “back-office”.
Captura basada en web
Según IDC, cada vez más organizaciones están incorporando tecnologías de la 3ª Plataforma, tales como Big Data y movilidad, para facilitar formas más productivas y significativas de interactuar con los clientes y ayudar con el cumplimiento en el caso de las industrias reguladas.
Creemos que, dados los retos del entorno empresarial actual, la captura web ofrece oportunidades significativas para un crecimiento cambiante. La capacidad de digitalizar documentos en cualquier momento, en cualquier lugar y a través de todos los dispositivos, aumenta la eficiencia y la productividad al reducir el tiempo dedicado a localizar y analizar la información.
La captura a través de un navegador no requiere grandes inversiones en la capacitación del personal. Un “botón de exploración” sencillo pero efectivo puede ser incorporado en el software de línea de negocios, permitiendo que los documentos y la información sean escaneados directamente a la red de la organización. Por lo tanto, los empleados tienen más tiempo para concentrarse en su trabajo o en los clientes, en lugar de en el papeleo. Esto puede conducir a una mayor satisfacción del cliente y del empleado, lo cual a su vez conduce a una mayor lealtad.
En conclusión, para aprovechar todo el potencial del Big Data, las organizaciones necesitarán adoptar un enfoque holístico para la gestión de documentos, desde el momento en el que la información ingresa a su organización.
