Luego de lograr su autonomía académica en 1999, la Universidad Nacional Andrés Bello (UNAB) experimentó un notable crecimiento en su plana administrativa en un período de tan sólo tres años, pasando de 335 funcionarios a un total de 758. Motivada por tal grado de desarrollo y la consiguiente complejidad de su organigrama laboral, la entidad educacional privada decidió implementar a principios de Junio de este año el software de recursos humanos WinPer desarrollado y comercializado por la firma local Binaria. Esta solución multiuso permite modernizar la gestión de dicha área, logrando una considerable reducción en el tiempo de procesos de postulación y selección de nuevo personal. Para conocer la experiencia de la UNAB con esta aplicación, conversamos con María Isabel Valenzuela, Directora de Personal, y Patricio Rojas, Director de Informática.
En la actualidad, la UNAB -fundada en 1988- es una de las mayores instituciones de educación superior en nuestro país, ya que cuenta con cerca de 14 mil alumnos y más de 1.000 académicos. Junto a ello la plana administrativa, que experimentó un incremento cercano al 100%, debe afrontar hoy no sólo la administración y gestión de una institución de tales características, sino que además preocuparse por satisfacer las necesidades internas y externas de empleados y clientes.
En este sentido, el área de Recursos Humanos, en especial la Dirección de Personal, es la división encargada de establecer el nexo laboral entre la plana directiva y los funcionarios, razón por la cual, a
juicio de María Isabel Valenzuela, «el sistema WinPer permitirá potenciar un área de enorme importancia estratégica para la universidad».
Debido al aumento del volumen de trabajo, y tomando en cuenta que en esta sección hay sólo 10 personas, la UNAB consideró que los sistemas informáticos de recursos humanos no podían seguir desarrollándose de forma interna y de manera manual.
El software WinPer, que fue entregado a fines de Julio para su operación, requirió un período cercano a los dos meses de instalación y está orientado a satisfacer necesidades de información en esta área a todos los usuarios y directores, afirma Patricio Rojas.
Con su implantación, la universidad espera potenciar en el corto plazo su unidad de Personal y alcanzar un desarrollo acorde con las exigencias que impone una administración moderna.
Un sistema multiusuario
Diseñada para ofrecer eficiencia en la administración de personal, WinPer es una herramienta concebida como un software paramétrico y generalizado, que se adapta fácilmente a distintos tipos de empresas ayudando a solucionar requerimientos del área de Recursos Humanos.
Desarrollado a nivel local por la em-presa Binaria -con más de 25 años de trayectoria en el mercado chileno- este software posee un módulo de Recursos Humanos que incorpora y maneja información local y es desarrollado «in extenso», ofreciendo a los usuarios la posibilidad de incluir parámetros y problemáticas no habituales sin salirse del sistema.
Además, el sistema es multiusuario y ofrece una licencia que permite la activación y uso desde todos los PCs que la empresa desee sin necesidad de pagar adicionales.
Respecto a los requerimientos técnicos, la aplicación utiliza sistemas de red NT Server 4.0, NetWare 5.0 y Winframe 1.7. El ancho de banda mínimo requerido es de 10 Mbps (LAN), mientras que el sistema operativo puede ser Windows 95, Windows 98, 2000 NT, Workstation 3.51 NT o Workstation 4.0.
WinPer puede ser instalado en tres modalidades: local, mediante el cual el producto se instala en cada PC; local/remota, donde se instala en la red y cada vez que el PC cliente arranca, verifica si existen actualizaciones en el servidor y las carga al PC; y remota, en el cual el producto se instala en la red y los PCs accesan a ella.
Entre los módulos que componen la solución destacan, entre otros, Remuneraciones, Nómina de Personal, Seguridad, Previsionales, Finiquitos, Contratos, Feriados, Licencias Médicas, Certificados y Honorarios.
Automatizando la gestión
Si bien María Isabel Valenzuela señala que sólo en un período de tres meses se podrá hacer una evaluación más definitiva, ya que hoy se están implementando los módulos de Prevención de Riesgos y Capacitación, la primera impresión es muy positiva y los módulos parecen ser bastante completos. «Antes, se ingresaban las postulaciones de trabajo a través de planillas Excel, que eran cerca de 80 a la semana, y ahora están listas en sólo un día. Esto es muy importante, porque se puede tener un perfil completo y detallado de cada candidato».
La Directora de Personal agrega que este software resulta fundamental para la gestión, permitiendo lograr resultados más claros y concretos a diferencia del sistema anterior que estaba muy centralizado en la dirección de personal.
Para Patricio Rojas, la gestión se va automatizar muchísimo gracias a este sistema, muy sencillo de utilizar, ya que, junto con un mejor desarrollo de la dirección de personal, WinPer permitirá también una considerable reducción en el tiempo que toman los procesos de postulación y selección.
«Pensamos que la herramienta nos será útil, por ejemplo, para mantener al día el registro de prevención de riesgos y capacitación, además de lograr una información actualizada referente a licencias médicas, convenios y remuneraciones», agrega.
Más agilidad, menos tiempo
Para Patricio Rojas una de las mayores ventajas de WinPer radica en que las áreas de gestión podrán quedar separadas claramente y habrá gente responsable para cada trabajo, factor que es fundamental para un área que se maneja con información de este tipo. «Ello nos dará más agilidad y mejores tiempos de respuesta», señala.
Agrega que además de permitir que la plataforma SQL 7.0 -sobre la cual operaba la antigua aplicación- fuese fácilmente traspasable al WinPer con la consiguiente seguridad que querían lograr dentro de cada módulo, Binaria ofreció también la actualización permanente del sistema, lo que fue clave al momento de evaluar un sistema de estas características.
Para el profesional el proceso de capacitación a cargo de Binaria constituirá un tema de mucha ayuda para el área, ofreciendo soluciones más detalladas y con mejores argumentos para los empleados. «En el proceso de construcción hubo una muy buena disposición de la empresa, mientras que las reuniones fueron rápidas y claras, por lo cual estamos muy conformes», concluye.
Septiembre de 2002
