Si bien Business Intelligence es más que simple software, se ha transformado en una venta de soluciones milagrosas, pero el camino correcto para aprovechar el potencial de un proyecto de este tipo es otro e incluye varias etapas indispensables.
Inteligencia de Negocios o BI (Business Intelligence), es mucho más que simple software; lamentablemente en Chile y en gran parte de América Latina se ha ido desperfilando y convirtiendo en una venta de soluciones milagrosas, cosa que ha ido actuando en contra y afectando lo que podría ser la base del triunfo de muchas empresas.
La forma para lograr sacar provecho de un proyecto de BI va por otro camino; debe enfocarse en varias etapas, todas necesarias y más aún indispensables, me atrevería a decir. Veamos esto un poco más en detalle, pero primero intentemos delinear lo que debiera ofrecerse en un proyecto de BI:
1. Sin lugar a dudas lo más importante es agregar valor:Esto se consigue únicamente al lograrse un claro entendimiento de la cultura empresarial y de su estrategia, con esto dilucidado, podremos analizar los procesos y definir post análisis los indicadores.
2. Segmentar los indicadores:No todos tendrán los mismos fines, aquí debemos explicar a nuestra contraparte esta segmentación con el fin de decidir en conjunto cuáles irán en el dashboard principal y cuáles no. Existen pues indicadores de índole estratégica, tácticos y operativos; estos grupos difieren en muy poco conceptualmente, pero en su aplicación se marcan claramente las diferencias.
3. Debe ofrecerse, además, un ROI que se haga efectivo en un tiempo mínimo:Esto es posible dado que, como comentamos en el punto 1, se hará un levantamiento de procesos, que si bien no será tan profundo como se haría en un proyecto de BPM, tiene la suficiente profundidad como para detectar problemas y “cuellos de botella” a los que se recomendará aplicar buenas prácticas. Desde el momento en que se inicie la aplicación de estas últimas, obtendrá la empresa beneficios y la mejora será el inicio de la recuperación de la inversión.
4. Finalmente, pero no menos importante, debe ofrecerse inteligencia:No debemos olvidar que, al final, es esto lo que se está vendiendo y lo que la compañía cliente necesita y quiere.
Estos cuatro puntos son un resumen de lo que debiera ofrecerse como parte del paquete de soluciones que se está adquiriendo, menos es comprar simplemente software. Cuidado con quienes llegan preguntando cuáles son los indicadores que usted quiere en su tablero de control, eso, como dijimos antes, es parte de lo que debe ofrecerse.
Las fases
Veamos las etapas de un proyecto de BI, ya que son la base del cumplimiento de la promesa de éxito del proyecto. Estas son:
1. Kick off del proyecto:Acá deben estar los gerentes y éste se debe presentar de acuerdo a la importancia que tiene. Sin el apoyo y compromiso de la alta gerencia es imposible el logro de buenos resultados.
2. Análisis de la realidad empresarial:Debe aquí lograrse un conocimiento de la cultura empresarial y de su estrategia, así como de lo que se persigue como logros en el corto, mediano y largo plazo.
3. Análisis de los procesos principales:Los grandes procesos generalmente no son más allá de siete y habitualmente están explicitados en los ERP, donde se modularizan.
4. Recomendación de buenas prácticas:Frente a los problemas o “cuellos de botella”, deben recomendarse buenas prácticas que mejoren éstos.
5. Definición de indicadores por segmento.
6. Estructuración de los indicadores:Deben formularse matemáticamente los indicadores, dado que de otra manera es imposible poder representarlos en un dashboard o tablero de control.
7. Armado del dashboard.
8. Cierre del proyecto.
Como podemos ver no es difícil el camino, pero requiere de compromiso y trabajo, así como de una total apertura por parte de los funcionarios de la organización que vive el proyecto, para así poder lograr resultados más allá de los esperados.
¿Qué es BI?
Veamos ahora una definición de BI, que permitirá visualizar los pasos antes mencionados:
BI es la transformación de los datos provenientes de los sistemas transaccionales, en información ordenada y coherente, de la información en conocimiento y el conocimiento puesto al servicio de la estrategia empresarial.
La pregunta que muchas veces surge y que debiésemos responder es: ¿Por qué emprender un proyecto de este tipo? Las respuestas pueden ser muchas y pueden ir desde: “Un amigo me recomendó hacerlo”, hasta, la más lógica y la menos formulada: “Tengo muchos datos, pero no tengo información”, esta última es la base de un proyecto de BI.
¿Tiene mucha data dispersa en múltiples sistemas o su ERP le da una innumerable cantidad de reportes, pero son simplemente datos, no información, y qué necesita para gestionar? La respuesta es información, simple y clara, ordenada y efectiva, que pueda ser transformada en conocimiento y a la que apliquemos la estrategia empresarial para catapultar a nuestra compañía a lugares de excelencia dentro del mercado, tanto nacional como internacional.
BI es un elemento catapultador, entrega lo necesario para que las empresas crezcan más allá de lo esperado, porque provee los medios de control de los procesos y ordena los mismos; pero, vuelvo al inicio, no se logra nada sin el total compromiso de la alta gerencia.
Antes de comprar una herramienta de BI conviene mirar el “Cuadrante Mágico de Gartner” y ver si lo que se va a adquirir está dentro de él. Con esto nos aseguramos de que la herramienta sea realmente de punta en el mercado, pero más allá de esto debemos exigir que se nos dé un servicio de alta calidad en materia de consultoría, esto pasa por el cumplimiento de los pasos antes descritos. En artículos posteriores, conversaremos sobre algunos mitos en BI.
Sobre el autor Salvador Gandulfo es Ingeniero Civil Industrial y PhD en Business Intelligence. Se ha desempeñado durante más de 10 años como consultor en TI, con especialización en Business Intelligence, Business Process Management, reingeniería y IT governance. Actualmente lidera el equipo de BPM & BI en Strategos (strategos.pro) y es profesor del Diplomado en Gestión Informática del Departamento de Ingeniería Informática de la Universidad de Santiago de Chile.
