Por qué la gestión de activos tecnológicos es tan importantePor Cristián Garrido, Socio de Acender Consultores.
Aunque el camino hacia el éxito de la gestión de activos tecnológicos es un reto, los peligros de la inacción son aún mayores. Sin un programa de gestión de activos de TI organizado en forma centralizada y de manera formal, las empresas se enfrentan a riesgos considerables.
La preocupación por prácticas ineficientes de control de gastos y el aumento de regulaciones sólo se suman a la presión del trabajo diario. El resultado ha sido que las empresas cada vez más se deciden por abordar proyectos de gestión de activos TI.
Los factores que contribuyen a llevar a cabo este tipo de proyectos son:
• Las amenazas de seguridad: Las empresas están descubriendo que tienen que tener la capacidad de seguimiento de todos los dispositivos de Tecnologías de Información, incluidos los notebooks, PCs, PDAs y software relacionado, a través del ciclo de vida de cada equipo. Estos activos suelen contener información confidencial y los departamentos de TI deben controlar la pérdida o eliminación de datos del dispositivo para garantizar que la data residente no se vea comprometida. Con el fin de asegurar un activo de las amenazas y remediar sus vulnerabilidades, una organización debe ser capaz de localizar la información sobre el activo (por ejemplo, localización, propiedad, configuración, etc).
• Aspectos legales: Si las organizaciones de TI no están conscientes de todos los activos que deben ser entregados y desechados de manera apropiada, pueden producirse problemas de seguridad, de propiedad intelectual, cumplimiento de licencias, problemas regulatorios y riesgos ambientales.
• Cumplimiento normativo: El aumento de las regulaciones aumenta las presiones a los departamentos de TI a efectos de proporcionar información precisa respecto al negocio. Por ejemplo, las empresas de salud y otras organizaciones están preocupadas por la privacidad de los datos y, por otra parte, muchas compañías deben tener en cuenta las normas ambientales para su operación.
• Negociación de contratos: Los contratos de activos tecnológicos pueden no reflejar la propiedad real de los activos y las necesidades del uso y gestión del ciclo de vida de los mismos, provocando condiciones menos ventajosas cuando los contratos se negocien o renueven.
• La asignación de los recursos de TI: Esta asignación sin un adecuado gobierno del gasto puede resultar en una superposición / duplicación de tecnologías y un mayor esfuerzo de control en toda la organización.
• Opciones limitadas de pagos financieros: La incapacidad para moverse a una estructura alternativa de pago, como el caso del leasing, podría evitar que se haga realidad una reducción de costos deseada.
• Presión de los proveedores por el cumplimiento: Más que nunca, los fabricantes de software están enfocados en el estricto cumplimiento respecto a los acuerdos de licencias de software. La incapacidad de un departamento de TI para gestionar adecuadamente el cumplimiento del licenciamiento de software puede resultar en publicidad negativa ante el mercado y/o multas significativas, poniendo en riesgo la reputación de la empresa.
Teniendo en cuenta estos factores, un programa de gestión de activos tecnológicos es claramente esencial pero, para asegurarse de que sea efectivo, la gestión de activos de tecnológicos debe estar vinculada a la estrategia de TI a largo plazo, así como a la estrategia operacional actual.
La reduccón de costos, aunque deseable, no es el único foco de un programa exitoso de gestión de activos tecnológicos. Igualmente importante es reducir la exposición a los riesgos, mejorar el cumplimiento del licenciamiento de software y hacer un mejor uso de los términos contractuales. Para hacer todo esto, el programa de gestión de activos tecnológicos de una compañía debe ser una parte integral de su estrategia TI y de negocio.
