Actualmente la gran cantidad de datos escritos y electrónicos que se manejan dentro de las compañías, fácilmente pueden destruir hasta la mejor infraestructura de administración de información. El tratar de tomar el control de ésta es solamente el comienzo de una gran labor, donde algunas de las tareas más complejas pasarán por resolver cuáles son los datos que se quedan y cuáles son los que se van.
Decidir qué información se utilizará y cuál no, siempre dependerá de las normas vigentes, de algún requerimiento regulatorio y de ciertos procedimientos legales, entre otros factores. Lo cierto es que luego de enrielar esta información, seguramente se encontrará en un entorno que provocará más preguntas que respuestas en su compañía, y que sólo podrá ser respondido por un pequeño grupo de personas.
Antiguamente, el manejo de registros e información estaba pensado viviendo en un mundo que sólo se manejaba en papel, clasificando la documentación y los registros en carpetas y cajas. Sin embargo, esta visión en la actualidad no representa la realidad de las empresas, cualquiera sea su tamaño, incluyendo las Pymes.
Un largo camino
En este contexto, el solo hecho de pensar que existen uno, diez, mil ó 10 mil computadores, y en la cantidad de información que se puede generar desde procesadores de textos, planillas de cálculo, procesadores de imágenes, servidores de fax, sitios web, bases de datos, cámaras digi-tales, etc., lleva a creer que en las compañías queda un largo camino por recorrer en el afán de poseer al instante la información correcta, en el momento y lugar preciso.
De esto se puede hablar mucho, incluso centrándonos en temas tan actuales como el control que deben tener las empresas sobre los Documentos Tributarios Electrónicos (DTEs), enmarcados dentro de la economía digital impulsada por el Gobierno. Existen trece requerimientos que los contribuyentes deben cumplir para generar DTEs, algunos de los cuales suman un “problemita más” a resolver para el control de la información y registros de las compañías.
Record Management: un ambiente seguro
Actualmente se hace necesario que las empresas trabajen bajo una estructura conceptual y tecnológica que satisfaga cada una de sus necesidades e iniciativas de gestión de activos del conocimiento. Esto incluye el que se deban utilizar metodologías de trabajo desarrolladas específica-mente para resolver este tipo de problemáticas, donde se combinen tanto temas culturales como tecnológicos.
Dentro del esquema de las soluciones orientadas a la gestión del conocimiento de las empresas, el manejo de registros juega un papel fundamental, que puede ser resuelto usando las soluciones de Record Mana-gement (RM), las cuales protegen registros y contenidos corporativos, ayudando a disminuir los continuos esfuerzos de administración y preservación de archivos físicos y electrónicos de las compañías, además de crear un ambiente seguro y organizado para el manejo del ciclo completo de vida de un activo del conocimiento físico o digital de una empresa, desde su creación hasta su última disposición.
Noviembre de 2003
