La digitalización y gestión documental permite resolver estas problemáticas, así como alcanzar otros beneficios. Para conocer la propuesta de Epson, conversamos con Piedad Navarro, Product Manager de Impresión Corporativa y Escáneres para Chile y Bolivia.
¿Qué se requiere hoy para estos proyectos?
Hay ciertos requisitos básicos para cumplir el objetivo de una buena gestión documental: este proceso debe ser automático, de fácil uso, y entregar seguridad de la información y protección de datos. También debe brindar un acceso rápido, seguro y desde cualquier lugar, entregando una disponibilidad inmediata. Además, cada etapa de este proceso tiene sus propios requerimientos. Por ejemplo, la digitalización requiere equipamiento adecuado al volumen diario de digitalización, conectividad según la necesidad (USB, red o Wi-Fi), controladores que permitan integración con software de terceros, etc. En tanto, la captura de la información requiere OCR para leer información dentro del documento y es esencial poder identificar diferentes datos para luego poder aplicar inteligencia y hacer gestión con ellos.
En este campo, ¿cuál es la propuesta de Epson?
Contamos con multifuncionales y scanners para diferentes necesidades de digitalización diaria, desde escáneres personales portátiles (entre 200 y 3.500 páginas), de escritorio (hasta 4.500) y departamentales (entre 4.500 a 9.000), llegando hasta el segmento de producción que permiten hasta 40.000 páginas diarias. Con este portfolio, podemos abordar proyectos de tamaño carta o doble carta, con diferentes tipos de conectividad y compatibilidad con TWAIN e ISIS.
Al ser muy fáciles de usar, compactos y de alta durabilidad, junto con las características mencionadas, estos modelos se adaptan a cualquier industria, situación o requerimientos. Se podría contar con escáneres portátiles o de escritorio para bajo volumen de escaneo para atención de usuarios y con equipos departamentales de mayor volumen en áreas departamentales. Sus opciones de conectividad permiten que se puedan usar en terreno, el hogar o en la oficina, facilitando el trabajo independiente del lugar.
¿También ofrecen software?
Así es. Para la captura de la información contamos con el software gratuito Document Capture Pro, compatible con nuestra línea corporativa, el que permite, por ejemplo, digitalizar y detectar textos, transformar el documento en un archivo editable, aplicar inteligencia en el almacenamiento de los documentos, y posibilita el escaneo a la nube. Todo esto independiente del lugar donde se encuentre, logrando incluso unificar en un solo almacenamiento que luego facilita la búsqueda de documentos desde cualquier ubicación. Además, se puede complementar con software de gestión documental de terceros, agregando inteligencia y nuevos flujos de trabajo.
En tanto, Epson Open Platform nos otorga una completa compatibilidad con las soluciones de software de terceros, integrando las etapas de digitalización y captura con la de gestión documental y almacenamiento.
También se ha incorporado una nueva solución dentro de su software Epson Print Admin, creando una plataforma de Advanced Workflow, que unifica la administración de impresión con gestión documental en una sola aplicación, haciendo más eficiente y seguro el proceso.
¿Cómo apoya Epson a sus clientes en estos proyectos?
Epson, con apoyo de sus canales de distribución, se encarga primero de identificar las necesidades concretas de los clientes en cada una de sus áreas de trabajo, cuáles son sus “dolores” y potencial de mejora. Entonces, con ingenieros expertos, se hace el levantamiento de los requerimientos y se presenta una solución a la medida, evitando tener equipos sobredimensionados o subdimensionados respecto al uso real que se le dará, logrando finalmente un trabajo más eficiente.
