En la actualidad, transformar digitalmente su compañía es un fenómeno que no mira hacia atrás. Hoy los CEOs más importantes del mundo invierten miles de millones de dólares en reformar su esquema de trabajo para incorporar tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático y/o sistemas ERP. Este último es el enfoque líder de esta revolución.
El gasto global en transformación digital se estima en unos US$3,9 billones de dólares para 2027 y, en consecuencia, aparecen nuevos procesos de negocio que facilitan el trabajo de las empresas. Tal es el caso de la planificación de recursos empresariales, un sistema de trabajo extremadamente prometedor que ayuda a gestionar de forma eficiente todos los procesos laborales en un mismo lugar.
Introducción a los Sistemas ERP: ¿Qué son y cómo pueden beneficiar a tu empresa?
La planificación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés), es un tipo de software que las organizaciones utilizan para gestionar las actividades empresariales diarias, como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro.
A nivel mundial, Statista indica que la mayor parte de los ingresos por sistemas ERP se generan en Estados Unidos (US$26.440 millones). En Chile, su mercado está proyectado en unos US$116,20 millones este año, con una tasa de crecimiento anual del 3,84%. Su estimación de crecimiento no es algo casual, dado que las empresas chilenas adoptan cada vez más software de gestión laboral para integrar su negocio a la transformación digital:
El principal motivo es agilizar sus operaciones comerciales y mejorar la eficiencia. La solución más utilizada por los chilenos para alcanzar sus objetivos es la adopción de software como servicio (SaaS en inglés) y soluciones ERP basadas en la nube. Sin embargo, una característica que no puede faltar en sus software es el acceso móvil y la capacidad de analizar grandes cantidades de datos.
Tipos de Sistemas ERP: ¿cuál es el más adecuado para tu empresa?
Los software ERP pueden generar reportes y monitorear el desempeño de tu empresa en minutos. En general, todo sistema de ERP ofrece automatización, integración e inteligencia esencial para ejecutar eficientemente todas las operaciones cotidianas de análisis de negocio. Pero las necesidades de cada industria se adaptan mejor a un sistema de planificación antes que a otro:
- Finanzas necesita un sistema para cerrar rápidamente los balances contables.
- E–commerce requiere una herramienta para gestionar todos los pedidos del cliente.
- Logística depende de un software para entregar el producto a tiempo.
- Contabilidad necesita un sistema para pagar a los proveedores a tiempo y en forma.
- Gerencia requiere visibilidad del rendimiento de la empresa para tomar decisiones.
Para atender cada una de estas oportunidades, los sistemas de planificación de recursos empresariales incluyen una variedad de módulos distintos. Cada uno de ellos brinda soporte a procesos de negocio específicos y SAP define a cada uno de ellos en la siguiente lista de sistemas.
1. Finanzas
El módulo financiero es esencial en la mayoría de los sistemas ERP. Gestiona los números de la compañía, automatiza tareas financieras, rastrea cuentas por pagar y cobrar, genera informes financieros y ayuda a los profesionales del área a cumplir con los estándares de ingresos y mitigar riesgos financieros.
2. Gestión de RRHH
En el área de recursos humanos, los sistemas ERP incluyen un módulo que registra horas, asistencia y nómina a la flota de empleados de una compañía. Incluso, es capaz de conectarse a suites completas de gestión de capital humano (HCM) para ejecutar funciones más avanzadas, como analíticas de la fuerza laboral y gestión de la experiencia de sus empleados.
3. Abastecimiento
Este módulo centraliza y automatiza el área de compras. Es capaz de gestionar solicitudes de oferta, contratos y aprobaciones, reduce el gasto en compras diversas, sobrecompras y mejora la negociación con proveedores mediante analíticas potenciadas por IA que buscan la mejor oferta del mercado sobre un mismo bien.
4. Ventas
El módulo de ventas realiza un seguimiento de las comunicaciones con clientes, usando datos estratégicos para aumentar ventas. Además de incluir la gestión de pedidos, contratos, facturación y soporte a la fuerza de ventas; los software ERP para ventas ayuda a las empresas a gestionar la personalización de la experiencia del cliente (UX) basada en datos para fidelizar relaciones interpersonales.
5. Fabricación
Ayuda a simplificar procesos de fabricación y garantiza que la producción de bienes y servicios se ajuste a las demandas del mercado. Este módulo incluye la planificación de requisitos de materiales (MRP), programación de producción, ejecución de fabricación y gestión de calidad.
6. Gestión de logística y suministro
La gestión de logística y suministro rastrea el movimiento de bienes y abastecimiento, gestiona inventarios en tiempo real, operaciones de almacenamiento, transporte y logística. De esta manera, mejora la visibilidad y resiliencia de la gestión de la cadena de suministro (supply chain en inglés).
7. Servicio
Ayuda a las empresas a ofrecer un servicio confiable y personalizado, incluyendo herramientas para reparaciones internas, repuestos, gestión de servicios externos y flujos de ingresos basados en servicios.
8. I+D e ingeniería
El módulo de investigación y desarrollo (I+D) brinda herramientas sobre el diseño y desarrollo de productos, gestión del ciclo de vida del producto (PLM) y compliance. Este software ayuda al área de ingeniería a pensar y desarrollar ideas innovadoras de manera rápida y rentable.
9. Gestión de activos empresariales
Reducir los tiempos muertos de producción e inactividad es una forma eficiente de gestionar los activos empresariales. Con la ayuda de este módulo ERP, una empresa puede mantener sus equipos funcionando de manera eficiente. ¿Cómo? Incorporando software de mantenimiento predictivo, programación, planificación de activos, y gestión de medioambiente, salud y seguridad (EHS).
Funcionalidades clave de un Sistema ERP: ¿Qué puede hacer por ti?
Como se ha visto, las posibilidades de los sistemas ERP son numerosas y se espera que en los próximos años su tamaño de mercado se expanda en un 10%: de 50,98 mil millones de dólares en 2023 a 99,35 mil millones de dólares en 2030 según un informe de la Exactitude Consultancy. Con ayuda de sus módulos, se adaptan al tamaño, industria y requisito operativo de cada organización.
El objetivo principal de los software ERP es aumentar la eficiencia de las fábricas a través de una plataforma única e integrada, reemplazando así los sistemas tradicionales de trabajo que se caracterizaban por ser inconexos y fragmentados. Si lo que se busca es resiliencia, las organizaciones no pueden quedar atrás de la competencia y el único camino es implementar técnicas propias de la industria 4.0.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
La planificación de recursos empresariales funciona a través de un sistema o suite, un paquete de programas y software que se hablan entre sí y comparten una misma base de datos en común. Cada uno de estos módulos, como se ha visto, está comprometido con un área específica de la compañía; aunque todas ellas trabajan con la misma base de datos para estar sincronizados bajo un mismo objetivo.
Mediante la visualización de datos en la aplicación ERP, sus usuarios pueden trabajar con el abastecimiento de la compañía, el nivel de ventas, fabricación y finanzas; todo desde un mismo lugar y en tiempo real. En Chile, rubros como la minería, pesca y la manufactura de alimentos, gestionan la totalidad de sus actividades a través de módulos ERP.
Beneficios de un sistema ERP para la gestión empresarial
La influencia de los sistemas ERP en el mundo empresarial actual es innegable. Oracle explica en su sitio web que integrar datos y procesos empresariales permite a las empresas ahorrar hasta un 15% neto en gastos al integrar sus áreas de trabajo en un mismo sistema y optimizar los flujos de trabajo de manera inteligente.
Esto proporciona ventajas específicas para las empresas
- Mejor visión del negocio: Informes en tiempo real con business analytics y big data.
- Costos operacionales más bajos: Automatización de procesos con ayuda de IoT y robótica.
- Aumento de la colaboración: Plataformas de colaboración en la nube y comunicación en tiempo real.
- Aumento de la eficacia: Interfaces de usuario estandarizadas y procesos optimizados mediante IA.
- Infraestructura homogénea: Unifica tu arquitectura empresarial a través de tecnologías de integración de sistemas.
- Índices más altos de adopción por parte de los usuarios: gracias a sus interfaces de usuario intuitivas, con reportes y análisis mejorados.
- Menor riesgo: Logrado mediante el uso de blockchain para una mayor integridad de datos y controles financieros robustos.
- Menos costos de explotación y gestión: Sistemas integrados y uniformes potenciados por la computación en la nube.
Durante la primera encuesta de acceso y uso de tecnología de información y comunicación (TIC) en empresas, elaborada por la División Política Comercial e Industrial de Chile, se conoció que la principal herramienta informática de gestión usada por las empresas chilenas es la planificación de recursos empresariales: Según los resultados de la encuesta, un 77% de las organizaciones grandes utiliza al menos un sistema ERP. En el caso de las PYMEs, este número desciende al 22% (2,5 puntos).
ERP en la Nube vs. On-Premise: ¿Cuál es la mejor opción para tu empresa?
De acuerdo con su carácter de implementación, existen tres tipos de ERP: en la nube, on-premise y ERP híbrido. Cada uno de ellos presenta características distintivas y la mejor opción a elegir dependerá de los objetivos que cada empresa tenga a cumplir.
ERP on-premise
Los ERP on-premise son sistemas instalados directamente en los servidores de la empresa, permitiendo un control completo sobre los datos y la personalización del software. Si bien una de sus ventajas más importantes es la capacidad de integrarse a otros sistemas internos, como software de contabilidad, son uno de los ERP más costosos ya que su implementación requiere de una alta inversión inicial, un equipo IT dedicado a la instalación de todos sus componentes y una mantención periódica.
ERP en la nube
ERP en la nube son software alojados por el proveedor y accesibles a través de internet. Este modelo es popular por su bajo costo inicial, flexibilidad y accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a internet. Entre sus beneficios más importantes, los ERP en la nube se actualizan automáticamente, ya que dependen del desarrollo de un administrador externo. También ofrece el beneficio adicional de ser fácilmente escalable, ya que las empresas pueden agregar o eliminar usuarios según sea necesario.
ERP híbrido
Los ERP híbridos combinan elementos on-premise y cloud. Esta opción permite a las empresas mantener datos críticos en servidores locales mientras aprovechan las ventajas de la nube para otras operaciones. Contiene las ventajas propias de ambos sistemas (escalabilidad, mantenimiento automático y bajos costos), pero también sus desventajas (dependencia del proveedor de hosting, personalización limitada y seguridad).
¿Qué tipos de servidores ERP se usan más?
Para conocer esta respuesta, cabe resaltar que los principales proveedores ERP mundiales han centrado sus esfuerzos en desarrollar y mejorar cada vez más sus servicios en la nube, y las organizaciones son conscientes de ello. Los servicios cloud son considerados una de las tecnologías más transformadoras y fundamentales de la transformación digital del siglo XXI, con aplicaciones en múltiples industrias.
Según datos proporcionados por un estudio de Oracle en sociedad con 451 Research, el 98% de las empresas en América Latina que utilizan la nube pública han adoptado una estrategia multicloud. En ese mismo sentido, una consultora de servicios ERP se encargó de responder la incógnita sobre qué tipos de servidores prefieren usar las compañías ¿On premise o Cloud?
De acuerdo con “The 2024 ERP Report”, publicado por Panorama Consulting Group, hay un aumento interanual en el uso de software ERP de nube. En el informe de 2023, sólo el 65% de las organizaciones seleccionaron software en la nube. Gracias a la creciente popularidad de la IA, las empresas se han inclinado hacia soluciones flexibles y adaptables que permitan una rápida innovación tecnológica.
Esto se debe principalmente a tres razones:
- Escalabilidad y flexibilidad: El software basado en la nube se amplía y reduce fácilmente para adaptarse a las necesidades fluctuantes de los sistemas de IA, que a menudo requieren una potencia informática considerable;
- Integración de datos: La IA prospera en conjuntos de datos accesibles. El software en la nube centraliza el almacenamiento de datos simplificando la integración;
- Modernización e innovación: Las plataformas en la nube suelen ofrecer funcionalidades modernas como herramientas de IA/ML y analítica avanzada.
Incluso, Panorama explica que, si bien las organizaciones pueden tomar los beneficios de la nube sin tener previsto adoptar inteligencia artificial a sus esquemas de trabajo, las empresas encuestadas demostraron que eran menos propensas a seleccionar la tecnología en la nube si no tenían planes de integración de IA.
Tendencias actuales en Sistemas ERP
Las grandes empresas, aquellas con una plantilla de más de 250 trabajadores, gestionan y comparten datos en tiempo real con sistemas ERP. Los más utilizados son aquellos basados en la nube, donde cada usuario tiene una instancia de software separada, alojada en el hardware de la infraestructura pública, y le permite obtener un mayor nivel de control y capacidad de personalización amplificada.
Según un estudio de mercado de la Mordor Intelligence, los principales competidores del mercado son Microsoft Corporation, SAP y Oracle. Estas empresas ofrecen soluciones de software ERP diseñadas para medianas y grandes empresas para ayudarlas en funciones complejas como finanzas y operaciones.
Soluciones como Oracle Netsuite, Oracle ERP Cloud y Microsoft D365 se dirigen a pequeñas y medianas empresas que buscan actualizar su sistema contable básico y evolucionar a través de la transformación digital. En el caso de SAP, la empresa norteamericana fue una de las primeras en desarrollar soluciones de planificación de recursos empresariales, estableciendo estándares globales para el desarrollo de aplicaciones ERP. Su último desarrollo, SAP S/4HANA, incorpora IA y machine learning.
Integración de ERP con otras tecnologías: maximizando su potencial
En la era actual, signada por el desarrollo sostenible y el impulso de la inteligencia artificial generativa, los sistemas ERP han incorporado todos estos criterios y tecnologías para mejorar la reputación de sus clientes y contribuir a su digitalización. Tal es el caso de Microsoft, SAP y Oracle que, con sus propuestas tecnológicas, han trabajado junto a ONGs y entidades privadas para mejorar su calidad de servicio.
Microsoft: Sistemas ERP con inteligencia Artificial
En marzo de 2023, Microsoft lanzó Microsoft Dynamics 365 Copilot, la primera IA del mundo especializada en ERP, que incorpora la inteligencia artificial desarrollada por la empresa de Bill Gates, Copilot, en todas las líneas de negocio. Según una encuesta reciente de la compañía, casi el 90% de los trabajadores esperan usar IA para reducir tareas repetitivas.
Dynamics 365 Copilot permite a las organizaciones equipar a sus trabajadores con herramientas de IA para el desarrollo de selling, servicios, marketing, operaciones y gestión de la cadena de suministro. Sin embargo, una de las tendencias que más interesa a quienes digitalizan su empresa es dedicar más esfuerzos a las partes importantes de su trabajo y menos a tareas rutinarias.
Microsoft Copilot es la inteligencia artificial generativa que Microsoft busca implementar a todas sus aplicaciones ya desarrolladas a modo de equiparar una porción mayoritaria en el terreno de la IA, cuyos competidores principales son Google (DuetAI), OpenAI (ChatGPT) y Apple (Apple Intelligence): Desde su explorador web, pasando por el desarrollo de sistemas operativos hasta su clásico Paquete Office.
SAP: Utilizar ERP por un futuro sustentable
En Chile, el 76% de las empresas ya usan o planean usar soluciones tecnológicas para gestionar la sostenibilidad, según un estudio de SAP. Sus herramientas ERP son fundamentales en este esfuerzo, ya que permite a las empresas reducir sus costos operacionales, mejorar la colaboración y asegurar la integridad de sus datos.
Un 35% de las organizaciones chilenas que utilizan SAP para su planificación de recursos empresariales les permitió incorporar alguno de los pilares establecidos por la ONU en sus Objetivos de Desarrollo Sostenible. Pensar en un futuro sostenible mejora la reputación de las empresas, siendo este uno de los propósitos principales que impulsan este desarrollo.
En cuanto a la inversión, SAP indica que un 58% de los ejecutivos chilenos planea realizar una inversión similar a la del año anterior, mientras que un 32% planea aumentarla y solo un 10% planea reducirla. Chile sirve de ejemplo en mejora de calidad de servicio para países como Colombia, Brasil y Argentina, al tener cada vez menos empresas que carecen de estrategias sostenibles.
Oracle: Software ERP para la gestión bancaria
En relación con el desarrollo ERP, Oracle no se queda atrás. Hacia fines de 2023 anunció un trabajo conjunto con Mastercard para ayudar a los clientes empresariales a automatizar las transacciones de pago de empresa a empresa (B2B) de extremo a extremo.
La asociación permitió a Oracle conectar su software ERP a los bancos que trabajan con Mastercard para agilizar y automatizar el proceso de pagos y finanzas entre fabricantes (o fabricantes con su distribuidor, o entre un distribuidor y un minorista).
Dado que la experiencia del cliente es un factor que preocupa a las grandes empresas, Mastercard se interesó también en ver cómo su fusión junto a Oracle podía mejorar su calidad de servicio. Para enfrentar esos desafíos, Oracle utiliza la plataforma de tarjetas virtuales de Mastercard para acelerar transacciones financieras de extremo a extremo y permitir a los bancos ofrecer servicios de valor agregado dentro del ERP en la nube de Oracle, mejorando así su eficiencia operativa.
