Andrés Etcheberry, Senior Product Manager de Sovos.
Los numerosos cambios regulatorios que se han producido en Latinoamérica para la emisión y recepción de facturas en los últimos años han impuesto una serie de desafíos a las compañías, que deben buscar las mejores alternativas para cumplir con las normativas a tiempo y, a la vez, administrar sus recursos eficientemente.
Una de las áreas críticas que demandan la atención de los equipos de administración y finanzas de las empresas tiene que ver con la gestión del pago de facturas a proveedores, en especial, de aquellas compañías que mueven niveles masivos de documentos. En este sentido, la creación de un canal de comunicación eficiente con dichos proveedores, que permita entregarles información sobre el estado de pago de las facturas emitidas y aumentar la eficiencia en los procesos de aprobación de los documentos, puede representar una mejora sustantiva para las operaciones.
En esta línea, y con el objetivo de simplificar y automatizar la gestión de estos documentos y apoyar a las empresas en el cumplimiento de las normativas asociadas, Sovos desarrolló la plataforma Portal de Proveedores (AP Portal), que permite habilitar un canal de comunicación fluido, bidireccional y diario entre el comprador y sus proveedores, al publicar los documentos recibidos con sus estados de aprobación y/o rechazo, y aplicar opcionalmente otras funcionalidades como las correcciones de referencias/sustentos y carga de documentos adjuntos, que permiten ayudar a la toma de decisión en la aprobación o rechazo del documento por parte del comprador.
Solución regional
La herramienta, de la que acaba de ser lanzada una segunda versión, esta vez con carácter regional, tiene la capacidad de adaptarse a los requerimientos de las distintas autoridades fiscales, como el SII en Chile, SUNAT en Perú, DIAN en Colombia, SAT en México, y DGI en Uruguay.
“El portal ofrece una vista para el comprador, quien tiene el control y centralización de la administración; y otra para sus proveedores, brindando funcionalidades de acuerdo con las necesidades y rol de cada uno. Esta plataforma proporciona una herramienta de visibilidad amplia y transparencia integrada a todos los tipos de ERP en Latinoamérica”, explica Andrés Etcheberry, Senior Product Manager de Sovos.
“La nueva versión de Portal de Proveedores, que desarrollamos aplicando buenas prácticas ya probadas y observando los requerimientos del mercado, añade funcionalidades que permiten leer los XML de los distintos países de la Región para poder obtener la información de las órdenes de compra, HES u otros documentos propios de los procesos comerciales y validar que vienen de origen, evitando errores manuales. Adicionalmente, existen diversos Web Services que permiten interactuar con el ERP para enviar o rescatar información necesaria para hacer más eficientes los procesos antes mencionados”, añade Andrés Etcheberry.
Uno de los principales beneficios que ofrece el Portal de Proveedores de Sovos es que no requiere que los clientes tengan instalada la solución de factura electrónica de la compañía. Al estar construido con integración estándar vía Webhook, permite incorporarse con cualquier sistema que inyecte o actualice documentos en los formatos definidos; solo requiere de un sistema que provea la información de pago, generalmente un ERP. Esta característica simplifica, además, la mantención de la plataforma.
Apoyo en el cumplimiento de la Ley de Pago a 30 días
Al utilizar el portal, los procesos de aprobación se vuelven más eficientes, al exigir de los proveedores el ingreso de ciertos documentos -o sustentosdependiendo del proceso de negocio involucrado, que apoyen dichos procesos. Esto permite contar con toda la información necesaria para aprobar o rechazar. Adicionalmente, si al cabo de cierta cantidad de días -configurables- no se ingresan dichos sustentos, el documento es rechazado.
Los beneficios que entrega la plataforma van en línea, en el caso de Chile, con la Ley de Pago a 30 días, visibilizando la información para que las empresas tengan mayor control de sus obligaciones con proveedores y generando alertas que eliminan los riesgos de atrasos en los pagos.
“Nuestra solución, si bien aún es de carácter regional, tiene el respaldo de una organización global, lo que se traduce en escalabilidad de las soluciones, experiencia en el manejo de grandes volúmenes de información -lo que respalda los crecimientos en las operaciones-, y un equipo de desarrollo, implementación y soporte de clase mundial”, finaliza Andrés Etcheberry.
