En la industria TI regularmente surgen nuevas tendencias. Varias no pasan de una moda, algo así como “mucho ruido y pocas nueces”, pero hay otras tantas que logran establecerse y perduran en el tiempo. La consumerización es una de ellas. Los gustos personales y preferencias de los usuarios en tecnología, y no sólo en el ámbito de los dispositivos, sino también de las aplicaciones, se han “tomado” el ambiente empresarial y a las compañías, muchas aún reticentes a sumarse por miedo a la seguridad o por desconocimiento, no les queda más camino que aceptarlo. Los especialistas adelantan que la consumerización ya está aquí y llegó para quedarse y que tiene el potencial para revolucionar la productividad de los trabajadores.
Basta con mirar en la calle y es posible ver cómo las personas usan sus smartphones. Muchas lo que están haciendo es enviar, revisar o responder correos de trabajo; lo hacen desde un café, el lobby de una oficina, antes de subirse al auto o en la casa y a cualquier hora. Así es la consumerización: los usuarios deciden qué dispositivos, aplicaciones y servicios usan en el empleo.
En Chile “la penetración de la consumerización es cada vez mayor y ha venido aumentado de manera progresiva en el último tiempo. De hecho, la misma penetración de smartphones, que está alcanzando un 25% y va en incremento, habla de cómo las personas están utilizando cada vez más herramientas de conectividad y movilidad que potencian el trabajo y la organización laboral”, detalla Ronny Fredes, Corporate Account Manager SOLA Region, Citrix.
En términos específicos, según el estudio de IDC “IT Invesment Trends Chile H2 2011”, se estima que en el país un 17% de las empresas permite a sus empleados usar sus tablets en ámbitos laborales, mientras que en el caso de los computadores portátiles esa cifra llega a un 31%. Otra estadística de la analista estima que un 35% los autoriza a usar sus smartphones para acceder a datos corporativos, cifra bajo el promedio regional (43%), pero igualmente significativa y en alza. Las razones de esta tendencia son varias: la tecnología avanza y existe una presión competitiva por acceder a los últimos desarrollos. Además “en Chile debiera darse más fuerte, porque a nivel regional el país es el más avanzado en redes móviles, así como en el uso de las redes sociales, incluso comparado con la penetración en el mundo. Los empleados están utilizando sus equipos personales en el trabajo y exigiendo que las compañías lo permitan, y éstas no lo pueden evitar”, manifiesta Federico Amprimo, Director, Integrated Sales & Marketing Programs, IDC LA.
Hoy también se habla de BYOD (Bring Your Own Device), concepto que se usa como sinónimo de esta tendencia, pero que se refiere específicamente a que los empleados traigan sus dispositivos a la oficina; la consumerización plantea también la demanda de éstos de herramientas TI similares a las que usan en su vida personal, como sistemas de búsqueda del tipo Google o aplicaciones de colaboración como Facebook.
“La consumerización es una tendencia irreversible en todo el mundo. Sin embargo, muchas de esas organizaciones desconocen aún cómo sacar el máximo partido a los dispositivos de consumo en el ámbito de la productividad, mientras otras aún no han abordado una estrategia especial para esta tendencia, lo que significa elegir tecnología eficiente y segura y gestionarla apropiadamente”, señala Mauricio Chacón, Gerente General de Dell Chile.
Los pro y los contra
Ronny Fredes, Citrix. Federico Amprimo, IDC. Mauricio Chacón, DELL.
Para el ejecutivo de Dell, “más que una tendencia a la que las empresas puedan o no optar, es una necesidad concreta, impulsada por sus propios empleados, clientes y socios de negocios”. Por lo mismo “no la pueden evitar. Viene de todos los empleados, incluso de los altos ejecutivos, que son los primeros que quieren tener su celular o tablet conectado a las redes de la compañía y esto no se puede ignorar”, enfatiza el profesional de IDC.
Sin embargo, aún subsisten algunos temores o desconocimiento por parte de las compañías, respecto a cómo se pone en riesgo la seguridad de la información confidencial o la complejidad de brindar acceso a los empleados a las aplicaciones corporativas. Ante lo cual, el ejecutivo de Citrix resalta que básicamente se debe adoptar esta tendencia “porque es lo que algunos llaman un ‘Win-Win’, una situación donde la única opción es el beneficio. Y conecta a los trabajadores de forma más personal con el aumento de la productividad, construyendo un camino de eficiencia, maximización de tiempo y múltiples factores, que se entrecruza con la libertad de usar los propios implementos o bagaje TI, generando tanto una sensación de libertad como de confianza”.
La lista de pro de la consumerización, señalan los especialistas, inclina la balanza a decir categóricamente sí a esta tendencia. La productividad es el primero y así lo concluye en forma determinante el estudio Evolving Workforce Study, de Dell e Intel, que encuestó a más de 8 mil trabajadores en todo el mundo y 29 expertos y líderes de negocios. “Es evidente que estas tecnologías redundan en mejores niveles de productividad y comunicación, lo cual supone mejorar procesos internos y, por cierto, incrementar los niveles de servicio al cliente. En otras palabras, la movilidad se convierte en una realidad y las barreras físicas se diluyen, permitiendo a las organizaciones brindar acceso remoto y en tiempo real a sus empleados, a través de todo tipo de dispositivos portátiles”, comenta Mauricio Chacón. Y la movilidad impulsa la innovación, agrega Federico Amprimo, hay más facilidades para desarrollar sistemas o aplicaciones que permiten innovar, lo que redunda en una mayor ventaja competitiva para la empresa en un inicio.
También se da una mayor satisfacción de los empleados, que se refleja, de nuevo, en mayor productividad, y que genera un espacio laboral hoy atractivo para la nueva generación de trabajadores, nativos digitales que consideran el acceso a la tecnología como un plus a la hora de elegir dónde quieren trabajar, lo que de paso permitiría cautivar mejores talentos. Otro pro es un menor costo en cuanto a adquisición de hardware, pero que viene aparejado de un contra: un mayor costo y complejidad en la gestión de múltiples dispositivos y plataformas. “El departamento TI prácticamente debe convertirse en especialista en múltiples plataformas. Tener a personas que controlen diversos sistemas operativos es más costoso en términos de especialización y capacitación o bien implica apoyarse en terceros para poder gestionar estos ambientes”, explica el ejecutivo de IDC, y agrega que “más movilidad conlleva más riesgos, por ejemplo de robo de equipos o de datos, porque no necesariamente éstos tienen aplicaciones de borrado remoto o bloqueo, que en plataformas controladas es más fácil tener”. “En aquellos casos en que no existe una visión estratégica de la dirección empresarial, un aspecto negativo principal es la seguridad. No se trata de que las organizaciones deban ‘a priori’ temer por su información y aplicaciones, sino estar conscientes de los riesgos, conocerlos y aplicar en el uso de dispositivos de consumerización sus propias políticas de seguridad”, asevera el ejecutivo de Dell.
Definiendo una estrategia
Está claro: la consumerización es una tendencia irreversible, los beneficios son tentadores y aunque hay algunos riesgos, la clave es canalizar ambos cuidadosamente. “Las empresas y especialmente la gerencia, deben definir cómo se abordará el acceso de los empleados a sistemas y aplicaciones corporativas e incluir en esa definición cómo calzan sus necesidades reales y sus expectativas y la de sus empleados con las políticas de seguridad”, comenta Mauricio Chacón.
Para eso los especialistas recomiendan configurar una estrategia y planificar una hoja de ruta, definiendo a qué aplicaciones se dará acceso primero, por ejemplo, sólo e-mail y después herramientas de colaboración o aplicaciones que no son el “core” de la empresa. Este roadmap debe estar alineado al plan de TI de la compañía, por ejemplo, si habrá algún cambio en el ERP considerar cómo se irá dando acceso a los diferentes empleados. La recomendación, detalla Federico Amprimo, es que “aquellas personas que accedan a datos muy sensibles del negocio utilicen dispositivos provistos por la propia empresa, de manera de tener control total sobre éstos en relación a la política de seguridad y privacidad de los datos”. Además, ésta debe ser aceptada oficialmente por los usuarios y muy explícita respecto de quién puede y quién no acceder a qué, ya que en algún momento puede implicar hacer borrado remoto de los datos de un equipo que se pierde, aun cuando implique eliminar data personal, o manejar los equipos con contraseña, lo que a algunos puede no gustarle. Luego, gestionar los dispositivos “implica desplegar herramientas de TI que permitan administrar los privilegios de acceso de los usuarios y los respaldos de datos de manera eficiente y flexible, haciendo que éstos se adapten, lo más transparentemente posible, a la infraestructura tecnológica de la organización”, sostiene el ejecutivo de Dell.
En esta etapa, tecnologías como virtualización y cloud son protagonistas. “La primera -agrega Ronny Fredes- ofrece la posibilidad de integrar de forma segura las diversas tecnologías que han provocado esta tendencia, canalizándola adecuadamente y previniendo posibles conflictos en cuanto a temas de seguridad, así como asesorando para que el proceso impacte de la mejor manera posible tanto a la productividad como a la eficiencia, permitiendo una verdadera expansión de la libertad y una mejora profunda en la calidad de vida de los usuarios”. Nuevas expectativas en las organizaciones y un cambio significativo en la forma de trabajar, los coletazos de una tendencia que llegó para quedarse, considerada por Gartner como una de las principales en la próxima década.
