Sin duda, la Facturación Electrónica revolucionará la forma de hacer negocios en Chile, insertando a las empresas en el mundo del comercio electrónico y permitiéndoles obtener innumerables beneficios económicos, financieros y de negocio en general. Enfrentar correctamente el proceso de adopción e implantación de esta nueva tecnología puede ser la clave para alcanzar todos esos beneficios en forma rápida y sostenida.
Si usted es el ejecutivo de su empresa responsable por la adopción de una solución de Facturación Electrónica, deberá considerar que el éxito de este proceso dependerá en buena medida de la adecuada ejecución de cada una de las siguientes fases:
• Selección de la solución a implementar.
• Trámites de certificación como facturador electrónico ante el SII.
• Adaptación de los procesos de negocio internos.
• Implementación de la solución de Facturación Electrónica.
Posiblemente, ésta sea la fase más importante del proceso, debido a que la selección de la solución correcta impactará positivamente en las fases subsiguientes, acortándolas y haciéndolas más sencillas. Esto también evitará futuras innecesarias inversiones que podrían incluso hacer fracasar el proyecto.
Una buena solución de Facturación Electrónica debe ser Flexible, Sencilla, Eficaz y Económica.
La Flexibilidad de una solución se demuestra mediante su capacidad de integrarse fácil, rápida y naturalmente con cualquier sistema de facturación, tanto con los ERP conocidos como con sistemas Legacy u otros desarrollados internamente, aspecto que posibilitará la participación de dicha solución en forma masiva en el mercado, asegurando su evolución y mantenimiento en el largo plazo. Una solución flexible se adaptará además a cualquier sistema de facturación que su empresa pudiese adoptar en el futuro.
Una solución Sencilla no es sólo aquella que tiene funcionalidades intuitivas y fáciles de adoptar, características muy importantes, sino también aquella que se inserta transpa-rentemente en los procesos de negocios de su compañía, específica-mente en el ciclo de facturación, no agregando nuevas tareas y funciones al mismo, ni tampoco complejos sistemas informáticos que requieran de conocimientos adicionales de sus usuarios.
La Eficacia está basada en la capacidad de cumplir con las exigencias del modelo de Documentación Tributaria Electrónica (DTE) del Servicio de Impuestos Internos (SII), siendo capaz de emitir facturas exentas y afectas, notas de crédito y débito, guías de despacho y facturas de compra, que son los tipos de documentos comprendidos actualmente en dicho modelo.
Una buena solución de Facturación Electrónica debe ser capaz de adaptarse a las posibilidades económicas de cada empresa, permitiéndoles recuperar en un plazo razonable las inversiones asociadas a su adopción. Por cierto, los beneficios de implantar la Facturación Electrónica no son siempre fácilmente cuantificables y por supuesto van mucho mas allá que el simple ahorro de papel. En síntesis, una buena solución debe demostrar su efectiva relación Costo-Beneficio.
Y por último, si bien es necesario conocer los casos de éxito de la solución seleccionada en otras empresas, también hay que tener en cuenta que aún sólo un grupo reducido de empresas han adoptado la Facturación Electrónica, así que por el momento tal vez es más importante su criterio profesional al comparar las soluciones existentes en el mercado. No debe temer a la adopción de las nuevas tecnologías, ya que su empresa podrá contar con el privilegio de integrar ese selecto grupo denominado comúnmente como “Early Adopters”.
Trámites de certificación como facturador electrónico ante el SII
Para comenzar a facturar electró-nicamente es necesario que su empresa obtenga la respectiva autorización por parte del SII, lo cual se logra mediante un proceso de certificación que comienza con la obtención de los certificados digitales de las personas encargadas del proceso de facturación en su empresa. Estos certificados se obtienen en cualquiera de las tres entidades certificadoras autorizadas en Chile para emitirlos, son personales y equivalentes a la firma de sus portadores, sustentado por la Ley de Firma Electrónica vigente. Debido a que la emisión de DTEs requiere que éstos sean firmados electrónicamente, los certificados digitales de dichas personas deben ser autorizados por la empresa a la que pertenecen.
Posteriormente, el representante legal de la empresa debe acceder a la sección de Factura Electrónica en el sitio web del SII, identificándose con su certificado digital, lo que le permitirá postular al proceso de certificación de su empresa.
A partir de este trámite se obtendrá el “Set de Documentos de Prueba”, que consiste en un grupo de documentos tributarios el cual debe demostrar poder generar en forma de DTE utilizando la solución de Facturación Electrónica elegida.
El paso siguiente es generar DTEs a partir de sus propios documentos tributarios del ejercicio fiscal anterior, simulando de esta forma la utilización de su sistema de facturación tradicional, integrado al nuevo sistema de Facturación Electrónica.
Adicionalmente y considerando que con la Facturación Electrónica su empresa estará obligada a almacenar los documentos tributarios en formato de archivos electrónicos, deberá presentarse al SII un procedimiento o plan de contingencias que le permita a su empresa enfrentar las posibles fallas del nuevo sistema electrónico de facturación.
Adaptación de los procesos de negocio internos
Sin duda, los procesos de negocio internos de su compañía se verán afectados con la Facturación Electrónica y la profundidad de este impacto dependerá de varios factores como pueden ser la efectividad de la solución elegida o incluso algunos aspectos estratégicos que pudieran surgir de la implantación de ésta. Sin embargo, debido a ciertas características de los procesos de facturación en general y del modelo DTE en particular será inevitable realizar algunas adecuaciones al sistema de facturación tradicional de su empresa. Deberán, por ejemplo, crearse tipos de documentos tributarios nuevos (electrónicos), por cada tipo de documento tributario que utilice su empresa. Además, será necesario incluir estos nuevos documentos en los Libros de Compra y Venta, los cuales en el modelo DTE se generan también en formato electrónico y deberán incluir tanto los DTEs así como los documentos tributarios tradicionales.
En este proceso de implantación de la Facturación Electrónica es muy importante involucrar a todos los actores de su empresa y contar con el respaldo de la alta gerencia.
Implementación de la solución de Facturación Electrónica
Finalmente, es necesario parame-trizar el sistema de Facturación Electrónica seleccionado, configurándolo para que se adapte a las características específicas de su empresa. La solución deberá contar con funcionalidades tales como:
• Administración centralizada o distribuida de los Códigos de Autorización de Folios (CAF), que son los folios electrónicos provistos por el SII en formato XML.
• Configuración y parametrización amigable para cada tipo de DTE.
• Firmado electrónico manual o automático de los DTE.
• Impresión manual o automática de los DTE en el formato gráfico exigido por el SII.
• Envío manual o automático de los DTE al SII.
• Gestión amigable de los DTE generados y recibidos, tanto en el formato XML exigido por el SII, así como en un formato gráfico que permita su impresión por parte de usuarios y clientes.
• Generación de notificaciones de rechazo o aceptación de DTE recibidos.
• Soporte para múltiples empresas o RUT con configuraciones asociadas a cada una de éstas.
• Soporte para múltiples sucursales en una misma empresa.
• Reglas de envío electrónico de DTE a múltiples clientes.
• Escalabilidad: Si su empresa necesita generar miles de DTE diariamente, el software deberá ser capaz de hacerlo en poco tiempo, aprovechando eficientemente las potencialidades del hardware que lo soporta.
Agosto de 2004
