Es hora de cambiar. Por qué tantas empresas siguen dando vueltas utilizando los mismos procesos de siempre, cuando las compañías líderes ya dejaron hace rato estos procedimientos anticuados
Hace muy poco una petrolera presentó una forma novedosa de hacer el presupuesto. Eliminó el tedioso proceso antiguo y lo reemplazó por un pronóstico continuo de 18 meses. Esto puede parecer muy innovador, pero el 71% de las firmas con buenas prácticas usan pronósticos continuos que superan el año financiero, en comparación con el 27% que no lo hace (Best Practices in Planning and Budgeting David Axson).
El presupuesto es un proceso complicado y tedioso. Normalmente a las empresas les toma de tres a seis meses finalizarlo una vez que se han consolidado todas las hojas de cálculo de los distintos departamentos. Pero aun así, se puede considerar que no tiene mucho sentido organizar el negocio de esta manera. Recordemos que los presupuestos fueron un invento del servicio público para controlar costos (y ahora se vuelcan a la industria para lograr mejores prácticas).
Tomemos un año típico que comienza en enero. Finanzas normalmente pronostica los próximos nueve meses, luego lo repite en julio por seis meses más y en septiembre para el resto del año. ¿Por qué? El negocio no termina en diciembre y no funciona sólo según el presupuesto calendario, pero muchas empresas lo planifican así.
También miremos los pronósticos de ventas. Todos creen que cumplirán con sus metas anuales y se comprometen en esta línea, pero cuando esto no se logra, los gerentes lo reconocen sólo a último momento. Necesitan actuar lo más rápido posible para rehacer los números cuando resulta obvio que no cumplirán con éstos. Es la naturaleza humana, pero no la manera de hacer negocios.
Después de todo, los negocios son más como un barco petrolero que como un ágil velero. Se puede marcar un curso en el horizonte, pero no implementar cambios estratégicos de rumbo en sólo tres meses. Muy pocas compañías pueden ser tan ágiles.
Es hora de ver la realidad
Las empresas con mejores prácticas limitan su presupuesto a 40 ítems claves. Muchas de las firmas estándares presupuestan más de 2.000 ítems. El ideal es reducir el largo proceso de planeamiento y, en su lugar, realizar un pronóstico continuo de 18 meses. Esto requiere menos esfuerzo y permite trabajar proactivamente.
El primer pronóstico continuo se basa en los datos recientes, y se usa para predecir los siguientes 12-18 meses. Cuando se prepara el segundo, se eliminan los primeros tres meses y se agregan otros tres meses. Esto crea un plan continuo de 12-18 meses por anticipado. Los únicos números nuevos que se necesitan son los próximos tres meses al final del plan existente, y esto se repite cada tres meses. Por supuesto que se pueden realizar revisiones a números existentes, pero el foco estará siempre en lo que se espera que ocurra en el mediano plazo. Basta de tocar los números e intentar hacer metas irreales de corto plazo.
Pero los pronósticos continuos no son en sí mismos la solución perfecta. El software financiero de Infor y de otros proveedores contiene modelos estadísticos poderosos. Esto incluye técnicas para realizar pronósticos que sólo requieren contar con dos años de datos para hacer una proyección confiable de un año. Estas herramientas proveen estadísticas que miden la precisión de la proyección. En consecuencia, es fácil preparar un pronóstico estadístico preciso que puede también utilizarse como referencia para desafiar constantemente a los números.
Mirando con inteligencia al pronóstico continuo de 12-18 meses y testeando los datos repetidamente durante este período, las empresas pueden pensar proactivamente sobre su negocio, eliminando la visión ‘corta de vista’ de muchos equipos de finanzas. Esto también trae beneficios adicionales de ahorro de tiempo y baja el costo del presupuesto anual.
