Como se puede observar, tecnologías como la táctil, la presentación inalámbrica, las soluciones de comunicaciones unificadas y colaboración, y la gestión del control audiovisual han cambiado drásticamente la eficiencia y la colaboración en las reuniones en los últimos años.
De acuerdo a Rodrigo Cornejo, Country Manager México & Director de Canales Latam de Barco, “las cuestiones sociales y medioambientales pautan una guía de acciones que aceleran los requisitos y exigencias tecnológicas que necesita un lugar de trabajo en constante cambio”.
Fue así como 2020 puede considerarse como catalizador de estas tecnologías mejoradas; y señala que debido a que estos cambios se implementaron más rápido de lo que se pensó, las empresas hoy se enfocan en posicionar la nueva realidad de lo híbrido a través de distintas soluciones. Pero ¿cuál es el siguiente paso en la constitución de reuniones eficientes?
Las aristas que se presentan en esta época están dirigidas a la mejora de los encuentros híbridos: ¿La tecnología touchless es el camino para seguir? ¿Se puede tener siempre el mejor aspecto en las reuniones a distancia? ¿Y si los avatares de los trabajadores asistieran a una reunión a la que ellos no pueden? ¿O que un bot tome notas de la reunión? ¿Qué tan futurista o realista es eso?
No hay lugar como el hogar
Un estudio global de Barco mostró que existía una cierta “fatiga del trabajo desde casa” tras meses de cuarentena: los empleados están muy dispuestos a volver a la oficina luego de complicadas colaboraciones a distancia con los compañeros y de extrañar la vida social. En promedio, desean pasar un máximo de dos días en casa.
“Este es el momento para que las empresas piensen en cómo será la oficina en los próximos meses y, mucho más allá, porque los cambios en la distribución de los espacios de trabajo no son los únicos elementos de la lista”, destaca el ejecutivo. Se espera que en 2022 la tecnología siga evolucionando y la sala de reuniones estará más que preparada. Desde que se introdujo la realidad de las reuniones híbridas, los empresarios buscan facilitar la colaboración sin percances entre los empleados que trabajan de forma presencial y a distancia.
Se espera una mejor calidad en las reuniones y sus tecnologías
La última investigación sobre las reuniones híbridas que realizó Barco muestra que la fuerza de trabajo tiene grandes expectativas de mejoras impulsadas por la innovación tecnológica para sus futuras reuniones: destaca la necesidad de soluciones que mejoren la eficiencia, la facilidad de uso y que agilicen los flujos de trabajo híbridos. Los colaboradores no desean perder el tiempo, pues buscan una mayor productividad en las reuniones y requieren un acceso más rápido a ellas.
Por eso, al inicio de la lista de deseos actuales se encuentran las aplicaciones que necesitan un solo clic para unirse a una tecnología de reconocimiento de video o voz o las soluciones “todo-en-uno”, que aportan una experiencia audiovisual colaborativa de alto nivel para todos los participantes. Rodrigo Cornejo enfatiza que “existen soluciones pensadas para lograr plena sincronía en una sala de reuniones, sin interrupciones ni interferencias, con la mejor calidad de audio y video que permitirá a los participantes concentrarse en el verdadero trabajo”.
Realizar todo este equipamiento audiovisual y de conectividad con herramientas flexibles e híbridas es ahora una necesidad. Por muy atractivas que sean algunas tendencias, como los filtros de estilo Instagram para las videoconferencias, el avatar propio o el software para la co-creación remota, solo llegarán a los espacios laborales si la tecnología puede garantizar una experiencia de usuario fluida y sin esfuerzos adicionales por parte de los informáticos o los empleados.
Mejorar la experiencia de las reuniones híbridas en el futuro
Los colaboradores esperan también soluciones que les ayuden a conseguir un mayor compromiso y que permitan una mejor colaboración con los compañeros. El intercambio de contenidos dentro y fuera de la sala de reuniones debe hacerse fácilmente. La pizarra, las anotaciones, la moderación, los sondeos y las salas de reuniones virtuales son funciones que serán tendencia este año.
En el futuro se espera ver herramientas de Realidad Virtual en la sala de reuniones para que los participantes remotos aparezcan “en persona” o una Inteligencia Artificial que proporcione información sobre ellos en las reuniones. Según explica el ejecutivo de Barco, la tecnología hará sugerencias sobre cómo mejorar la productividad en las reuniones; se recibirán recordatorios automáticos para enviar la agenda de la reunión y para terminarla a tiempo; alguna otra aplicación sugerirá que los presentadores hagan preguntas para implicar a un colega reservado; y se podrá bajar la temperatura de la sala, hacer cambios en la iluminación y la ergonomía, o proponer un ejercicio de relajación si la tensión sube. Las posibilidades son infinitas, las reuniones serán más inteligentes y también lo serán los trabajadores.
Todo se reduce a que las tecnologías de reuniones facilitan una conectividad más humana entre los participantes físicos y virtuales. 2020 y 2021 dejaron ver que colaborar a distancia con colegas, clientes y otras personas no es algo natural. Requiere un esfuerzo continuo, exige cámaras web e interacción constante durante innumerables llamadas virtuales. Es difícil encontrar una solución que haga que las reuniones a distancia sean tan fluidas como las presenciales. Sin embargo, la clave para mejorar la colaboración y la conectividad reside exactamente ahí. Las formas híbridas pueden funcionar si la tecnología está presente, haciendo que los flujos de trabajo sean simples, fáciles, inalámbricos e inteligentes.
“La interacción cara a cara siempre será necesaria. Ahora es necesario encontrar un equilibrio entre el tipo de contacto que deseemos tener: físico o virtual. Si se logra este objetivo apoyándose en las herramientas adecuadas que permitan al personal adaptarse a estos cambios, las empresas estarán preparadas para el futuro y para hacer frente a los retos venideros, así como para aprovechar las oportunidades que seguramente se presentarán”, finaliza Rodrigo Cornejo.
