Francisco Rivas.
Cuando las empresas apuntan a la transformación digital, ¿qué rol tiene la digitalización en este cambio?
En la actualidad todos hablamos de transformación digital como una muletilla. En la realidad la transformación conlleva demasiados conceptos e integraciones. Para poder hacer el cambio se requiere unir dos mundos: lo patrimonial o histórico con una nueva visión de procesos orientados a lo electrónico. Uno no se imagina por ejemplo que exista una ficha clínica electrónica, sin tenerla integrada con lo que fue la ficha clínica física.
¿En qué sectores vemos o veremos un mayor despegue de la digitalización de documentos?
Existen bastantes iniciativas muy importantes, tanto en el ámbito público como privado. El mejor ejemplo es la factura electrónica; esta debe ser una de las iniciativas más importantes en estos ámbitos, donde además interactúan electrónicamente varios entes: el emisor de la factura, el SII, el comprador y el operador de la factura, todo en línea.
Otra iniciativa, por ejemplo, son los procesos de RRHH, donde existe la integración de lo nuevo, procesos en línea, con firma digital avanzada y firma simple. Aquí el trabajador interactúa con un portal, y así han ido surgiendo varios modelos, donde deben convivir procesos digitales con la historia. En este ámbito veremos una explosión hacia lo digital, donde la idea es que los ciudadanos tengamos una mejor calidad de vida a través de la simplificación de los procesos y acceso mediante lo virtual.
¿Hoy se ve más proactividad en los proyectos de digitalización o surgen a partir de un “dolor” del cliente?
En la actualidad la digitalización es un proceso bastante poco doloroso. En general es más fácil integrarlo. Existen muchos métodos de digitalización y es muy fácil dar acceso a la visualización de los documentos y lo digitalizado se puede transformar en datos.
Francisco Rivas, Presidente de Digital AG. Debe existir una preocupación en el resguardo de la información (patrimonio). Ha habido casos de inundación, incendio, etc., que han destruido importantes archivos. Si esto se digitaliza, además de favorecer el acceso, se resguarda la información.
Por otra parte, los costos de digitalización en la actualidad son impresionantemente accesibles.
¿Qué factores han sido impulsores de la digitalización?
Uno de los grandes impulsores de la digitalización son los procesos patrimoniales, la Ley de Transparencia, las fichas clínicas electrónicas integradas con el histórico, los procesos de seguros, los conservadores, los libros digitales, etc.
¿Qué retos hay en materia de Firma Electrónica Avanzada y regulación para impulsar este mercado?
En la actualidad existen bastantes procesos que integran Firma Electrónica Avanzada, pero solo se involucra una parte de estos. Es decir, si para un proceso de RRHH el empleador usa la firma avanzada, el trabajador utiliza firma simple (es muy caro que todas los ciudadanos tengan la avanzada), lo que implica tener a las personas de alguna forma enroladas.
Esto hace que sea un poco monopólico el tema de quién tiene estas bases de datos, o más caro el proceso porque se debe tener registradas a las personas. Aquí debiera intervenir el Estado y hacer que el Registro Civil sea un impulsor de la firma electrónica y, de esta forma, podría ser certificador; basado en la información existente en la cédula.
¿Cómo se vislumbra el futuro: una oficina sin papeles?
Debiera ser el ideal de los mundos, procesos en línea. Por ejemplo, si requiero hacer un trámite con el Estado, donde deba presentar cinco certificados; estos, a través de mi autorización digital, puedan ser gestionados desde mi casa, sin tener que moverme físicamente. Esto impactaría en la congestión, en el medioambiente y, en especial, en la calidad de vida.
Estas iniciativas deben ser impulsadas con pasión por el Gobierno.
¿Cómo influyen las nuevas generaciones en el avance del mercado de digitalización?
Es impresionante cómo las nuevas generaciones hacen la mayoría de sus compras por Internet; tienen otra visión.
Debemos aprovechar ese impulso para que sean estas generaciones las que lideren e impulsen estas iniciativas, por lo mismo deben participar en la visión de para dónde vamos.
¿Qué nuevas oportunidades surgirán a partir del avance de la digitalización de documentos?
Un sinnúmero de oportunidades. Imagínese que todos los procesos donde participamos esten inmersos en esta transformación. Será un sinfín de oportunidades para los innovadores al hacer sus procesos digitales. Los inventarios en supermercados, la suscripción de contratos, procesos como el de licencias médicas electrónicas, ventas sin papel, reclamos ciudadanos, trámites a través del celular, etc. En general, la imaginación puede dar para mucho.
¿Qué nuevos retos trae asociada la digitalización y el contar con mucha información en formato digital?
Uno de los temas más relevantes es que tengamos una legislación moderna, que permita hacer coexistir legalmente la documentación digitalizada y la física. Tenemos una ley totalmente obsoleta, donde para certificar que un documento digitalizado es copia fiel, debemos pasar por un notario, impresentable para esta época. Chile está muy atrasado en el tema. Mantener los archivos históricos -que se generaron en papel- digitalizados es fundamental para la modernidad que aspiramos. Si quiero un decreto del año X, debo poder accesarlo. Y para eso es fundamental catalogar la información para que sea fácil su acceso, digitalizarla y disponerla.
¿Qué tendencias en tecnología, servicios y otros veremos?
En este ámbito creo que la tecnología existente para la digitalización de los documentos es bastante robusta. El hardware en la actualidad permite digitalizar a gran velocidad: 200 páginas por minuto. Donde debiera venir una innovación importante es en los software de reconocimiento de caracteres, de datos estructurados y, especialmente, de manuscritos. Esto haría los procesos de digitalización mucho más sencillos y económicos.
¿Qué recomendaciones entregaría al abordar proyectos de digitalización?
La gran recomendación es que cuiden su patrimonio. Primero, que lo respalden electrónicamente. Segundo, que se atrevan a hacer sus procesos más innovadores y que crean en la tecnología. Y, finalmente, ayudar a la sustentabilidad ecológica: no imprimamos, no usemos más el papel, transformemos los procesos.
