La gestión de los documentos de una organización denota su orden y estructura. Hoy la denominada gestión documental es tan importante y genera igual valor que cualquier otro procedimiento financiero, administrativo o comercial.
El mercado de la gestión documental es altamente competitivo y se encuentra dividido no solo por sus componentes (software y servicio) sino también por sus soportes de implementación (cloud, in situ e híbrido). Según la consultora Mordor Intelligence, este segmento crecerá casi un 100% su margen de facturación, pasando de unos US$7,52 mil millones en 2024 a US$14,82 mil millones en 2029.
Son muchas las razones para gestionar de forma eficiente los documentos de una organización. Para las PYMEs, es una forma de reorganizarse y mostrar transparencia a sus clientes. En Chile, según el Ministerio de Economía, más de un 70% de ellas se han incorporado a la digitalización documental, amén de madurar digitalmente. En el Estado, la gestión documental los ayuda a democratizar el acceso a la información a todos los ciudadanos.
A continuación una guía completa sobre la gestión documental en Chile, sus usos más comunes y otras razones que hacen de ella un factor importante para las PYMEs y grandes empresas del país.
¿Qué se entiende por gestión documental?
Hoy las organizaciones chilenas atraviesan un momento histórico en los modos de administración empresarial. Mientras las más pequeñas y jóvenes nacen en el seno de una sociedad que se digitaliza cada vez más, aquellas más viejas (no tanto, con más de diez años es suficiente) se ven en la necesidad de entrar en la digitalización de sus documentos sin saber bien qué hacer con todos los expedientes que han acumulado por años.
En esencia, se entiende por gestión documental a la captura, almacenamiento y recuperación de documentos analógicos. Cualquier persona hoy gestiona documentos, mucho más las empresas, quienes pagan servicios en boletas físicas, facturas en papel e incluso realizan el pedido de insumos de forma digital; lo que a su vez emite un documento con una extensión virtual.
¿Qué es la gestión de documentos?
En caso de los insumos que han sido pedidos con antelación a un proveedor, es probable que el documento que da garantía de que la orden ha sido emitida venga acompañada en un futuro de una factura. La correlación de ambos documentos, sea física o digital, está estrechamente ligada a la gestión documental. Mantener esos documentos correlacionados es la esencia misma de este proceso, aunque de la empresa dependerá las formas en que los archivos serán almacenados.
Para pasar a una gestión ágil, transparente y que permita la gestión del conocimiento dentro de sus organizaciones, el Gobierno de Chile, en su Guía Técnica para la Gestión Documental del Estado, explica que las empresas deben sumarse a la epopeya de las plataformas digitales y pensar una nueva estrategia de gestión documental.
Los 8 pasos de la gestión documental
Iniciar una gestión documental no es tarea fácil. Es un desafío que debe ser abordado desde todas sus aristas. Es por esto que muchos manuales coinciden en la existencia de ocho pasos estándar a la hora de administrar y gestionar documentos empresariales.
Esta guía se ha desarrollado con la aparición de nuevas tecnologías como la internet, aunque mantiene los conceptos clave en cuanto a medios y métodos utilizados para la gestión. Conoce cada uno de ellos a continuación.
1. Planeación
El físico alemán Albert Einstein decía que “el secreto del éxito es saber dónde encontrar la información y cómo usarla”. Por supuesto que no hablaba de la gestión documental, pero es un buen puntapié para dar inicio a estos ocho pasos con la planeación.
Este primer estadio refiere a meros procesos administrativos, técnicos, legales y funcionales en donde se revisa y se analiza las necesidades documentales de la empresa.
Aquí es importante establecer normas, protocolos y lineamientos generales para todas las áreas de la compañía, de modo que los siguientes siete pasos sean iguales para toda la gestión documental y en un futuro los archivos almacenados sean de fácil acceso para todos.
2. Producción
En la etapa de producción, quienes estén a cargo de la gestión documental se encargarán de organizar archivos y ahorrar recursos con estos cinco pasos:
- Analizar información y archivos disponibles.
- Generar categorías para organizar los documentos.
- Registrar cada uno de ellos según el nivel de relevancia.
- Verificar las estructuras de manejo de la información.
- Emplear herramientas tecnológicas en el proceso.
3. Gestión y trámite
Este paso se refiere al proceso de organizar, clasificar y dar seguimiento a los documentos dentro de una empresa o institución. En esta etapa, los documentos se distribuyen a las áreas correspondientes para ser revisados o aprobados, se registran las acciones realizadas sobre ellos, y se mantiene un control sobre el progreso de cada trámite. Así, las empresas se aseguran que los documentos lleguen a quienes lo necesitan y puedan cumplir su propósito: abonar facturas, consultar sus metadatos o simplemente consultarlos.
4. Organización
Al igual que el ejemplo de la empresa que emite pedidos de insumos vía web y recibe su facturación en formato físico, la organización será clave a la hora de correlacionar estos y otros documentos (por proveedor, insumos, precio final, entre otros) para almacenarlos adecuadamente. Este paso se encarga de declarar los documentos dentro del sistema de gestión documental, clasificarlos, alojarlos en una ubicación específica y describirlos adecuadamente.
5. Transferencia
Este paso es uno de los más importantes en la gestión documental. Posee aspectos fundamentales que garantizan que los documentos se gestionen y preserven adecuadamente a lo largo del tiempo,tales como el tiempo de conservación, formatos, necesidades de migración o conversión de documentos que aseguran su accesibilidad en el futuro.
Para ejecutar la transferencia documental, las empresas emplean instrumentos de archivo como las tablas de valoración documental, las que contienen una lista de metadatos que hacen a la preservación del documento. Este análisis es esencial para garantizar que la información que debe preservarse pase a la siguiente fase del archivo correctamente.
Algunos de estos metadatos incluyen los técnicos, de preservación y descriptivos. Con esta información, cualquier persona puede saber la extensión de un archivo, su antigüedad, formato en que ha sido convertido y peso. En esencia, conocer su estructura.
6. Disposición
Con base en los metadatos que se obtienen en los instrumentos de archivo, la disposición determina el ciclo vital de los documentos teniendo en cuenta los valores expresados en su metainformación.
Esta etapa ayuda a las organizaciones a establecer parámetros para depurar documentos obsoletos, que ocupan espacio (en términos de memoria digital) y ya cumplieron con su ciclo de vida. Un ejemplo puede ser el de una empresa que busca deshacerse de documentos anteriores a 2013. Esta podrá identificar fácilmente qué documentos conservar o eliminar realizando una filtración de contenido.
7. Preservación
Esta etapa engloba todas las acciones tomadas anteriormente. Su propósito es garantizar que los documentos históricos de una organización sean preservados con el mayor de los estándares de calidad posible, independientemente de su medio de almacenamiento o registro. Cabe destacar que no solo las empresas gestionan documentos, también lo hacen instituciones más grandes y antiguas como es una universidad.
En este caso, las universidades pueden precisar de todos los pasos anteriores para preservar documentos centenarios: imágenes, manuscritos, archivo fílmico; para protegerlos de agentes que pueden dañarlos como la humedad, suciedad o, en caso de estar digitalizados, malwares que dañen la memoria. Otra herramienta que fomenta a la preservación es implementar sistemas de respaldo digital.
8. Valoración
El octavo paso es el más complicado, dado que en esta etapa final se debe dar un valor a cada documento basándose en su información primaria y secundaria. Esta estrategia ayuda a las grandes empresas o instituciones a dar prioridad a documentos más importantes y evaluar la preservación o eliminación de documentos secundarios.
Las 3 etapas del archivo
Como hemos visto en los últimos pasos de la gestión documental, los archivos pueden tener una vida útil. El documento atraviesa diferentes fases o etapas de su vida desde el primer momento de creación hasta su destrucción o almacenamiento histórico.
Según una auditoría publicada por el Foro Económico Mundial, gracias al surgimiento de la IA, la demanda de redes de datos móviles y la criptominería; el tráfico de datos triplicará el valor calculado en 2020 hacia el año 2025: 181 zettabytes.
El aumento sustancial del tráfico de datos pone en alerta las consecuencias que esto podría tener en relación con el consumo eléctrico y, por ende, su impacto medioambiental. Es por esto que considerar el ciclo de vida de los archivos como algo fundamental para higienizar el entorno digital es clave para deshacernos de aquellos documentos que solo ocupan espacio y se encuentran en desuso.
1. Etapa activa
Desde su creación, un documento se considera en etapa activa durante los primeros cinco años de vida. En este periodo, los archivos son consultados periódicamente por razones administrativas de la organización, incluso legales: multas de tráfico, pagos a proveedores, hasta el estado de un procedimiento judicial. A medida que pasa el tiempo, sus consultas disminuyen.
2. Etapa semiactiva
Cuando un documento deja de ser consultado regularmente, pasa a la fase semiactiva y se almacena en un archivo central durante un promedio de 15 años, dependiendo de la cantidad de documentos que gestiona cada organización. Aunque su consulta es esporádica, puede ser necesario en el futuro, reactivando su uso de forma espontánea.
3. Etapa inactiva
Aquellos archivos que ya no son consultados, carecen de valor administrativo y no aportan ningún valor histórico; pasan a una etapa inactiva y deben ser destruidos. Hay que tener en cuenta que la Ley 19.628 de Chile sobre la Protección de la Vida Privada establece distintos parámetros en sus artículos sobre cómo y cuándo deben ser eliminados los archivos.
Según la ley chilena, los datos personales deben ser conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los fines de su tratamiento. Una vez que estos fines se cumplieron, los documentos que ya no tienen valor administrativo, legal o histórico deben ser destruidos de manera segura, de acuerdo con los principios de proporcionalidad y seguridad establecidos por la normativa.
Importancia de una gestión documental sólida
La gestión documental no es un fin en sí misma, es una herramienta al servicio de las organizaciones para apoyar su funcionamiento y asegurar la creación y gestión de documentos fiables, auténticos, que se mantengan íntegros a lo largo del tiempo y que puedan ser recuperados y utilizados para los fines que sean pertinente.
Así lo plantea la Universidad Alberto Hurtado en su informe llamado “Gestión Documental en el contexto de la Transformación Digital”. En Chile, uno de los primeros lugares en donde se evidencia la importancia de una gestión documental sólida es en el propio Estado. Desde la creación de la Ley de Transformación Digital en 2019, el Gobierno de Chile ha puesto en práctica la transición del uso de documentos en papel a archivos digitales:
- Los servicios públicos deberán eliminar trámites que no sean necesarios y digitalizar al menos el 80% de los trámites que aún no estén digitalizados a más tardar el 31/12/2021.
- Este porcentaje deberá llegar al 100% antes del 21/12/2023.
- De forma complementaria, los servicios públicos no podrán exigir documentación al ciudadano que ya se encuentre en poder del Estado, tomando medidas necesarias para interoperar y acceder a la información requerida.
Incluso, cumplir con una gestión documental sólida permite a una organización cumplir con sus obligaciones legales. Así lo establece la norma ISO 30301, donde se especifican los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de documentos (MSR) para ayudar a una empresa a lograr su mandato, misión, estrategia y objetivos.
Características principales de un gestor documental eficaz
Protección de la información
Las organizaciones que intentan iniciar la transición desde la gestión de documentos físicos a un formato 100% electrónico deben advertir que concretar esta transformación digital va más allá de un simple cambio de soporte y debe sustentarse de un marco apropiado de gobernanza de la información.
Estos archivos no son meros documentos descriptivos, en muchos casos contienen información confidencial, datos de terceros que son privados y deben ser gestionados de acuerdo a normativas nacionales e internacionales.
Eficiencia operativa
Más allá de la ley de datos personales y las normas ISO 30300 y 30301, existen muchas más. La gestión documental requiere de objetivos y una estrategia definida, ya sea por parte del Estado como las empresas. Uno de esos objetivos es promover capacitaciones al personal que se especializará en esa área.
Otro requisito que menciona el documento de la Universidad Alberto Hurtado sobre una gestión documental eficaz es que estos cambios operen a nivel organizacional y no en unidades aisladas, lo que conlleva una comprensión general de la función de los documentos; tanto en materia de eficiencia como para el cumplimiento legal de las obligaciones de las instituciones.
Necesidades específicas
Por último, “¿qué sabemos de nuestros clientes?”. Esta es una pregunta que puede surgir a raíz de la manipulación de documentos de terceros que son privados. Esta es una de las dimensiones más importantes de la gestión documental y la menos estudiada por las organizaciones.
La transformación digital en la gestión documental es una oportunidad para mejorar la forma en que las personas acceden a la información generada por las organizaciones, siempre y cuando aestas cumplan con parámetros de transparencia, rendición de cuentas y preservación de la memoria digital establecidos en las normativas y leyes de su país.
Almacenamiento seguro y recuperación en caso de catástrofe
En un entorno digital, las vías de ingreso de malwares o agentes externos que buscan hacerse de información confidencial son muchas. Según el IBM X-Force Threat Intelligence Index de 2024, Chile es el tercer país más atacado de Latinoamérica en materia de ciberdelincuencia, luego de Brasil y Colombia.
El sector del retail, las finanzas y el seguro son las industrias más atacadas y uno de los vectores más utilizados para atacar a sus víctimas son las credenciales de seguridad y las actualizaciones de extensiones en Google Chrome. Por esta y otras razones, las organizaciones adoptan estrategias de recuperación ante catástrofes.
Este fenómeno devuelve a la normalidad las operaciones, los datos y la infraestructura de TI de una empresa después de una incidencia disruptiva, con el objetivo de reducir el tiempo de inactividad y aminorar la pérdida de datos. Si bien los ciberdelitos son la causa más común, también pueden ocurrir disrupciones por causas naturales, errores humanos o interrupciones del suministro eléctrico, por mencionar un ejemplo.
Soluciones en la gestión documental para almacenamiento seguro
En este proceso, damos por sentado que la gestión documental será realizada en un entorno digital. De lo contrario, el único riesgo existente serían causas naturales o errores humanos que provoquen la avería de documentación física. En documentos digitales, uno de los métodos de almacenamiento más utilizados es la encriptación.
El cifrado es el proceso de codificar información privada a través de modelos matemáticos, a modo que esos datos estén protegidos al momento de ser transportados a través de una red conectada a internet y sean difíciles de violar. Según Statista, para 2022 casi el 40% de las empresas encuestadas indicaron que un 21% y el 40% por ciento de sus datos confidenciales en la nube estaban encriptados.
Esta solución debe considerarse principalmente en aquellas empresas que gestionan sus documentos a través de sistemas de nube, ya que es una de las alternativas más comunes de almacenamiento y en donde muchas personas tienen acceso y necesitan identificarse periódicamente para poder acceder a ellos, poniendo en juego información privada de terceros y de la compañía en sí misma.
Ventajas de cambiar a un sistema en la nube
Breve historia de la gestión documental
La evolución del archivo tal y como se lo conoce apareció en la década del 80, cuando comenzaron a desarrollar software de gestión de documentos en papel con nuevas tecnologías digitales. En esta etapa temprana de la gestión documental, a este fenómeno se lo relacionaba con la gestión de documentos físicos únicos como contratos, documentos impresos o fotografías.
Según explica Kyocera, una empresa destacada en el mercado de la gestión de documentos, hardware y software; la gestión documental fue perfeccionándose cada vez más con el paso de las décadas hasta poner en marcha la transición de la manipulación de archivos físicos a electrónicos, llegando al punto actual donde los sistemas de gestión documental aportan seguridad, almacenamiento de metadatos e indexación y recuperación.
La nube y su impacto en la gestión documental
La revolución de la gestión documental llegó en manos de las tecnologías cloud. Esta apuesta al futuro de las organizaciones no solo mejora la manipulación de documentos digitales, sino que además aumenta la productividad y la posibilidad de trabajar desde cualquier parte del mundo sin depender de archivos alojados en una biblioteca física.
Luego del aislamiento social por la pandemia, el trabajo remoto se convirtió en una alternativa para muchas empresas. La nube permite que los trabajadores accedan a documentación desde cualquier lugar y conectarse con otros, independientemente de su ubicación. Sin embargo, una encuesta a empresas relevada por Kyocera dio a conocer que:
- Un 22% de los encuestados utiliza tecnologías cloud para automatizar la circulación de documentos.
- Solo un 15% de las organizaciones comparte información a través de la nube.
- Los sistemas de gestión documental son demasiado complicados de implementar para el 31% de las empresas consultadas.
Estos resultados no hablan de la ineficiencia de las tecnologías nube, sino de que la implantación en una empresa de un sistema de gestión documental debe basarse en un cambio de la cultura de la organización. Por eso cuando hablamos de gestión documental, nos referimos a una herramienta a utilizar y no un fin en sí mismo. Como tal, debe ser estudiada y lleva tiempo de implementación.
Ventajas de utilizar nube en la gestión documental
Con un sistema de gestión documental en la nube, las organizaciones utilizan una red de servidores remotos alojados en Internet para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un servidor local o una computadora de escritorio.
Entre sus mayores ventajas, se encuentra la reducción de costos, ya que contar con un software nube implica un gasto menor en relación con la inversión de hardware físico. ¿Qué otras ventajas existen?
- Instalar y ejecutar software sin ayuda de un equipo TI.
- Costos iniciales bajos.
- Acceso a la nube desde cualquier parte del planeta.
- Copias de seguridad automatizadas.
- El sistema de nube puede expandirse o reducirse según sea necesario para la organización, lo cual lo convierte en una arquitectura escalable.
¿Por qué elegir un software de gestión documental in situ?
De acuerdo con un estudio de la consultora EY, el 72% de los ejecutivos en Chile cree que la productividad impulsada por la tecnología será una tendencia clave en los próximos años. La adopción de un sistema de gestión documental cloud podría ser la herramienta fundamental para mejorar la eficiencia operativa y fortalecer la competitividad de tu empresa.
Sin embargo, algunos creen lo contrario. Existen aún organizaciones que apuestan por los software de gestión documental in situ, aquellos que son instalados y ejecutados localmente desde los servidores de las empresas. Es que este sistema aún muestra ventajas relevantes, entre ellas:
Control in situ
Al almacenar la información en servidores locales, no se depende de proveedores externos, lo que asegura una gestión y protección de los datos a cargo íntegramente de la empresa. Dependerá de ella adaptar los estándares de seguridad y cumplimientos necesarios para proteger esa información.
Seguridad y privacidad de la red
Al mantener los datos en servidores propios, las empresas pueden implementar medidas de seguridad personalizadas, adaptadas a sus necesidades específicas. Esto es beneficioso en casos donde las organizaciones no quieren que su información privada sea manipulada o pueda ser vista por personal ajeno a la empresa.
Normativas exigentes
Un software de gestión documental in situ permite a las empresas ajustarse a regulaciones locales sin depender de terceros. En Chile, por ejemplo, el cumplimiento de la Ley N°19.628 es fundamental para garantizar que los datos personales sean manejados con el debido resguardo, y en muchos casos los software nube extranjeros no se adaptan a las normativas nacionales.
Acceso sin internet
En entornos con conectividad a Internet limitada, un software in situ permite a los usuarios acceder y trabajar con documentos sin conexión. Este problema puede ocurrir en industrias donde el trabajo se realiza en ubicaciones lejanas, donde el acceso a la red es escaso o de baja calidad.
Costos por servicio
Aunque la implementación inicial de la gestión documental in situ puede ser más costosa, a largo plazo puede resultar más económico que las soluciones basadas en la nube, que requieren pagos recurrentes por suscripción.
