Más de alguna vez cuesta encontrar un documento, se olvida el nombre de éste, o no se sabe qué versión es la que está actualizada, entre otros inconvenientes. Para solucionar este problema que afecta a las empresas de todos los tamaños, Xerox lanzó al mercado DocuShare Express, sistema electrónico de archivo que permite almacenar, recuperar y compartir la información de forma sencilla y accesible.
Ordenar y administrar la gran cantidad de documentos al interior de una organización se ha vuelto una difícil tarea, que demanda mucho tiempo y recursos. La sobrecarga de información, tanto de documentos en papel como electrónicos, puede entorpecer el trabajo y la productividad. Esta situación, se hace más complicada para las Pymes que, muchas veces, cuentan con recursos administrativos limitados.
Juan Carlos Rodríguez, Office Solutions Manager de Xerox, señala que “nos dimos cuenta que los problemas para manejar y administrar la información no sólo afectaban a las grandes empresas, sino que también son parte de los inconvenientes de las pequeñas y medianas. A través de DocuShare Express, versión especialmente diseñada para éstas, Xerox amplió su portafolio, brindando a este segmento una herramienta capaz de situarlo al mismo nivel que las grandes compañías en eficiencia en la gestión de la información”.
Xerox DocuShare Express facilita la administración de documentos, el trabajo colaborativo, su revisión y aprobación, así como también la publicación web, ayudando al uso compartido de la información en todos los niveles de la empresa. Cuando se combina con los dispositivos multifunción con scanner de Xerox, proporciona una solución completa de gestión documental.
Además, gestiona los documentos críticos de las empresas de una manera simple. Dado que está basado en plataforma web; se admiten contenidos digitales que van desde documentos en papel escaneados, hojas de cálculo y archivos de Word, hasta blogs y wikis.
“En las oficinas de Xerox internamente utilizamos esta solución con excelentes resultados en términos de productividad para nosotros, los empleados, ya que nos permite consultar los documentos online en cualquier momento y lugar, mejorando así la comunicación y la colaboración”, señala el ejecutivo. “Asimismo, DocuShare Express viene con una función de creación y escaneado de imágenes inteligente que ahorra tiempo y posibilita cargar los documentos de papel en carpetas específicas utilizando carátulas especiales de escaneado que anteceden a los documentos a digitalizar”, agrega Rodríguez.
Por otro lado, es muy fácil personalizar la funcionalidad de este software, lo que brinda a los usuarios la posibilidad de añadir contenidos y capacidades de gestión de procesos empresariales más avanzados para adaptarlos a sus necesidades o requerimientos.
Los beneficios de EIP
Extensible Interface Platform (EIP) es una plataforma de programación que permite personalizar la pantalla de los multifuncionales. Esta añade prestaciones avanzadas de escaneado y seguridad a DocuShare Express. “A través de un multifuncional Xerox equipado con EIP, los usuarios, con sólo tocar la pantalla, pueden escanear documentos y enviarlos directamente a carpetas DocuShare. Es posible ver y compartir archivos y examinar de forma online los documentos sin tener que reenviarlos por correo. A su vez, los usuarios pueden iniciar un flujo de trabajo documental, activando un proceso predefinido cuando se escanea uno de ellos y monitorear el estado de avance de éste, haciendo los procesos claros, sencillos y simples”, explica el profesional.
La solución ya está disponible en el mercado y promete ser un real aporte a la gestión de documentos de las empresas de todo tipo y tamaño, mejorando su productividad y reduciendo los altos costos que implica su administración. Mayor información en www.xerox.cl
