Lafarge Chile, parte del grupo francés Lafarge -pronto a cumplir 100 años de existencia-, revisa constantemente sus sistemas tecnológicos. Su área de TI está inserta en el proceso de negocio y en la cadena de valor de la compañía; por lo tanto, mejorar los sistemas y soluciones con las que opera es una preocupación permanente. En esta línea y con el objetivo de optimizar la gestión y el tiempo de desarrollo de las herramientas de workflow con las que funciona, decidió trabajar con C-Flow de Colabra, lo que además le ha traído importantes ventajas desde el punto de vista de la estandarización de los procesos. Para conocer detalles de este proyecto, conversamos con Willy Schumacher, Subgerente TI Chile; y Eduardo Torres, Jefe de Sistemas TI Chile; ambos de Lafarge.
En nuestro país, Lafarge está subdividida en las empresas Lafarge Cementos, Lafarge Hormigones, Lafarge Aridos y Lafarge Morteros. Todas éstas operan con una plataforma TI centralizada, a través de la unidad denominada Centro de Servicios Compartidos, que atiende las demandas de más de 1.000 empleados distribuidos en 60 oficinas de Arica a Punta Arenas. Su objetivo es resolver los requerimientos ligados a las numerosas áreas de negocios de las compañías del rubro, a través de distintas soluciones, entre éstas, aplicaciones workflow para el seguimiento de procesos.
El área de TI de Lafarge ha implementado cerca de 14 sistemas workflow, porque, como señala Schumacher, “creemos que son la herramienta del futuro. Nos permite conocer en qué parte del proceso está la acción, cuánto tiempo demora cada una de sus etapas, saber quiénes son los responsables de los procesos y cumplir con los niveles de servicio comprometidos”.
Para Torres, en tanto, “una gran ventaja de estas aplicaciones es que permiten estandarizar la forma en que trabajamos, ordenando los procesos y la administración del tiempo en cada una de sus etapas. Poder medir los flujos de trabajo, sin duda, nos permite saber dónde mejorarlos y esa posibilidad, junto con las otras ventajas ya mencionadas, han convertido a las herramientas workflow en una aplicación altamente demandada por los usuarios de nuestro servicio”.
Tiempo, costo y eficiencia
Antes de decidir implementar la herramienta C-Flow de Colabra, Lafarge definía sus requerimientos, cotizaba con dos o tres proveedores y encargaba el desarrollo de las aplicaciones. El problema, como indica el Subgerente TI Chile de la compañía, es que se construían sobre herramientas no nativas, lo que significaba que hacer cualquier tipo de modificación o adaptación -incluso mínima- implicaba largos tiempos y altos costos. Otra gran dificultad era la demora en la etapa de desarrollo, que generalmente se traducía en varios meses de espera.
Los factores tiempo, costo y eficiencia fueron las variables que hicieron al grupo TI Chile de Lafarge buscar una nueva plataforma sobre la cual desarrollar las aplicaciones workflow que requería. “Modificar los procesos rápidamente y de manera económica se convirtió en una urgencia, porque además de tener 14 workflows ya construidos, los cuales había que mejorar, teníamos una lista de otros diez en carpeta”, señala Torres.
La compañía escogió el servicio de Colabra porque su sistema garantizaba tiempos de desarrollo bajísimos -cercanos a las dos semanas-, la posibilidad de integrar modificaciones y mejoras a la herramienta de manera continua, y la seguridad de efectuar actualizaciones al sistema en apenas un par de días.
Luego de tres meses operando con C-Flow, Lafarge ya ha desarrollado dos sistemas workflow: de reclutamiento de personal y de solicitud de equipos y accesorios móviles. Como explica Schumacher, “una de las innovaciones que nos permitió hacer C-Flow en estos dos sistemas fue integrar proveedores, lo que nos da la posibilidad de administrar las demandas de los usuarios con niveles de eficiencia máximos”.
Además, Lafarge espera traspasar todos los workflows ya construidos a la plataforma C-Flow, lo que le permitirá tener una administración simplificada y centralizada de sus desarrollos, de la manera más rápida y económica. Asimismo, motivados por los positivos resultados obtenidos gracias a la solución C-Flow de Colabra, en Lafarge se encuentran en proceso de evaluación de otro producto de la suite, para la administración de la Intranet de la compañía, que será implementado en el transcurso de 2009.
Máxima velocidad de desarrollo
En términos comparativos, C-Flow de Colabra ha impreso una velocidad impensada a la etapa de construcción de las aplicaciones workflow de Lafarge en relación a lo que la empresa hacía antes. “Pensar que es posible construir una herramienta de este tipo en dos semanas es verdaderamente sorprendente y comprobar que se puede mejorar los niveles de eficiencia en los procesos es muy gratificante”, afirma Torres.
El profesional también destaca la flexibilidad de la oferta de Colabra y la comodidad del formato de C-Flow. “La herramienta es muy intuitiva desde el punto de vista de los usuarios, los ‘clips’ que tiene son muy parecidos a los productos que se usan todos los días y eso la convierte en una aplicación muy amistosa. Muchas veces las herramientas están destinadas al usuario final, pero son tan complejas que terminan siendo administradas por el área de tecnología, y en este caso eso está lejos de ocurrir. Justamente C-Flow permite independizar a los usuarios del área TI y hace posible que la velocidad de implementación de los workflows sea exponencial”, asegura.
En relación al equipo de profesionales de Colabra, los ejecutivos coinciden en su capacidad para construir soluciones. Según explica Schumacher, “aun siendo una empresa que vende soluciones, ha desarrollado una metodología de implementación de workflows y eso nos ha hecho el trabajo más fácil. Ha venido con ‘best practices’ en cuanto a la construcción de workflows; una gran ventaja desde nuestra perspectiva de clientes. Eso quedó demostrado con el segundo workflow que construimos: nuestra gente de recursos humanos estaba muy preocupada por los tiempos de desarrollo de la aplicación de reclutamiento, pero luego de una semana de trabajo les mostramos el proyecto en un estado de avance de 80%, y una semana después, completamente terminado. Eso es velocidad y eficiencia a toda prueba”.
