En el mercado actual, con constantes cambios, las empresas consideran la tecnología para diferenciarse de la competencia. Los negocios buscan hacer crecer sus márgenes por medio de la expansión, y todos en la cadena de suministro pretenden bajar los costos, además de aumentar la eficiencia operacional y rentabilidad.
La tecnología ERP (Enterprise Resource Planning) ayuda a las organizaciones con sus funciones críticas, como inventario y gestión de órdenes, planeamiento y forecasts.
Estas son las funciones básicas de un sistema ERP, pero sus proveedores también ofrecen una cantidad de aplicaciones diseñadas para aumentar la rentabilidad, mejorar la productividad y, eficientemente, gestionar canales de distribución, relaciones con el cliente, Business Intelligence, cadena de suministro, logística y almacenes.
Si está pensando en hacer un upgrade de su solución ERP o buscando su primer sistema, debe considerar una cantidad de factores para la selección. En el mercado de ERP actual, si uno no tiene experiencia, ésta es una propuesta casi aterradora.
No hace falta recalcar que antes de hacer una inversión de capital se deben hacer los deberes.
La tecnología no es una excepción y debe involucrar a la gerencia senior que ayude a evaluar el sistema y determinar los recursos que se necesitan, detalles de la integración, planes de contingencia y requisitos de capacitación. Es importante saber por dónde comenzar con la información que ya sabemos.
¿Qué necesito saber antes de arrancar?
Quizás no sepa qué servicios y funciones puede ofrecer el proveedor de ERP, pero mucho más importante es conocer las prácticas de su negocio. Lo primero que todas las empresas deben evaluar son los procesos de negocio y las eficiencias naturales. No se debe asumir que el sistema ERP, por sí solo, puede hacer que su compañía sea más rentable sin evaluar las eficiencias naturales. Esto nos permite saber qué funciones debe cumplir el proveedor de ERP y así ahorrar la compra de módulos costosos que no se necesitan y que nunca se usarán.
Un error común es creer que la automatización de los procesos manuales aumentará la eficiencia. Es crítico entender que aunque el mercado está maduro, ningún sistema ERP ‘out-of-the-box’ está diseñado para automatizar los procesos originales de cada empresa. Considerando esto, lo mejor es seleccionar uno que cuente con prestaciones específicas y que pueda adaptarse a cada industria necesitando pocas customizaciones.
Recomendaciones ‘do’s and dont’s’
• Analizar los procesos de negocios para ver las eficiencias naturales.
• No asumir que una solución ERP automatizará todos los procesos manuales.
• Pedir una lista de referencia a colegas.
• No ahorrar en capacitación. Aprovechar los programas de capacitación de los proveedores.
• Crear un programa de implementación realista. Contar con un plan de contingencia para proteger los datos.
• No asumir que todos los ERP son iguales. Buscar una solución diseñada para satisfacer sus necesidades.
Un repaso detallado de las prácticas de su negocio puede ayudar a identificar las áreas donde se lograría mayor eficiencia.
Aunque hay muchas versiones, la selección del proveedor de ERP puede ser una tarea sencilla si se hace el trabajo inicial y las preguntas adecuadas.
Preguntas que deben realizarse
Quizás la pregunta más importante sea: ¿Este proveedor cuenta con las prestaciones para satisfacer mis necesidades? Un sistema ERP se debería ocupar no sólo de los requerimientos actuales, sino tener la habilidad de revolver necesidades futuras.
Al seleccionar un proveedor para que sea un socio, se debe confiar en que éste se encuentra en crecimiento y existirá por muchos años más. Aun cuando nadie sabe qué nos espera en el futuro, se debe buscar un proveedor de ERP financieramente estable, con prácticas de desarrollo e investigación agresivas y servicio integral de soporte que garantice que la inversión esté protegida.
El precio juega siempre un rol crucial en cualquier inversión de capital, pero los CIOs experimentados reconocen que el factor determinante de los gastos es el costo total de propiedad. Para poder contar con una perspectiva precisa de éste, se debe considerar el costo total de la combinación del software, implementación, servicios y mantenimiento que afectarán al negocio durante los próximos cinco a diez años.
Al comenzar el proceso de selección, la recomendación de palabra juega un rol importante en la selección del proveedor. Aunque un colega esté utilizando un sistema ERP con grandes resultados, siempre hay que hacer una investigación propia. Pedir al proveedor potencial un par de referencias para hablar directamente con clientes que ya están usando el software que piensa implementar. No tenga miedo de preguntar por el tiempo de implementación, por el servicio y soporte después de la venta, y por la capacitación para empleados. Pero por sobre todo, el cliente debe ser una empresa de tamaño similar, que opere en el mismo mercado que el suyo.
Las plataformas de software ERP son tan variadas como los sistemas operativos de los computadores. Es importante identificar en las primeras etapas, si el proveedor opera en su sistema operativo.
Además, debe poder ofrecer un camino a tecnologías emergentes, que incluyan aplicaciones flexibles como los servicios basados en la web.
Los debates sobre plataformas, fuentes abiertas y Arquitectura Orientada a Servicio (SOA) pueden ser muy confusos, dificultando determinar cómo estas tecnologías intervienen en la selección del proveedor de software. El socio ideal de tecnología, sin embargo, es innovador, proactivo y ofrece migraciones a medida que el negocio crece.
Por medio de un estudio de investigación cuidadoso se pueden evitar los errores comunes en el proceso de selección. Alineando las eficiencias internas con las prestaciones del proveedor de ERP, se estará bien equipado para seleccionar el mejor socio tecnológico para su negocio.
Mayor información en http://latinamerica.infor.com/soluciones/erp
Cinco preguntas top
1. ¿Este ERP satisface mis necesidades?
2. ¿La empresa de software responderá en el futuro?
3. ¿Cuál es el costo total de propiedad en los próximos cinco años?
4. ¿Cuenta el proveedor de ERP con referencias de clientes?
5. ¿Sobre qué tecnología opera el software?
