Cuando un importante número de empresas va en busca de un sistema de gestión de documentos, para agilizar la administración de sus papeles y hacerla más eficiente, FileNet, de IBM -comercializada en Chile a través de Ingram Micro- pone a disposición de las compañías, además, una herramienta de Business Process Management (BPM), que trabaja junto al sistema de gestión documental, dotándolo con características avanzadas para estar a la vanguardia de las necesidades de hoy. Respecto a sus ventajas, conversamos con Emilio Deik, Gerente General de Azurian, consultora experta en la implementación de esta solución de IBM, a la que además ha nutrido de un exclusivo sistema de firma digital avanzada.
¿Qué beneficios tiene para las empresas contar con un sistema de gestión documental y BPM?
FileNet es una infraestructura de gestión documental, que incorpora un sistema de BPM. Así, procesos que antes implicaban disponer de los documentos en un repositorio separado, ahora es posible administrarlos digitalmente, desde un comienzo, porque los procesos de negocios se monitorean desde el mismo sistema. Eso está cambiando la forma de hacer gestión de éstos digitalmente; es verdaderamente un paso adelante, porque significa que los documentos y los procesos están relacionados, y se administran en forma automatizada, pudiendo iniciar procesos a partir de la captura de documentos, requerir la captura o generar documentos en partes del proceso.
¿Esta es una característica que diferencia a FileNet?
Así es. FileNet nació en Estados Unidos hace más de diez años. Gracias a su éxito fue adquirida por IBM y desde hace tres años es implementada en Chile por especialistas como Azurian, con excelentes resultados en empresas de rubros muy variados, porque éste no es un sistema que sirva a una determinada industria, sino que es útil para todo proceso de negocio que involucre un gran manejo de documentos. Su sello es que resuelve la administración de la documentación y los procesos que están involucrados en esos documentos, lo que la convierte en una herramienta altamente competitiva.
¿Los clientes valoran esta performance?
Definitivamente. Contar con un sistema que permita visualizar los procesos y hacer gestión sobre los documentos derivados, todo al mismo tiempo, es un beneficio significativo. Junto con esto, la plataforma FileNet realiza gestión sobre los procesos y el monitoreo en línea de éstos, lo que permite no sólo verlos, sino que también tomar acciones, si es preciso. Esto da la posibilidad de capturar la información de cómo están funcionando los procesos en realidad, hacer modificaciones y proponer correcciones. FileNet es una solución de alto valor agregado. Y en ese sentido, en Azurian nos hemos preocupado de seguir robusteciéndola, a través de la incorporación a FileNet de la firma electrónica avanzada. Esto es especialmente útil para el caso de documentos que requieren la firma de varias personas, y en que la validación y verificación es un factor clave para asegurar su autenticidad.
¿Cuál es el rol que juega Azurian en el proceso de implementación?
Aportamos dos variables muy importantes. Por una parte, el conocimiento de saber cómo esta herramienta se comporta y, por otra, la consultoría, proceso en el que abordamos cómo el cliente debe definir sus procesos y utilizar esta infraestructura para resolver sus problemas y obtener soluciones óptimas. Los resultados logrados en los proyectos de tecnología que abordamos han sido muy satisfactorios, lo que está avalado por una presencia de 17 años en el mercado local y nuestra expansión a seis países de la Región.
