Como una forma de lograr más eficiencia en sus operaciones y calidad de servicio, Consalud confió en Azurian para la implementación de una solución de carpeta electrónica soportada en IBM DB2 Content Manager, una plataforma comercializada por Ingram Micro, que le ha permitido centralizar electrónicamente los documentos de sus afiliados y beneficiarios. Raúl Zilleruelo, Gerente de Operaciones y Tecnología de Consalud; y Heriberto Jorquera, Gerente Comercial Departamento de Gestión Documental de Azurian; entregan más antecedentes del proyecto.;
Hace dos años, esta isapre decidió reenfocar su plan estratégico a fin de agilizar los procesos internos, apuntando a lograr una reducción de costos, y a tener acceso a la información de manera más rápida. En este marco, implementó IBM DB2 Content Manager, software provisto por Azurian, que le ha permitido manejar sus documentos con una completa solución de carpetas electrónicas, almacenando los archivos de los afiliados, más de 2,3 millones de documentos de diferentes tipos -contratos, licencias médicas, gestión de solicitudes y atención de clientes- de manera centralizada y estructurada. Se trata de la columna vertebral documental de la entidad, a través de la cual soporta y agrega valor a diversos procesos críticos.
Esta plataforma transversal posibilitó a Consalud ejecutar un workflow, tipo ventanilla única, para gestión de solicitudes, lo cual disminuye los tiempos de respuesta a los usuarios. Además, aporta nuevos antecedentes que también quedan archivados en este repositorio documental.
“Con la ventanilla única, todos los colaboradores que trabajan en Consalud pueden recibir la solicitud e ingresarla al sistema, entregando una respuesta precisa en cuanto a plazo, tiempo, forma y control de calidad que ésta exige”, añade. Asimismo, el haber desarrollado carpetas electrónicas para cada área de negocio sienta las bases para construir diferentes workflows en los ámbitos en donde Consalud necesite agregar valor a futuro. “Por ejemplo, a través de esta herramienta, ya se ha logrado disminuir los tiempos de gestión administrativa mediante la generación semi-automática de documentos, una vez que el usuario valida los mismos dentro del workflow”, indica Jorquera.
Certeza en las respuestas
Esta solución es capaz de integrar distintos procesos de negocios, fuentes de información y perfiles de usuarios. Es así como dentro de sus beneficios no sólo está aumentar la eficiencia operativa asociada al manejo documental, sino también mejorar el servicio al cliente.
“Principalmente, lo que más destaca de esta aplicación es su seguridad de acceso, la posibilidad de evitar la duplicidad de documentos y el mantener un seguimiento actualizado”, enumera Zilleruelo. El profesional sostiene que dichos beneficios se traducen, además, en ventajas comparativas importantes para la firma, como eficiencia operacional en costos y la certeza en las respuestas, lo cual permite evitar los tiempos muertos.
De acuerdo al ejecutivo, la herramienta también ha posibilitado “prevenir fugas de información, apoyar la gestión del conocimiento, contar con perfiles en el control de acceso y reducir los costos de almacenamiento”, entre otros beneficios.
Para Consalud, el apoyo recibido hasta ahora por Azurian ha sido muy importante y desde un inicio sintió el respaldo de un proveedor que ofrecía garantía de seriedad, know how y soporte técnico. “Nos ha apoyado no sólo en nuestro crecimiento, sino que también en capitalizar los beneficios en las áreas que así lo ameritan. Ha dado una asesoría potente, aportando su experiencia en la aplicación de estas herramientas”, concluye.
