Esta moderna tecnología podría eliminar 250 millones de hojas sueltas al año y un total aproximado de 1.500 millones de hojas que se encuentran almacenadas actualmente en cientos de bodegas y estantes de las empresas, generando así grandes beneficios y eliminando, de paso, una serie de ineficiencias y trámites. Este es sólo uno de los grandes impactos que podría generar la adopción de esta nueva modalidad de operación -Resolución SII Nº150 del 29 Diciembre del 2005-. Todo esto, considerando sólo a aquellas compañías que hoy cuentan con sistemas computacionales contables y están autorizadas por el SII a generar, imprimir y archivar en hojas sueltas prefoliadas sus principales registros y libros contables, los que ahora podrán sustituir y reemplazar por archivos electrónicos. Y a los datos informados hay que sumar, además, la gran mayoría de las empresas (cerca de 500 mil) principalmente Pymes y Mypymes, que al no disponer de un sistema computacional contable, deben generar y llevar manualmente estos libros y registros.
Eso no es todo, las empresas están obligadas por ley a almacenar y disponer en papel prefoliado de esta información histórica por un período de seis años, particularmente para responder a un proceso de fiscalización del SII o a la realización de una auditoría interna o externa de la empresa, todo lo cual resulta caro, engorroso e inaplicable de efectuar, generando además una serie de costos ocultos, por lo ineficiente e inútil que resulta ser este modelo en la práctica.
Basta sólo imaginarse cómo puede un fiscalizador del Servicio de Impuestos Internos efectuar revisiones tributarias a una empresa mediana y grande con un alto volumen de operaciones contables reflejadas en miles de hojas sueltas (10 mil a 60 mil hojas/año).
He conocido de algunos casos de empresas que llevan al SII camionetas llenas de papeles timbrados con sus libros contables, respondiendo así cabalmente a la obligación de presentar y disponer de dichos registros en el momento en que les sea solicitado para una audi-toría tributaria (fiscalización).
Del mismo modo, podemos imaginarnos cómo se puede realizar un verdadero proceso de auditoría contable interna o externa en aquellas empresas que generan miles de hojas sueltas prefoliadas, donde reflejan sus operaciones y transacciones. No cabe duda de que el mayor costo de este proceso lo representa el recopilar (encontrar) y tratar de navegar en un mundo de papeles.
Los beneficios de la nueva modalidad
Según estimaciones de algunas instituciones, el costo de generar e imprimir una hoja suelta prefoliada es del orden de $80 por cada hoja; si consideramos que una empresa mediana a grande debe generar y archivar entre 30 mil y 60 mil hojas sueltas al año, los costos directos para cumplir con esta obligación podrían llegar al orden de los $4.500.000 al año. En tanto, el costo país para cumplir esta obligación de carácter tributaria y contable es del orden de los US$250 millones.
Llegó el tiempo de ahorrar y aumentar la productividad en las empresas; sin mayor análisis y evaluación económica para medir el retorno de la inversión en esta tecnología, si una empresa invirtiera cerca de $2 millones en una solución tecnológica para generar sus libros contables en forma digital, el primer año recuperaría la inversión y lograría ahorros económicos, mas allá de los beneficios obtenidos en productividad y eficiencia.
Marzo de 2006
