Hace un tiempo, el SII emitió la Resolución Exenta N°150 del 29 de diciembre de 2005, vigente a partir del 1º de enero de 2006, que establece normas y procedimientos de operación de la Contabilidad Electrónica, definiéndola como un “modelo de operación en el cual los libros o informes contables con fines tributarios, son generados y almacenados en un formato digital establecido por el Servicio de Impuestos Internos”.
Esta iniciativa se enmarca en la conversión del ciclo de cumplimiento tributario a la modalidad online del SII, cuya finalidad es aumentar la efectividad en las revisiones por parte del servicio y entrega de información, cuando sea requerido. Pero, sin lugar a dudas, las contribuciones más importantes están del lado de las empresas, ya que esta iniciativa aporta fuertemente a seguir disminuyendo el costo administrativo del cumplimiento tributario, potenciando de esta manera una mayor productividad y competitividad de las compañías que adopten esta forma de operar.
Alcance de la modalidad de contabilización electrónica
En la etapa actual, el SII ha permitido que se reemplacen los siguientes libros obligatorios: Diario, Mayor, Balance, de Compras y Ventas, por sus correspondientes versiones de Libros Contables Electrónicos (LCE), los que tienen el mismo valor tributario que su homólogos tradicionales, siempre que cuenten con el Código de Autorización (CAL), entregado por el propio SII por cada libro digital y su respectiva firma electrónica, garantizando de este modo la validez y no alteración del documento.
Asimismo, está contemplado dentro del alcance de la Contabilidad Electrónica, previa autorización, la posibilidad de almacenar los libros contables para fines tributarios, en un medio digital, respecto de períodos anteriores al período inicial de vigencia de la autorización de cuándo se emiten los LCE.
Dentro del alcance, está contemplado a futuro que el SII autorice agregar a esta modalidad otros libros, con lo cual los beneficios podrán extenderse aún más.
Requisitos y solicitudes de autorización
Los requisitos que deben cumplir los contribuyentes para ser autorizados a adherirse a este nuevo modelo de Contabilidad Electrónica, son:
• Desempeñar una actividad clasificada como de Primera Categoría según el artículo 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
• Contar con Código de Autorización de Libros (CAL) para cada tipo de Libro Contable Electrónico. Se podrá obtener un CAL a través de dos medios alternativos:
a) Directamente en el sitio web del servicio, efectuando por sus propios medios las pruebas de formato que el SII ha establecido.
b) O a través de una empresa de software autorizada por el SII que, previamente, ha obtenido la certificación de los respectivos archivos y CAL. En este caso, la empresa de software endosa a su cliente el Código de Autorización de Libros, y por tanto éste no requiere efectuar directamente las pruebas de certificación, bastando que el representante legal del cliente efectúe la solicitud para acogerse al modelo de operación.
• Y por último, no tener la condición de querellado, procesado o acusado por delito tributario; o bien haber sido sancionado por este tipo de delito, en tanto no haya dado cumplimiento a la pena impuesta.
La solicitud de autorización deberá ser presentada por el contribuyente o su representante, en el caso de personas jurídicas, identificado con certificado digital para uso tributario, en el sitio web del SII. En la respectiva solicitud, deberá:
• Identificar a los signatarios o firmantes autorizados para la generación de los Libros Contables Electrónicos.
• Establecer el período inicial de vigencia (año comercial) a partir del cual generará los Libros Contables Electrónicos en el formato establecido por el servicio. Este período inicial de vigencia será como mínimo el año calendario en que se le concede la autorización y a más tardar el año calendario siguiente.
• Obligarse a efectuar las declaraciones y pagos de impuestos vía Internet en la forma que el servicio determine, en la medida que se establezcan aplicaciones con tal objeto.
Cumplido todo lo anterior, el contribuyente ya puede operar bajo esta modalidad de Contabilidad Electrónica y empezar a capitalizar los beneficios.
De la fiscalización a la optimización
Ciertamente la fiscalización es el eje central de esta iniciativa, centrándose ésta en contar con mecanismos más certeros de validez y no alteración de la información, así como con mecanismos que permitan agilizar y disminuir costos de esta tarea por parte del servicio.
Sin embargo, son mucho más ciertos y concretos los impactos positivos que tiene sobre su empresa, los cuales se traducen en optimizaciones y nuevas formas de operar, haciendo ‘más liviana’ sus obligaciones tributarias y abriendo posibilidades de mejoras de los procesos actuales.
La optimización se logra por una conjunción de diferentes factores, tales como:
• Se libera a las empresas de la obligación de resguardar físicamente los libros contables de papel.
• Se facilita el acceso oportuno a la información, en forma ordenada y expedita.
• Se obtiene una relativa pérdida de importancia y costos de resguardo, por el período de tiempo exigido por la ley, en el entorno empresarial.
• Se obtienen ahorros de impresión de los reportes mensuales.
• Se garantiza la validez y no alteración de los documentos.
• Se reducen los costos de operación.
Los anteriores puntos son sólo una muestra de todo lo que usted puede ganar.
Si usted ya es contribuyente electrónico y aún no utiliza Contabilidad Electrónica, lo recomendable es que se incorpore a esta modalidad y capitalice sus beneficios, posibilidades y ventajas.
Si usted aún no lo es, aproveche la oportunidad de incorporarse como contribuyente electrónico y capture, para su empresa, los incentivos fiscales y las oportunidades de mejoras, ganancias de productividad y de competitividad de sus procesos de negocio, que se obtienen al operar bajo dichos modelos electrónicos.
En conclusión, la modalidad de operación electrónica nos ayuda y facilita el seguimiento más preciso de la contabilidad y un tratamiento más eficiente y eficaz de la generación, validación, envío y resguardo de la información, lo que se traduce en una optimización de la gestión empresarial.
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