Hace siete años la Universidad Católica del Maule identificó la necesidad de modernizar su gestión administrativa, financiera, contable, académica e investigativa para simplificar la operación y reducir el número de procesos y sistemas.
El diagnóstico llevó a la institución de educación superior a iniciar el 2018, y de la mano de SAP, el proyecto Titán con el objetivo de unificar, integrar y estandarizar sus procesos mediante la implementación de un software que les permitiera la planificación, trazabilidad y administración óptima de sus recursos.
Entre 2018 y 2020 desarrollaron la primera fase de innovación tecnológica, destinada a mejorar la performance de sus sistemas financiero y contable. “En UCM, antes de SAP, teníamos alrededor de 50 sistemas, algunos de mayor envergadura que otros, pero todos trataban de ayudar a la gestión macro de la universidad. En el 2018, el Honorable Consejo Superior aprobó la implementación de S/4HANA porque era la que presentaba mayores ventajas desde el punto de vista de las necesidades de la universidad”, explicó en su momento Marianela Monsalve, directora de proyecto Titán de la UCM.
La solución integró en un solo repositorio toda la información financiera y contable, permitiendo a la organización mejorar el pago de los estudiantes, la gestión y el control de ingresos. Además, se redujo de forma considerable el tiempo de las operaciones.
Tras concluir la primera fase de modernización tecnológica, la organización echó a andar la segunda, implementando Student Lifecycle Management entre 2020 y 2022, solución que integra toda la información de los estudiantes en un solo sitio, lo que permite a la universidad acceder de manera fácil y eficiente al ciclo de vida completo de un alumno, desde su postulación hasta el egreso.
El vicerrector de Administración y Finanzas de la casa de estudios, Doctor Pablo Hormazábal, durante la ceremonia de cierre del proceso indicó: “Con toda claridad y certeza podemos afirmar que somos una universidad de clase mundial, porque si estamos siendo regularmente consultados por otras instituciones de Latinoamérica y de Chile, respecto a nuestra experiencia en SAP, significa que nos consideran como un caso de éxito”.
