Haroldo Urrutia, Gerente de Categoría Impresión Corporativa para HP Chile.
¿De qué forma la gestión documental es gravitante en la transformación digital?
Hoy estamos en un mundo de transición, donde manejamos documentos físicos y digitales. Vemos procesos digitales, pero que no lo son en un 100%. Por ejemplo, si compramos un seguro a través de e-commerce, en la práctica hay muchos temas que siguen siendo en papel físico, y si bien los procesos en papel están tendiendo a reducirse, seguimos necesitándolos. Aquí es donde la gestión documental pasa a ser una pieza clave y a tener un rol habilitante de la transformación digital, apoyando la transición e integración entre estos mundos y permitiendo, por ejemplo, que si antes teníamos una carpeta llena de documentos físicos, hoy podamos digitalizarla y firmarlos electrónicamente, reduciendo plazos de procesamiento, y automatizando parte de los procesos como la validación o completitud de la información.
¿Cómo aborda HP este tema?
Primero, proveemos el hardware, como PCs y scanners de alto volumen que pueden digitalizar rápidamente los documentos pero, además, ir sumando inteligencia, por ejemplo, equipos con lectores de huella, scanners de código de barra y otros periféricos, lo que hace que la experiencia de los usuarios sea mucho más fluida. Asimismo, HP está en el ámbito de la impresión, cubriendo ese mundo físico, pero a la vez cuenta con alianzas con proveedores estratégicos para desarrollar soluciones y servicios de gestión documental, que permiten al cliente capturar documentación, clasificarla automáticamente, extraer datos importantes y disponibilizar esa información hacia los clientes. El enfoque de HP es, por lo tanto, tener un rol activo en la transformación digital, ofreciendo nuevos servicios que están enfocados en la captura y generación de documentos inteligentes, en proveer gestores documentales de clase mundial y ofrecer una solución, no solo los componentes, colaborando con los clientes en conformar un servicio completo que permita agilizar sus procesos radicalmente.
¿Por qué es tan importante asumir esta gestión documental y no quedarse atrás?
Hoy un gestor documental apunta a hacer los procesos de las organizaciones más ágiles, transformando aquellos en papel al mundo digital. Más allá de ser un repositorio, donde almacenar los documentos y tener la forma de visualizarlos, permite modelar procesos o flujos más inteligentes, posibilitando habilitar la transformación digital, acortar los procesos, mejorar la experiencia e innovar en cómo queremos acercarnos a los clientes, y cómo podemos convertir un documento físico y transformarlo en la puerta de entrada para un proceso 100% digital.
HP es una marca muy potente en el mercado, tiene una trayectoria relevante detrás, está siempre en la punta de la innovación, atenta a lo que mercado está solicitando y respondiendo con soluciones. Hoy es capaz de ofrecer una solución completa que involucra hardware (PCs, impresoras y scanners) y toda la parte de software de gestión documental, además del servicio que está detrás para poder orquestar y llevar todo esto a la realidad.
¿Cuáles son los principales retos en este mercado?
Principalmente, el cambio de paradigma en las personas: muchas veces la tecnología está bastante más avanzada de lo que las organizaciones son capaces de aceptar, generando reticencia. Esta gestión del cambio se debe abordar con experiencia, motivando a la organización a que los usuarios sí son capaces de participar de un proceso 100% digital, y cambiar el paradigma de escritorios llenos de papeles. Desde el punto de vista de sistemas, hay retos como en todo proyecto TI, donde hay temas de integración e innovación, pero con la experiencia que tenemos es el menor de los riegos; el mayor desafío sigue siendo la voluntad y el interés de las organizaciones por hacer estos cambios internamente.
