En la actualidad, las empresas enfrentan un significativo nivel de competencia, clientes altamente exigentes, menor duración del ciclo de vida de los productos, alto nivel de integración industrial, plataformas comunes de producción o prestación de servicios, múltiples líneas de productos y canales de distribución, entre otros. Ello, en definitiva, se traduce en un alto nivel de complejidad de las operaciones comerciales, a las cuales los sistemas tradicionales de costos no han sido capaces de apoyar adecuadamente.
Director de Negocios de Ernst & Young. El profesional cuenta con más de 20 años de experiencia en el área de Logística, Informática y Gestión.
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El Costeo Basado en Actividades, ABC (Activity Based Cost), surge ante la falla de los sistemas tradicionales de costeo en distribuir correctamente los productos, los gastos y costos indirectos. Actualmente, los sistemas implementados por algunas compañías y que han sido diseñados, principalmente, para valorizar inventarios con el propósito de preparar los estados financieros y pagar impuestos, no están proporcionando a los gerentes la información oportuna y pertinente para introducir mejoras en la eficiencia operacional y medir los costos de los productos.
ABC asigna costos a las actividades basándose en cómo éstas usan los recursos y asigna costos a los objetos de costos de acuerdo a cómo éstos hacen uso de las actividades. El proceso de asignación de costos a actividades y objetos de costos se apoya en criterios llamados «drivers» (generador o inductor de costos), que explican la relación de causa y efecto entre estos elementos. Por lo tanto, los conceptos claves de ABC son:
• Recursos: Elementos económicos usados o aplicados en la realización de actividades. Se reflejan en la contabilidad de las empresas a través de conceptos de gastos y costos como sueldos, beneficios, depreciación, electricidad, publicidad, comisiones, materiales, etc.
• Actividades: Conjunto de tareas relacionadas que tengan un sentido económico relevante para el negocio. Por ejemplo, preparar plan anual, facturar, vender, atender clientes. Saber distinguir hasta qué nivel llegar en el detalle de las actividades es un elemento crítico en un proyecto ABC y la experiencia es el principal fundamento de este proceso.
• Objetos de Costos: Es la razón para realizar una actividad. Incluye productos/servicios, clientes, proyectos, contratos, áreas geográficas, etc.
• Drivers: Es un factor o criterio para asignar costos. Elegir un driver correcto requiere comprender las relaciones entre recursos, actividades y objetos de costos. Drivers de Recursos son los criterios o bases usadas para transferir costos de los recursos a las actividades. Drivers de Actividad o Costo son los criterios utilizados para transferir costos desde una actividad a uno o varios objetos de costos. Este driver se selecciona considerando cómo se relaciona la actividad con el objeto de costo y cómo la relación se puede cuantificar.
ABC no es un nuevo método de contabilidad financiera, ya que el análisis de actividades usa cifras obtenidas del sistema contable. Su propósito es proporcionar a los gerentes una herramienta para aumentar la rentabilidad por medio de la provisión de información basada en hechos, para mejorar las decisiones estratégicas, operacionales y de precios; que en forma conjunta determinarán el resultado financiero futuro de la empresa. ABC es comúnmente implementado independientemente de los actuales sistemas contables. Los datos de gastos y ventas son obtenidos del sistema contable y del sistema de ventas, pero el cálculo, análisis y preparación de informes ocurre fuera de estos sistemas. Aunque no es necesario reemplazar el actual sistema contable, cuando la implementación avanza al interior de la empresa y se aprecian cada vez mayores beneficios, generalmente, se tiende a modificar los sistemas internos para hacerlos más eficientes.
Beneficios
• Aprender a pensar en nuevos términos (actividades, recursos, objetos de costos, drivers).
• Aprender a optimizar actividades dentro de la cadena de valor de las empresas con un enfoque de procesos en vez de áreas funcionales.
• Enseñar al personal de las empresas a utilizar y compartir la información de ABC para mejorar el uso de los recursos y rentabilidad en general.
• Proporcionar análisis de los beneficios y oportunidades detectados a través de ABC.
Esto nos lleva al siguiente paso…
Administración Basada en Actividades (ABM)
La Administración Basada en Actividades, ABM (Activity Based Management), implica el uso de la información obtenida a través de ABC para comprender y hacer cambios beneficiosos en la forma que las compañías hacen negocios. Con Costeo Basado en Actividades (ABC), las empresas pueden responder preguntas tales como: ¿Cuáles son las actividades que más cuestan a la empresa?, ¿Qué actividades agregan valor?, ¿Qué actividades se pueden ejecutar más eficien-temente?, ¿Cuáles son los clientes menos rentables?, ¿Qué servicios son los que cuestan más proporcionar?, ¿Cuáles son los canales de distribución más económicos?, etc. En resumen, ABM se hace realidad cuando se desarrolla una gestión basada en la información proporcionada por ABC.
ABM se inserta dentro de un marco de administración estratégica de costos y en los procesos de mejora continua, incorporando técnicas de análisis tales como:
• Análisis de actividades.
• Análisis de causa/efecto a través de los drivers.• Análisis de las actividades que agregan y no agregan valor.• Calidad y satisfacción de clientes.• Benchmarking/Mejores Prácticas.
Es importante comprender que una implementación de ABC/M es un proceso evolutivo de aproximación en etapas al negocio y, como tal, es un proyecto en constante desarrollo y maduración. Cada implementación de ABC/M es única e implica sus propias restricciones y desafíos de acuerdo a las características de cada empresa, industria y complejidad del negocio.
Un proyecto inicial ABC/M puede tomar un tiempo de tres a siete meses para ser completado. Los proyectos de plazos breves se enfocan en áreas muy específicas y delimitadas del negocio, lo que permite mostrar resultados en el corto plazo y a la vez ir progresando a través de la curva de experiencia.
Ambito de Aplicación y Beneficios
Aunque las empresas productivas fueron las pioneras en el uso de ABC, actualmente, los beneficios de ABC/M no se encuentran limitados al sector productivo. De un tiempo a esta parte, un amplio espectro de compañías del sector de servicios, han comenzado a utilizar esta herramienta de gestión. Las empresas más interesadas en implementar ABC/M comparten algunos atributos, entre los que se destacan:
• Los gastos generales o costos indirectos son altos.
• Necesidad de conocer la real rentabilidad de los productos/servicios.
• Una proporción sustancial de los costos incurre en ventas, administración y funciones de apoyo.
• Necesidad de lograr un fuerte control de los gastos generales y costos indirectos.
• El sistema contable vigente, distribuye los gastos generales y costos indirectos a los productos, proveedores y clientes de una manera incompleta y simplista.
• La proliferación de productos, servicios, clientes o proveedores.
• Rentabilidades declinantes o un aumento de las amenazas de competidores emergentes.
