Desde la promulgación de la Ley 19.799, estamos ad portas de quizás la más importante aplicación práctica de la firma digital: la Factura Electrónica. Impulsado por el SII, este proyecto contempla un modelo operativo y tecnológico para reemplazar el uso del documento en papel. El concepto genérico de Factura Electrónica hace referencia a un conjunto de documentos tributarios que incluye, en principio, facturas, notas de crédito y débito, guías de despacho, facturas exentas, facturas de compra y boletas de servicios periódicos.
Los beneficios para las empresas de esta nueva forma de operar son muchos, estando los principales relacionados con la eficiencia del ciclo de cobranzas, la reducción de costos directos e indirectos asociados a este ciclo y la seguridad que se incorpora al sistema al evitar el transporte y almacenamiento físico de documentos. A modo de ejemplo, el SII ha estimado que el ahorro promedio para los contribuyentes por concepto de papel, timbraje, almacenamiento, envío y pérdida de documentos valorados alcanza los $474 por documento. Adicionalmente, se espera una ganancia para el país debido a la mejor fiscalización y recaudación que podrá realizar el SII al manejar toda la información en formatos electrónicos.
Por otra parte, para los contribuyentes este modelo contempla la generación de documentos electrónicos, su despacho tanto al SII como al contribuyente receptor y el manejo electrónico de los libros de compra y venta. Asimismo, se definen conceptos como el rango de folios de estos documentos virtuales, reemplazando de esta manera el timbraje físico, y un nuevo timbre de validación que se calcula a partir de los datos de la factura y que tiene una representación impresa como código de barras en dos dimensiones. Por último, todas las transacciones deberán ser firmadas digitalmente de manera de garantizar su autenticidad, integridad y evitar el posterior repudio de las operaciones.
Preparándonos para el cambio
Aquellas empresas que decidan incorporarse a la facturación electrónica deben contar con una plataforma tecnológica ad hoc, que les permita resolver todos los puntos del modelo en un entorno confia-ble y seguro, pero a la vez flexible e integrable. Esta plataforma debe resolver básicamente tres grandes temas: el uso y aplicación de la firma electrónica, la lógica del modelo operativo de la factura electrónica y las facilidades de administración y auditoría.
El uso y aplicación de la firma electrónica se refiere a todos los elementos necesarios para administrar certificados digitales, firmar y validar documentos e incluye la administración de las claves públicas de los participantes, las validaciones con la autoridad de registro (chequeo de listas de revocación o permisos), los algoritmos para encriptación y firma digital y el almacenamiento seguro de información de log para posterior auditoría.
Por otro lado, la plataforma debe ser capaz de responder a las definiciones propias del modelo operativo de factura electrónica, como es la generación y firma de los documentos tributarios electrónicos a partir de información de los sistemas administrativos y contables de la empresa y su adaptación a los formatos XML definidos, la obtención desde el sitio web del SII y el manejo de los rangos de folios, el cálculo del timbre electrónico, la representación impresa de la factura electrónica, la recepción y validación de documentos de otros contribuyentes, el formato electrónico de los libros de compras y ventas y el envío y recepción de información a través de distintos canales (mail, web, sistema de colas, etc.)
Finalmente, las facilidades de administración y operación deben permitir la configuración del sistema (usuarios, relaciones, tipos de documentos, flujos de firmas, etc.), almacenamiento seguro, control de las transacciones, facilidades de auditoría y estadísticas de uso.
Actualmente, el SII se encuentra en la etapa final de un proyecto piloto y, bajo este marco, es muy probable que Chile cuente con una normativa durante el primer semestre. Se espera que las empresas adopten la factura electrónica, ya sea internalizando la tecnología o recurriendo a servicios externalizados de proveedores de servicios de facturación (PSF). La decisión final la adoptará cada empresa dependiendo de múltiples variables como el volumen de facturación, la capacidad interna del área informática y la necesidad de integración con los sistemas internos. Lo importante es prepararse desde ya para un cambio que pondrá a Chile a la altura de los países más avanzados en esta materia.
Marzo de 2003
