Con el advenimiento de los sistemas de automatización de oficinas, los documentos han proliferado en número y se han especializado en tipos de formato, según sea el software utilizado para producirlos, tal es el caso de cartas, faxes, informes, minutas de reunión, planillas, gráficos, cartas Gantt, correos electrónicos, archivos de audio, imágenes y video, entre otros.
Debido a su origen, habitualmente electrónico, hoy en día además de archivos físicos, es común almacenar los documentos en medios digitales, organizados en carpetas electrónicas, las cuales hacen las veces del índice que facilita la recuperación posterior de éstos.
Con la especialización de funciones, es habitual ver que la relación de la empresa con sus clientes se lleve a cabo a través de varios empleados, cada uno de los cuales requiere almacenar y recuperar documentos de acuerdo a distintos tipos de criterio, como la fecha de generación del documento, cliente, sector geográfico, producto, funcionario, o de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa, u otros.
El almacenamiento digital, tiende a reducir el costo de la infraestructura requerida para guardar los documentos; sin embargo, debido precisamente a la facilidad para obtener copias de éstos, su administración se torna más compleja, dificultándose muchas veces incluso la identificación de la versión oficial del documento específico.
Hace algunos años ya que en el mercado existe tecnología para capturar, almacenar, indexar y recuperar archivos de manera electrónica: sistemas de gestión documental. Estos poseen un conjunto de datos complementarios al documento, llamados metadata, a través de los cuales es posible establecer índices y relacionar documentos entre sí. Son éstos los que son utilizados posteriormente para realizar búsquedas.
Tecnología disponible
Con todo el avance que significa el manejo electrónico de los documentos, ya se encuentra disponible en Chile Scriba Document Management Edition, una innovadora tecnología que maneja los documentos electrónicos de una forma completamente nueva, más eficiente y efectiva, que promete ser la nueva manera en que se realizará la gestión documental. Pertenece a la categoría de software CKM (Customer Kowledge Management), el cual incorpora la gestión documental desde una perspectiva más amplia, como es la gestión del conocimiento. La innovación clave es que este producto guarda los documentos asociados a la actividad o evento que los genera, y así su recuperación resulta intuitiva y expedita. Tal es el caso de una minuta de reunión, la cual es almacenada adjunta a la reunión misma, la que a su vez es coordinada utilizando también Scriba, o bien un informe que queda asociado a la tarea de preparación, o una propuesta de negocio vinculada naturalmente a la actividad que produce dicha propuesta.
Al quedar los documentos vinculados a las actividades o eventos que los generan, de manera natural, es posible accederlos posteriormente por los índices asociados a las actividades, eventos y comunicaciones, entre otros, vale decir, se pueden recuperar luego por: responsable, cliente, producto, fecha, contacto en el cliente, tipo de documento, etc, sin necesidad de generar copias. En el caso de los documentos de texto, es posible realizar búsquedas sobre su contenido. Además, su poderosa metada permite no sólo crear índices, sino verdaderos formularios asociados a una categoría de evento.
Este artículo ha sido escrito por Carlos Calderón L., Gerente General de Cognosoft, ccalderon@cognosoft.cl
