A diferencia de las aplicaciones de workflow tradicionales, la solución de Xerox permite -además de operar transaccionalmente- manejar documentos para su validación o pago, respaldándolos en una plataforma de administración documental única y que garantiza el almacenamiento seguro de la información a través de estrictos controles de autentificación. Sin duda, una solución altamente conveniente para las compañías.
Manejo de Factura Electrónica o física, solicitud de créditos, seguimiento de reclamos y de requerimientos de información, son algunas de las aplicaciones del workflow documental de Xerox, una solución basada en el intercambio de datos electrónicos de cualquier tipo, que, además, permite guardar los documentos directamente en un sistema de administración documental e intercambiar datos con otros sistemas.
Como explica César Orrego, Business Sales Manager de Xerox, este workflow, junto con ser una aplicación transaccional, es un proceso de trabajo documental. “Esto porque como compañía estamos hace tiempo posicionados en el manejo intensivo de documentos en las empresas, ya sean físicos o electrónicos”.
A través de la captura, procesamiento y almacenamiento, la solución de workflow de Xerox permite agilizar los documentos y asegurarlos, a través de procesos de auto-matización que mejoran la operación y los negocios de las compañías.
Se trata de una verdadera innovación en cuanto a herramientas de workflow, orientada a empresas de cualquier rubro y a organizaciones de tamaño pequeño, mediano y grande, que buscan ser más eficientes a través de la gestión y optimización de sus documentos.
Documentos más ágiles y seguros
El workflow documental de Xerox se desarrolla en dos áreas paralelamente. Una de ellas es la generación, aprobación y revisión de documentos como contratos y finiquitos, entre otros, de manera de validar la información que está siendo procesada en una compañía. Una segunda aplicación son los documentos de pago, entre los cuales están instrumentos como cheques, vales vista, facturas físicas, facturas electrónicas y todo tipo de Documentos Tributarios Electrónicos.
La gran ventaja de esta solución de workflow, en opinión del ejecutivo de Xerox, es que está basada en otras herramientas de administración documental de la marca, que garantizan la aprobación, custodia y acceso controlado a la información de una empresa, “porque nuestro negocio son los documentos, sustentado en distintas plataformas de software, orientadas al manejo total de ellos”, explica.
Esta es una solución más integral, porque los documentos quedan almacenados en un sistema de administración documental, el cual sólo puede ser accesado por determinadas personas mediante autenti-ficaciones estrictas de passwords y usuarios. “Y es que nuestra oferta no es sólo una herramienta de workflow, sino una solución de workflow documental completa, que además está respaldada por un sistema de administración eficiente, confiable y seguro”, indica el Business Sales Manager de Xerox.
