Con el fin de optimizar los recursos destinados a educación y salud, la Cormup (Corporación Municipal de Peñalolén para el Desarrollo Social) decidió incorporar SAP ERP a todas sus escuelas y consultorios. Esta misión fue encomendada a Softtek Chile, a fines de agosto pasado, encontrándose hoy en plena etapa de consultoría e implementación. Con esta solución se espera mejorar la gestión y, sobre todo, descentralizar el acceso a la información, para lograr que los procesos administrativos sean más transparentes. Para conocer los detalles de este proyecto, conversamos con Mayuri Reyes, Directora de Finanzas y Recursos Humanos; y José Azócar, Director de Informática; ambos de la Cormup.
La Cormup es una institución sin fines de lucro, creada en 1985 para la administración y operación de servicios en las áreas de educación municipal, salud primaria y atención de niños de la comuna de Peñalolén. Cuenta con 17 establecimientos educacionales, abarcando desde pre-kinder hasta 4º año medio. Esto incluye liceos profesionales y escuelas especiales de lenguaje. En el área de salud, en tanto, posee cinco consultorios y cuatro Sapu (Servicios de Atención Primaria de Urgencia, que funcionan en la noche), teniendo cerca de 183 mil inscritos, una cifra que refleja el gran porcentaje de pacientes atendidos, teniendo en cuenta que aproximadamente 230 mil personas habitan la comuna.
Su red de servicios va dirigida a la población de más bajos recursos. En este sentido, el hecho de optimizar y hacer más eficientes los procesos, en especial, de movimiento y flujo de la información de transacciones, ha sido siempre uno de sus principales objetivos.
Es por ello que la solución SAP ERP, propuesta por Softtek Chile, partner especialista de la marca, se convirtió en la mejor oferta a la hora de licitar el proyecto. Se trata de un sistema de gestión integrado, que combina tecnología, procesos y personas, para posibilitar un flujo de información continuo y consistente. De esta forma, además, se facilitarían las funciones administrativas, de compra y de inventario de la Cormup.
“Con este software lograremos descentralizar la gestión de la información. Sólo así llegaremos a los colegios, consultorios y, por ende, a toda la comunidad. Otro objetivo fundamental es inyectar mayor transparencia, pues trabajamos con recursos fiscales y es esencial demostrar qué se hace con ellos”, explica la ejecutiva.
En tanto, Azócar destaca que existen otros requerimientos asociados a los desafíos que el Gobierno ha estado desarrollando hasta ahora. Uno de ellos es el clasificador presupuestario, que es un instrumento legal, implementado en el 2005, pero -desde este año- aplicado a las municipalidades por la Subdere (Subsecretaría de Desarrollo Regional) y cuya función es que se informen los ingresos destinados a salud y educación.
“Este clasificador también formó parte de los requerimientos que impusimos para seleccionar el software. Por supuesto que SAP lo traía incorporado, por lo que se nos hizo mucho más fácil definir la decisión”, agrega el ejecutivo.
La implementación del sistema fue una decisión tomada desde la Secretaría General, a cargo de Loreto Ditzel Lacoa, en línea con el proyecto comunal de innovación y transparencia. Este es dirigido y liderado por Claudio Orrego Larraín, Alcalde de Peñalolén, quien se encuentra muy satisfecho con los avances que se están implementando. Entendiendo que aún queda mucho trabajo por delante, Peñalolén siempre está en la mira de ser una comuna digital.
A través de esta herramienta, la Cormup podrá gestionar en base a su presupuesto, tanto el área financiera como de adquisiciones.
Una solución mundial
En la actualidad, el proyecto se encuentra en plena etapa de implementación y consultoría, y se está llevando a cabo en toda la corporación, dentro de su abanico de establecimientos. La idea es que se descentralice la gestión de la información, permitiendo su acceso en línea por parte de cada director de colegio o consultorio. En este sentido, uno de los principales objetivos es que ellos puedan contar con los datos necesarios para tomar decisiones importantes, en el minuto.
“Tecnológicamente, contamos con una plataforma de comunicación desde hace años, que nos permite conectar cada escuela o consultorio, con el nivel central. Por lo tanto, es precisamente aquí donde queremos distribuir esta nueva solución de gestión”, enfatiza el profesional.
A su vez, añade, “en cada establecimiento tenemos un segmento de red que, en el caso de escuelas, está orientado al área administrativa y de contabilidad. Toda esta tecnología está centralizada hacia la secretaría general, por lo que por medio de SAP ERP, pretendemos proveer soluciones a cada uno de los centros educacionales”.
Cabe mencionar que este proceso no sólo ha traído una mayor transparencia, sino que también ha significado implementar mejores prácticas. “Es importante señalar que estamos dejando atrás formas de trabajar heredadas, por otras que son más eficientes. Nuestro próximo desafío es certificarnos en un estándar de calidad, por lo que estamos obligados a cambiar procesos internos que están obsoletos”, aclara Azócar.
En tanto, la Directora de Finanzas y Recursos Humanos, añade que “a través de SAP ERP podremos generar un cambio importante en esta corporación. Marcaremos un hito, puesto que se trata de un software de clase mundial, con una reconocida experiencia y que nos permitirá una gestión más moderna y eficiente. Por ejemplo, dentro del proyecto, Softtek Chile implementará un proceso de toma de inventario físico, que jamás hemos tenido”.
Calidad ante todo
El proceso de elección se gestó a través de una licitación, en donde hubo varios oferentes. En una primera etapa, la Cormup preseleccionó seis empresas, evaluando finalmente a dos, que cumplían a cabalidad con los requerimientos estipulados. De esta forma, y analizando exhaustivamente a cada una de ellas, optó finalmente por la propuesta de Softtek Chile. Según comenta Reyes, la calidad y el prestigio en el mercado, tanto de la solución como del proveedor, pesaron ante todo.
Hasta el momento, la planificación del proyecto se ha cumplido exitosamente. La infraestructura tecnológica, de soporte, para este tipo de software ya está operativa, habiéndose instalado tres servidores con la capacidad para sustentar el modelo en el que se comenzará a trabajar.
A principios de noviembre se llevará a cabo la etapa de capacitación de los usuarios, para que, en enero del próximo año, el proyecto ya esté en marcha.
Además, se está evaluando la posibilidad de implementar, a corto plazo, la solución en el Departamento de Recursos Humanos, que es otro foco de atención.
