Tanto como las prestaciones de seguridad y aseo en una empresa, los servicios de impresión constituyen uno de los mejores ejemplos de lo sí puede externalizarse dentro de una compañía. Los costos de mantenimiento de hardware, el manejo eficiente de los suministros, la rápida obsolescencia tecnológica de las máquinas y la necesidad de un control en la impresión de documentos, son razones de peso que justifican contar con servicios de impresión entregados por especialistas. Acerca de los beneficios de las soluciones en esta área, la necesidad de trabajar con proveedores expertos, las ventajas de pagar sólo por el “print” y las tecnologías de impresión que dominarán en las empresas a mediano plazo, conversamos con marcas y proveedores de estos servicios, en el desayuno organizado por Revista Gerencia.
Ahorrar, hacer más eficiente la operación, mejorar los procesos o simplemente sacar más provecho de una impresora, son algunos de los beneficios de las soluciones de impresión que se ofrecen en Chile. Como señala Mario Raffo, Gerente Comercial de Dimacofi, “dependiendo de la magnitud de las necesidades de impresión y del tipo de servicio que las compañías requieran para resolver el manejo de documentos, existen en el mercado soluciones diversas y a la medida de grandes y pequeñas empresas”.
Según Víctor Hugo Gavidia, Gerente General de Impresión UNO – Flexible Service, “las soluciones de impresión pueden integrar hardware y software para generar servicios específicos en las compañías, como auditorías de control en el manejo de impresiones y políticas de seguridad en algunos o todos los puntos de impresión dentro de una empresa. La cantidad de alternativas que existen en este sentido son muchas, por lo tanto, cada empresa puede encontrar en un proveedor de soluciones de impresión la combinación exacta entre hardware y software, y así llegar a un servicio óptimo en el tema de impresión de documentos”.
Resolver esta problemática a través de un proveedor externo, parcialmente mediante el arriendo de equipos o la compra de suministros centralizada, o totalmente a través de un contrato mensual en que las compañías pagan por hoja impresa, incluyendo hardware, software, mantención y suministros, es, como señala Daniel León, Ejecutivo de Deira Computación, “el resultado de un proceso de maduración de la industria, donde proveedores y clientes han confiado en un modelo que evolucionó desde la compra de una impresora hasta el contrato por una solución de impresión”.
El impacto del outsourcing de impresión
El ahorro de costos y la facilidad en la administración han sido en opinión de Pedro Gutiérrez, Analista de Soporte Productos Digitales de Lanier, “las principales razones de éxito del outsourcing en el área de impresión. Es un buen negocio para el cliente; le asegura continuidad operativa y garantiza la renovación tecnológica de los equipos sin tener que preocuparse por invertir”.
La tercerización de este servicio ha impactado tanto en el segmento corporativo como en el rango medio de empresas y hoy ya se comienzan a abordar y entregar soluciones a la medida de las Pymes. Según Roberto Cauvi, Ejecutivo de IBM, “el mercado de los servicios y soluciones de impresión ha crecido y se proyecta con un potencial importante. Existen muchas posibilidades dentro del outsourcing, que incluyen además del costo por página, software para distintas áreas y modelos de externalización que van más allá de la impresión y que abarcan también la presentación de información. La oferta se está volviendo cada vez más interesante; porque ya no sólo se trata de comparar una máquina con el costo de impresión de otra”.
Como indica Hugo Carvacho, Gerente General de Mellafe y Salas Empresas, “es importante que el mercado entienda que el outsourcing de impresión es una solución probada y muy efectiva, que entre otras ventajas permite imprimir en la modalidad “on demand”, es decir, asumiendo que los costos de impresión, tecnologías utilizadas y magnitud del volumen de documentos pueden variar y adaptarse a ciclos de mayor o menor impresión dentro de una empresa; todo incluido en un mismo contrato”. Asimismo, aspectos como la implemen-tación de software por distribución de documentos son, a juicio de Cristián Ormazabal, Product Marketing Manager de Canon, “una de las nuevas tendencias en el tema de servicios y soluciones de impresión”.
La era de la consultoría
A pesar de que, como explica Claudio Cepeda, Gerente Productos Tecnológicos de Brother, una de las grandes ventajas del outsourcing de impresión es que garantiza a los usuarios de una empresa imprimir sin preocuparse por la máquina, el suministro, el papel o el servicio técnico del equipo que utiliza, para el área de costos también es importante garantizar el “print”, pero asegurando que sea al mejor precio posible. En este sentido, José Manuel Wladimiro, Ejecutivo Cuentas Corporativas de DATAnet, manifiesta que últimamente las compras se han decidido no por el costo inicial de los equipos, sino tomando en cuenta el gasto de impresión en un período de tres años aproximadamente, “porque las empresas están necesitando conocer los valores reales de su volumen de impresión en el mediano y largo plazo”.
Para José Miguel Lavín, Director Comercial Printing Solutions & Services Division de Lexmark, una de las grandes ventajas del out-sourcing de impresión es que gracias al proceso de consultoría realizado antes de implementar una solución de este tipo, “el cliente puede tener claridad sobre temas que hasta ese momento desconocía, como cuánto imprime, quiénes lo hacen dentro de la empresa y cuánto gasta por este ítem. Cuando se racionaliza y consolida esa información, el usuario puede contar con una solución que le permite saber cuánto gasta por mes en impresión y cómo puede hacer más eficiente ese costo”.
En opinión del ejecutivo de Lexmark, toda solución de impresión debe estar precedida por un levantamiento de información, para entender los requerimientos de las cuentas corporativas y las opciones de ahorro producto de la consolidación de impresoras y reemplazo de tecnologías. Asimismo, para María Luisa Arecheta, Gerente de Marketing de Xerox, “junto con definir cuánto y qué imprime cada cliente, es fundamental estudiar su negocio para comprender los procesos internos de cada uno y resolver en base a esa información, cuál es la mejor solución de impresión de acuerdo a sus necesidades”.
A juicio de Gavidia, “es necesario mostrar a las empresas las ventajas de esta “era consultiva”, porque le permite concentrar sus energías y esfuerzos en su negocio principal y dejar en manos de especialistas en impresión el desarrollo de una solución en base a sus requerimientos particulares. Los servicios que de ahí se desprenden son variados; desde una asesoría de diagnóstico hasta políticas para potenciar sus procesos de impresión”.
¿Láser o inkjet en la oficina?
Según los fabricantes y proveedores de servicios de impresión, una forma de diferenciarse de la competencia es conocer a los clientes y su problemática, para saber qué cosas todavía no hace y cuáles puede realizar para sermás eficiente. Como indica el ejecutivo de IBM, hay máquinas de rango medio que compaginan, corchetean y permiten hacer un libro dentro de una corporación; o como explica la Gerente de Marketing de Xerox, existen impresoras láser color capaces de hacer catálogos con data variable y ahorrar cifras importantes por concepto de impresión offset.
Según Verónica Lamarca, Country Manager Chile de Konica Minolta, a pesar del amplio conocimiento que los clientes manejan en cuanto a productos, es necesario que los proveedores tengan un papel más activo y entreguen la mejor solución de acuerdo a las necesidades del usuario final. “Es impresionante observar la cantidad de impresoras inkjet que hay en la oficina y ver que existen equipos láser de menor volumen en el hogar. Ese es un claro indicador que el mercado todavía no entiende que existen equipos de alta tecnología, como las impresoras láser, que le permiten tener un gran nivel de producción y ahorros importantes”. Sin embargo, como precisa Ormazábal, las estadísticas indican que el mercado del láser color está creciendo; una tendencia que muestra que poco a poco las empresas entienden el valor de la tecnología.
Por su parte, Christian Dettleff, Ejecutivo Línea Impresoras para Empresas de Epson, señala que aunque el mercado láser está en auge, paralelamente están imponiéndose en esta área equipos inkjet con un costo operacional igualmente conveniente. “En el mercado ya existe una cultura respecto a las tecnologías y al uso del color y, en mayor o menor medida, todas las empresas tienen nociones de cuáles son las tendencias que están imperando. Existen líneas de productos que están creciendo, como las impresoras de inyección de tinta de alto volumen, los equipos láser color de avanzada y multifuncionales de oficina. Nuestra misión como proveedores es mostrar ese abanico de productos a los clientes. Existe mercado para servicios y soluciones de impresión simples y complejos, así como para impresoras láser o inkjet; todo depende de lo que las empresas estén buscando”.
Mario Raffo,
DIMACOFIVíctor Hugo Gavidia,
IMPRESION UNO – FLEXIBLE SERVICEDaniel León,
DEIRA COMPUTACIONPedro Gutiérrez,
LANIERRoberto Cauvi,
IBMHugo Carvacho,
MELLAFE Y SALAS EMPRESASCristián Ormazabal,
CANONClaudio Cepeda,
BROTHERJosé Manuel Wladimiro,
DATANETJosé Miguel Lavín,
LEXMARKMaría Luisa Arecheta,
XEROXVerónica Lamarca,
KONICA MINOLTAChristian Dettleff,
EPSON
