La Dirección General del Territorio Marítimo y de Marina Mercante, Directemar, es un organismo dependiente de la Armada de Chile cuya función es ejercer la administración del litoral y de las aguas sometidas a la jurisdicción nacional y el control técnico y profesional de la Marina Mercante y de las actividades marítimas nacionales, con el propósito de contribuir al desarrollo marítimo de la nación.
Como parte de la política institucional de gestión y desarrollo integral, esta Dirección General implementó a comienzos de año la solución de Desempeño Empresarial CorStrategy de CorVu, que incluye dentro de su base de clientes al Ejército de EEUU, donde existe una de las implementaciones de Balanced Scorecard más grandes del mundo, y que en Chile es representada por el proveedor de soluciones tecnológicas OnVision Group.
Jorge Valenzuela Rivera, Capitán de Fragata y Jefe de la Oficina de Gestión Organizacional de Directemar, nos entrega más detalles de este proyecto.
En 1995, Directemar llevó a cabo un diagnóstico organizacional con el fin de mejorar la gestión interna y ofrecer un servicio de excelencia en el ámbito público, visualizándose ámbitos de acción en el área de la plani-ficación estratégica y de la actualización de procesos críticos. Cuatro años después, la Institución contaba con la solución empresarial CorStra-tegy de CorVu, provista por OnVision Group, que permitió diseñar un cuadro de mando integral -Balance Scorecard- de primera línea. Dentro de este contexto, el Director General del Territorio Marítimo y de Marina Mercante, Vicealmirante Don Rodolfo Codina Díaz, con una visión de futuro en el año 2003, dispuso la conformación de un grupo de trabajo para actualizar los procesos de gestión, abocándose a la tarea de buscar una herramienta que permitiese vincular la planificación estratégica con la función diaria que ejecutan sus órganos dependientes (Capitanías de Puerto y Goberna-ciones Marítimas).
“Teníamos antecedentes de los buenos resultados logrados por nuestra Institución y aprovechando las licencias y el know how que ya tenía el personal informático, decidimos utilizar también CorStrategy”, comenta el Comandante Valenzuela.
El uniformado agrega que en un principio utilizaron la solución para el área de logística y hoy apuntan hacia la fase de gestión, esperando ponerla en marcha de manera definitiva a fines de este año en las 16 Gober-naciones Marítimas y 61 Capitanías de Puerto a cargo de Directemar. “CorStrategy es una herramienta de gran valor para la gestión diaria de las diferentes dependencias y para realizar un servicio más expedito, con menores tiempos de respuesta”, agrega.
Mayor confiabilidad en las operaciones
Inicialmente, la organización contaba con aplicaciones propias que ofrecían bases de datos y fórmulas de cálculo distintas, complicando muchas veces la gestión interna, razón por la cual se necesitaba un sistema que estuviese en línea y que permitiese recabar datos de forma directa y remota, sin ningún tipo de manipulación humana. “Con esta solución, pudimos detectar falencias internas y logramos generar una base de datos única. Ello fue muy provechoso, pues evitamos la duplicación de información, lo cual trajo consigo la posibilidad de lograr una mayor confiabilidad en las operaciones”.
Vicealmirante Rodolfo Codina Díaz, Director General del Territorio Marítimo y Marina Mercante.
CorStrategy ayuda tanto a empresas como a instituciones a mejorar el desempeño del negocio, integrando y automatizando el plan estratégico, presupuestos, recursos y medición del desempeño. Además, uno de los aspectos más interesantes de esta herramienta es que vincula planillas Excel y documentos Word y no está limitada a bases de datos. También es muy flexible, ya que teniendo claros los objetivos estratégicos puede recabar información a través de una vista web para poder elaborar los distintos indicadores. Como afirma el Comandante Valenzuela, “dicha característica nos entrega una ventaja sustancial, ya que ahora somos capaces de elaborar indicadores compuestos y facilitar la toma de decisión para cada una de las Capitanías del país y enfrentar de manera más adecuada la dinámica del entorno marítimo”.
La solución de CorVu opera mediante la integración de una serie de módulos como gestión de estrategia, riesgo, recursos e incentivos, los cuales están conectados a una aplicación de Business Intelligence. Cabe mencionar que el Balanced Score-card de CorStrategy ofrece las últimas innovaciones para la automa-tización del tablero de mando, facilitando el empoderamiento de los usuarios para lograr mayor efectividad en el proceso de alineamiento de los recursos a la estrategia.
“Además, en la medida que se tenga claro el proceso de planificación, el sistema es amigable, ya que permite obtener soluciones operativas”, añade.
Una solución que proyecta a la organización en el tiempo
El Jefe de la Oficina de Gestión Organizacional de Directemar, pone de manifiesto que resulta vital hacer énfasis en la importancia de adoptar una metodología de negocios que apunte a alinear las actividades a nivel operativo de la organización con la estrategia corporativa definida. “Uno de los principales errores de gestión en la actualidad está en la generación de una mala integración entre lo que se define a nivel estratégico y lo que se ejecuta en el ámbito operacional”.
A su juicio, muchas veces este tipo de soluciones no proyectan a la organización en el tiempo, ya que pueden satisfacer requerimientos ope-rativos, pero no necesariamente de gestión en el largo plazo. “Lo fundamental, en este caso, es tener claro los objetivos a futuro, ya que con ello el sistema puede empezar a vincular y ponderar los diferentes ámbitos donde se desarrolla la gestión y, a su vez, atribuirle factores de relevancia de un proceso respecto a otro para poder conformar el cuadro de mando final”.
Finalmente, el Comandante Valen-zuela destaca la constante preocupación en términos de apoyo técnico y de capacitación que ha ofrecido en este tiempo OnVision Group. “Hemos contado con todo un soporte que nos ha permitido mantener los plazos estimados desde un principio. Pero, tal vez lo más interesante es que siempre ha existido una actitud proactiva, manteniéndose una alianza estratégica que persigue el éxito conjunto”.
Noviembre de 2004
